Przepisy [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=40CA4836F9AF32AFAB1B3C04F1188069?id=76037]kodeksu pracy[/link] przewidują możliwość rekompensaty niektórych zobowiązań wobec pracowników w formie wypłaty tzw. ekwiwalentów. Mowa tu nie tylko o ekwiwalencie za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, ale również wynikających z przepisów BHP: ekwiwalencie za używanie i pranie własnej odzieży oraz własnego obuwia roboczego.

[srodtytul]Gdy nie było wypoczynku[/srodtytul]

Takie świadczenie jak ekwiwalent stanowi wyjątek od zasady udzielania urlopu wypoczynkowego w naturze. Pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu urlopowego, w sytuacji gdy w całości lub w części nie wykorzysta w naturze przysługującego mu urlopu, w związku z tym, że doszło do rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (art.171 § 1 k.p.). [b]Ekwiwalent przysługuje zatem również w sytuacji, gdy umowa wygasa,[/b] czyli np. w razie śmierci pracodawcy będącego osobą fizyczną czy śmierci pracownika. Świadczenie takie nie przysługuje jednak w przypadku, gdy pracodawca obejmuje pracownika ubezpieczeniem, które gwarantuje mu otrzymanie świadczenia pieniężnego zamiast urlopu (art.172[sup]1[/sup] § 1 k.p.). Jeśli natomiast okazałoby się, że wysokość takiego świadczenia jest niższa niż ekwiwalent, jaki otrzymałby pracownik, pracodawca ma obowiązek wypłacić kwotę stanowiącą różnicę między tymi należnościami (art.172[sup]1[/sup] § 2 k.p.).

Ekwiwalent przysługuje zarówno za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w roku, w którym rozwiązuje się umowę o pracę (kiedy ona wygasa), ale także za zaległy urlop wypoczynkowy, jeśli prawo do niego nie uległo jeszcze przedawnieniu, czyli maksymalnie za trzy lata wstecz (art. 291 k.p.). Szczegółowe zasady jego naliczania i wypłaty zostały uregulowane w [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=74468]rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm.[/link], dalej rozporządzenie urlopowe).

[srodtytul]Jak ustalić[/srodtytul]

Pierwszym krokiem do obliczenia należnego pracownikowi ekwiwalentu jest ustalenie wysokości jego miesięcznego wynagrodzenia. Generalnie w tym celu wykorzystujemy zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego, ale ze zmianami określonymi w § 15 – 19 rozporządzenia urlopowego. Aby dokonać takich ustaleń, najpierw określamy, jak pracownik jest wynagradzany. Składniki jego wynagrodzenia określone w stałej stawce miesięcznej bierzemy pod uwagę w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu, czyli w miesiącu ustania stosunku pracy (§ 15 rozporządzenia urlopowego). Chodzi tu o: wynagrodzenie zasadnicze, premie i dodatki przysługujące stale w tej samej wysokości, np. dodatek funkcyjny, stażowy.

Jeśli pracownik otrzymuje składniki zmienne przysługujące za okres nie dłuższy niż miesiąc, to uwzględniamy je przy obliczaniu ekwiwalentu w przeciętnej wysokości z trzech miesięcy poprzedzających miesiąc rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę (§ 16 ust. 1 rozporządzenia urlopowego). W praktyce chodzi tu o wynagrodzenie określone w stawce godzinowej, akordowej czy o wynagrodzenie prowizyjne, ale również wynagrodzenie za nadgodziny czy pracę w nocy.

Jeśli pracownik z różnych powodów nie przepracuje tych trzech miesięcy, pracodawca uzupełnia jego wynagrodzenie do pełnego miesiąca. Działanie to polega na tym, że wynagrodzenie, jakie pracownik faktycznie uzyskał, dzieli się przez liczbę dni przez niego przepracowanych. Tak otrzymany wynik mnoży się natomiast przez liczbę dni, jakie podwładny przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (§ 16 rozporządzenia urlopowego). Jeśli pracownikowi w okresie tych trzech miesięcy lub przez okres krótszy, ale obejmujący pełen miesiąc kalendarzowy, nie przysługiwał zmienny składnik wynagrodzenia, to jest on uwzględniany z najbliższych miesięcy, za które przysługiwał.

