Niektórzy eksperci twierdzą nawet, że mniejsze firmy nie mają prawa zaprzestać wypłaty świadczeń urlopowych w trakcie roku kalendarzowego. Powodem wątpliwości są, jak zwykle, niejasne i wieloznaczne przepisy, a konkretnie ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.; dalej ustawa). Nie zawsze wyjaśnia ona bowiem, jak ma wyglądać proces rezygnacji przez zakłady z powinności socjalnych. Ponadto – by pozbyć się tych uciążliwości – trzeba załatwić pewne formalności, głównie skorygować prawo zakładowe, co zwykle nie jest łatwe. Zacznijmy jednak od początku.

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych muszą tworzyć jednostki budżetowe, ich gospodarstwa pomocnicze oraz zakłady budżetowe i to bez względu na liczebność załogi. Jest to również obowiązkiem pracodawców prywatnych zatrudniających 1 stycznia przynajmniej 20 osób w przeliczeniu na pełne etaty. Nie mają one alternatywy – prowadzą fundusz bez możliwości przejścia na świadczenia urlopowe. Naliczają zatem na wszystkich zatrudnionych odpowiedni odsetek przeciętnej płacy (tzw. odpis) i przelewają na wyodrębniony rachunek bankowy funduszu. Potem wspierają z tych środków niezamożnych pracowników i ich rodziny.

Wybór służy wyłącznie mniejszym podmiotom spoza sfery budżetowej, angażującym 1 stycznia poniżej 20 osób w przeliczeniu na pełne etaty. Wedle swojego uznania ustalają one fundusz socjalny albo uiszczają świadczenie urlopowe. To ostatnie przysługuje każdemu pracownikowi wybierającemu się na urlop wypoczynkowy trwający przynajmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Firma, która popadła w tarapaty finansowe, stara się je zwykle pokonać, zmniejszając swoje zobowiązania socjalne. Nie każda jednak i nie zawsze. Przykładowo przywilej ten pozostaje poza zasięgiem sfery budżetowej. Pracodawcy o takim statusie nie uwolnią się więc nigdy od funduszu socjalnego. Muszą zatem co roku naliczać odpisy na każdego zatrudnionego, przelewać je na wyodrębnione konto funduszu, a następnie udzielać z tych środków pomocy niezamożnym pracownikom i ich rodzinom. Z dobrodziejstwa przepisów skorzystają natomiast zakłady prywatne z ponad 20-osobowym personelem. Ale uwaga! Nie mogą przejść na świadczenia urlopowe. Wolno im jedynie obniżyć procentowy wskaźnik ustawowego odpisu albo w ogóle odstąpić od funduszu. Mniejsi przedsiębiorcy (mający 1 stycznia poniżej 20 etatów) mogą za to – w zależności od sposobu zaspokajania potrzeb socjalnych podwładnych – zmniejszyć stopę procentową odpisu czy świadczenia albo też w ogóle zrezygnować z prowadzenia funduszu czy wypłaty świadczeń. Przedstawiamy, jak ta rezygnacja ma wyglądać.

Jesteś zobowiązany do wydania regulaminu wynagradzania? Jeśli tak, to wolno ci zrezygnować z funduszu socjalnego lub wypłaty świadczeń urlopowych dopiero po korekcie regulaminu.

Dotyczy to zatrudniających przynajmniej 20 osób nieobjętych układem zbiorowym pracy. Tylko takie podmioty muszą bowiem tworzyć regulamin wynagradzania. Do grupy tej należą zatem pracodawcy dysponujący 1 stycznia przynajmniej 20 pełnymi etatami, którzy tworzą obowiązkowo fundusz socjalny. W grę wchodzą jednak też przedsiębiorcy mający 1 stycznia poniżej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, wybierający między funduszem a wypłatą świadczeń urlopowych. By ulżyć swoim obowiązkom socjalnym, muszą oni zmienić regulamin płacowy, zamieszczając w nim postanowienie o nietworzeniu funduszu czy nieuiszczaniu świadczeń przez czas określony bądź bezterminowo. Procedura modyfikacji regulaminu przebiega różnie w zależności od tego, czy w firmie działa choćby jedna zakładowa organizacja związkowa, czy nie.

Zdecydowanie gorszą pozycję wyjściową zajmują pracodawcy, u których działają związki zawodowe. Muszą oni bowiem zdobyć aprobatę związku lub związków na wprowadzenie jakiejkolwiek poprawki do regulaminu wynagradzania. Zmianę regulaminu wynagradzania też trzeba uzgodnić ze związkami. Oznacza to, że procedura uzgodnień ma się zakończyć akceptacją obu stron, a związki muszą swoją wolę wyrazić na piśmie. Potwierdzają to liczne wyroki Sądu Najwyższego, m.in. z 11 maja 1999 r. (I PKN 644/98) oraz z 19 listopada 1997 r. (I PKN 373/97). Jeśli więc związek nie powie tak, regulaminu nie wolno ruszyć. Gdy się zgodzi, zmiany wchodzą w życie po upływie 14 dni od jego obwieszczenia w sposób zwyczajowo przyjęty w firmie, np. przez firmowy radiowęzeł lub intranet, umieszczenie na tablicy ogłoszeń lub dostarczenie informacji każdemu zatrudnionemu e-mailem.