[b]Trzecią grupą składników podlegających uwzględnieniu przy obliczaniu ekwiwalentu urlopowego są składniki przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż miesiąc.[/b] Wliczamy je do podstawy ekwiwalentu w średniej wysokości wypłaconej w ciągu 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc ustania zatrudnienia (§ 17 ust. 1 rozporządzenia urlopowego), np. premia kwartalna, wynagrodzenie za nadgodziny średniotygodniowe – jeśli okres rozliczeniowy jest dłuższy niż miesiąc.

Wszystkie wymienione składniki sumujemy. Wynik stanowi podstawę wymiaru ekwiwalentu pieniężnego. Aby ustalić wartość ekwiwalentu:

- dzielimy podstawę jego wymiaru przez współczynnik urlopowy, który w 2009 r. wynosi 21,08;

- dzielimy ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez osiem godzin;

- mnożymy otrzymaną kwotę ekwiwalentu za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.

[ramka][b]przykład[/b]

Z panią Anią, pracownicą sklepu „X”, 30 czerwca 2009 r. rozwiązano umowę o pracę. Wynagrodzenie pani Ani składało się z następujących składników: pensji zasadniczej 1300 zł, premii regulaminowej w wysokości 10 proc. wynagrodzenia zasadniczego – 130 zł, i prowizji wypłacanej co miesiąc i uzależnionej od obrotów sklepu. Pracownica nie korzystała z urlopu wypoczynkowego za 2009 rok i legitymuje się dziesięcioletnim stażem pracy. Aby obliczyć należną wysokość ekwiwalentu, pracodawca dokonał następujących obliczeń:

1) ustalił wysokość wynagrodzenia przysługującego w miesiącu rozwiązania umowy – składniki stałe:

1300 zł pensji zasadniczej + 130 zł premii regulaminowej = 1430 zł;

2) ustalił średnią wysokość uzyskanych przez pracownicę prowizji w okresie trzech miesięcy poprzedzających miesiąc rozwiązania umowy:

- marzec – 350 zł,

- kwiecień – 455 zł,

- maj – 185 zł

350 zł + 455 zł + 185 zł = 990 zł : 3 = 330 zł

3) zsumował wysokość stałych i zmiennych składników wynagrodzenia:

1430 zł + 330 zł = 1760 zł.

3) podzielił obliczone wynagrodzenie przez współczynnik, a następnie przez osiem godzin:

1760 zł : 21,08 = 83,49 zł : 8 h = 10,44 zł

4) ekwiwalent za jedną godzinę urlopu pomnożył przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu:

26 dni urlopu x 6/12 = 13 dni urlopu x 8 h

= 104 h niewykorzystanego urlopu

104 x 10,44 zł = 1085,76 zł.

Należny pani Ani ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy wynosi 1085,76 zł.[/ramka]

Ponieważ w dniu rozwiązania stosunku pracy prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego w naturze przekształca się w prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop, powinien on być wypłacony w dniu ustania stosunku pracy.

[srodtytul]Za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego[/srodtytul]

Obowiązek pracodawcy polegający na zapewnieniu pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przejawia się m.in. w zapewnieniu podwładnym odzieży i obuwia roboczego oraz zapewnieniu ich prania czy konserwacji. Co do zasady środki te powinny być zagwarantowane pracownikom w naturze, ale w niektórych przypadkach możliwe jest, aby pracownicy używali własnej odzieży i obuwia roboczego, w zamian za to pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny. Aby wprowadzić taką zasadę, pracodawca musi uzyskać zgodę pracowników na używanie własnej odzieży i obuwia roboczego, które to muszą jednocześnie spełniać wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy – posiadać właściwości ochronne i użytkowe (art. 237[sup]7[/sup] § 2 k.p.).

Nie każdemu pracownikowi można wypłacić taki ekwiwalent. Przepisy kodeksu pracy wprowadzają tutaj ograniczenie: [b]wypłata ekwiwalentu jest niedopuszczalna na stanowiskach, na których są wykonywane prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych[/b] lub prace powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi (art. 237[sup]7[/sup] § 3 k.p.).

[srodtytul]Kwota do ustalenia[/srodtytul]

Przepisy nie określają dokładnie zasad ustalania wysokości ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego, wskazując jedynie, że ma być on ustalony w wysokości uwzględniającej aktualne ich ceny (art. 237[sup]7 [/sup]§ 4 k.p.). Do decyzji pracodawcy pozostaje więc, czy będzie zwracał pracownikom wydatki przez nich poniesione na podstawie przedłożonych przez nich rachunków, w związku z zakupem odzieży i obuwia roboczego, czy też w aktach wewnątrzzakładowych ustali wysokość ekwiwalentu pieniężnego wypłacanego pracownikom w stałej kwocie co jakiś czas, np. raz do roku.

Przy ustalaniu tego ekwiwalentu zasadnicze znaczenie mają okresy używalności własnej odzieży i obuwia roboczego. Od tych okresów zależy, kiedy pracownik będzie mógł ponownie dokonać zakupu własnej odzieży i obuwia roboczego, za które szef wypłaci mu ekwiwalent. Określenie przewidywanych okresów użytkowania odzieży i obuwia roboczego należy do obowiązków pracodawcy (art. 237[sup]8 [/sup]§ 1 k.p.). Ich długość powinna być uzależniona od charakteru i warunków pracy na danym stanowisku, czyli np. stopnia brudzenia, niszczenia i prawdopodobnego okresu, w jakim dojdzie do ich zużycia. Jeśli w praktyce okaże się, że odzież lub obuwie robocze zostało zużyte czy zniszczone szybciej (z przyczyn niezawinionych przez pracownika), niż pracodawca przewidział, będzie on musiał podwładnemu zapewnić inną odzież lub obuwie robocze (albo ponownie wypłacić ekwiwalent).

[srodtytul]Sposób dokumentowania[/srodtytul]

Fakt, że pracodawca wypłaca pracownikom ekwiwalent pieniężny za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego, powinien być odpowiednio udokumentowany. Wynika to wprost z zapisu zawartego w § 8 pkt 3 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=73963]rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.)[/link]. Zgodnie z tym przepisem pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

[ramka][b]Przykład[/b]

Dyrektor gimnazjum w regulaminie pracy ustalił, że nauczycielom wychowania fizycznego przysługuje ekwiwalent za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego. Świadczenie jest wypłacane:

– w przypadku odzieży roboczej – raz na 18 miesięcy w wysokości 180 zł,

– w przypadku obuwia roboczego – raz na 12 miesięcy w wysokości 250 zł.[/ramka]

[srodtytul]Za pranie, naprawę i konserwację[/srodtytul]

W związku z tym, że pracownik używa odzieży i obuwia roboczego, pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia ich prania, konserwacji i naprawy. Jeśli nie ma możliwości, aby te obowiązki wypełniać, może przerzucić ich wykonywanie na pracownika, oczywiście za odpowiednią rekompensatą z tego tytułu (art. 237[sup]9[/sup] § 3 k.p.). Pracodawca bezwzględnie nie może powierzyć pracownikowi prania, konserwacji, odpylania i odkażania odzieży i obuwia roboczego, które w wyniku stosowania w procesie pracy uległy skażeniu środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi (art. 237[sup]10[/sup] § 2 k.p.). Ekwiwalent za powierzenie pracownikowi prania, konserwacji, naprawy odzieży i obuwia roboczego ma stanowić rekompensatę kosztów z tym związanych, które pracownik ponosi (art. 237[sup]9[/sup] § 3 k.p.). Częstotliwość jego wypłaty należy do decyzji pracodawcy. Ponieważ przepisy w tym przypadku również nie określają szczegółowo zasad obliczania wysokości tej rekompensaty, pracodawca, ustalając wysokość ekwiwalentu, powinien uwzględniać następujące koszty związane:

- ze zużytą wodą do prania i energią elektryczną;

- ze zużytymi środkami czystości, np. proszkiem do prania, pastą do butów;

- z czasem poświęconym przez pracownika na pranie, konserwację lub naprawę odzieży i obuwia roboczego.

[ramka][b]Przykład[/b]

Przedsiębiorstwo Komunikacji Miejskiej w mieście „W” zapewnia pracownikom – kierowcom autobusów miejskich – białe koszule oraz czarne krawaty. W regulaminie pracodawca wskazał, że za pranie i ewentualną naprawę koszul i krawatów wypłaca stosowny ekwiwalent. Po oszacowaniu, jaki jest koszt prania (w tym ilości wody, prądu, środków czystości i czasu pracownika) oraz ewentualnej naprawy, pracodawca ustalił, że ekwiwalent taki przysługuje w każdym miesiącu w wysokości 10 zł.[/ramka]

[srodtytul]Za narzędzia i sprzęt[/srodtytul]

W praktyce można się spotkać również z innymi świadczeniami wypłacanymi przez pracodawców, które zostały nazwane ekwiwalentami. Przykładowo takim świadczeniem jest ekwiwalent wypłacany w zamian za używanie narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika. W takim przypadku kwota ekwiwalentu co do zasady odpowiada wartości używanych rzeczy i ich zużyciu. Ustalanie zasad odpłatności w tym zakresie pozostaje do swobodnego uzgodnienia pomiędzy stronami stosunku pracy.

Przykładem ekwiwalentu wynikającego z przepisów powszechnie obowiązujących będzie ekwiwalent płacony telepracownikowi za wykorzystywanie przez niego własnego sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy (art. 67[sup]11 [/sup]§ 3 k.p.). Będą to głównie: sprzęt komputerowy, drukarka, skaner, faks itp. [b]Ustalając wysokość takiego ekwiwalentu, pracodawca powinien wziąć pod uwagę w szczególności normy jego zużycia, udokumentowane ceny rynkowe sprzętu, ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe.[/b] Wysokość takiego ekwiwalentu powinna zostać określona w zawartym ze związkami zawodowymi (lub przedstawicielami załogi, gdy nie ma związków u pracodawcy) porozumieniu o zasadach stosowania telepracy w firmie.

[ramka][b]Uwaga [/b]

Z obowiązku wypłaty ekwiwalentu urlopowego zwolniony jest pracodawca, który ustali z pracownikiem, że urlop zostanie przez niego wykorzystany w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą. Umowa ta jednak musi być zawarta bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą (art. 171 § 3 k.p.).[/ramka]

[ramka][b]Uwaga [/b]

W przypadku niepełnoetatowców współczynnik ekwiwalentu ulega proporcjonalnemu pomniejszeniu w stosunku do wymiaru etatu, np. dla pracownika zatrudnionego na 1/2 etatu współczynnik urlopowy wynosi w 2009 r. 10,54 (21,08 x 1/2).[/ramka]

[ramka] [b]Pamiętaj o zasadach[/b]

Zasady ustalania wynagrodzenia do obliczenia ekwiwalentu powinny być znane każdemu pracodawcy, ponieważ reguły obowiązujące przy jego ustalaniu mają zastosowanie również przy obliczaniu wielu innych świadczeń ze stosunku pracy, przykładowo:

- odpraw emerytalno-rentowych, ekonomicznych, pośmiertnych;

- odszkodowań za rozwiązanie umowy o pracę z naruszeniem prawa, za skrócenie okresu wypowiedzenia, z tytułu rozwiązania umowy o pracę przez pracownika bez wypowiedzenia z winy pracodawcy, z tytułu niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy, z tytułu wygaśnięcia stosunku pracy z powodu śmierci pracodawcy.[/ramka]