Mniejszy kłopot ma firma, w której działa tylko jedna zakładowa organizacja związkowa. Wtedy musi ona tak długo negocjować z nią innowacje, aż uzyska jej aprobatę. Gdy jest ich w zakładzie więcej, pracodawca przedstawia im projekt zmian. W ciągu 30 dni (nie licząc dnia przekazania propozycji) wspólne stanowisko powinny przedstawić wszystkie organizacje albo przynajmniej wszystkie reprezentatywne w rozumieniu art. 24125a kodeksu pracy. Chodzi więc o strukturę:

1) należącą do centrali („Solidarność”, OPZZ czy Forum Związków Zawodowych) i obejmującą przynajmniej 7 proc. zatrudnionych w danej firmie,

2) niezrzeszoną, ale grupującą przynajmniej 10 proc. pracowników zakładu,

3) obejmująca największą liczbę pracowników danego przedsiębiorstwa – jeśli związek nie spełnia wymogów z pkt 1 i 2 >patrz przykład 1.

W wielu firmach nie działają zakładowe organizacje związkowe. Nie znaczy to jednak, że wolno im samodzielnie skorygować regulamin wynagradzania. Zmianę regulaminu trzeba wówczas uzgodnić z przedstawicielem personelu wybranym do reprezentowania jego interesów. Wybory można przeprowadzić na różne sposoby, np.

głosowanie zatrudnionych przez intranet,

wrzucenie głosu do urny,

pośrednio, czyli typując kandydatów z poszczególnych działów, którzy wybiorą lidera spośród siebie.

Bez jego pisemnej zgody nie wolno zrezygnować z tworzenia funduszu czy wypłaty świadczeń urlopowych. Stosujemy w tym wypadku takie same zasady uzgodnień, jakby w firmie była jedna organizacja związkowa. Znaczy to, że rokowania mają trwać tak długo, aż uzyskamy zgodę reprezentanta personelu. Inaczej regulaminu nie wolno skorygować >patrz przykład 2.

Zakończone kompromisem rokowania w sprawie rezygnacji z funduszu czy świadczeń urlopowych to jeszcze nie koniec drogi. Następnie trzeba dokonać fizycznej zmiany regulaminu wynagradzania i go ogłosić. Można go np. wywiesić na tablicy ogłoszeń, rozpowszechnić w firmowym intranecie czy też dostarczyć odrębne pismo każdemu podwładnemu. Zmiany zaczną obowiązywać po dwóch tygodniach od ich ogłoszenia. Niektórzy eksperci twierdzą, że konieczne jest tu także wręczanie pracownikom wypowiedzeń zmieniających. Znajdują się oni jednak w mniejszości.

Większość specjalistów uważa bowiem ten etap za zbyteczny. Po pierwsze, dlatego że świadczenia socjalne w żadnym wypadku nie są wynagrodzeniem za pracę i rezygnacja z nich nie wymaga zastosowania wypowiedzenia zmieniającego. Po drugie – ustawa przewiduje w tym względzie własny, kompletny mechanizm uwalniania się od zobowiązań socjalnych. Wystarczy zatem upublicznienie znowelizowanego regulaminu i odczekanie dwóch tygodni.

Spółka zatrudniała 1 stycznia 22 osoby, zajmujące razem 17 pełnych etatów. Zdecydowała się prowadzić fundusz socjalny. Teraz chce z niego zrezygnować z końcem roku. W firmie funkcjonują dwa związki zawodowe, ale tylko jeden jest reprezentatywny. Prezes zarządu przedstawił obydwu organizacjom 20 października propozycję zmiany regulaminu wynagradzania. Brzmi ona następująco: „Od 1 stycznia 2008 r. do końca 2010 r. spółka nie tworzy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych”. W ciągu 30 dni swoje stanowisko przedstawił jednak wyłącznie mniejszy związek. Reprezentatywny milczał. Dlatego pracodawca nie ma prawa zmodyfikować regulaminu. Wolno mu to zrobić natomiast dopiero wtedy, gdy uzyska akceptację choćby tylko organizacji reprezentatywnej. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, by rozpoczął kolejne rokowania w tej sprawie.

Hurtownia angażowała 1 stycznia 27 osób, z tym że dysponowała w sumie 19 etatami. Zamierza zaprzestać wypłaty świadczeń urlopowych z końcem bieżącego roku. Właściciel zaczął negocjacje z przedstawicielem załogi, przekazując mu na piśmie 15 października stosowne postanowienie nowelizacji regulaminu wynagradzania. Przedstawiciel pracowników nie odezwał się jednak w tej sprawie do 14 listopada. Pracodawca uznał, że minęło 30 dni określone w art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych i sam zmienił regulamin, a potem go ogłosił. I postąpił nieprawidłowo. Cytowany przepis, wprowadzający owe 30 dni, dotyczy jedynie firm mających kilka związków. Reprezentanta załogi nie wiąże żaden termin, do kiedy musi się ustosunkować do oferty pracodawcy.

Mając regulamin płacowy, zaproś już teraz związki czy przedstawiciela załogi na rozmowy w sprawie jego renegocjacji. Rokowania mogą trochę potrwać, a tobie zależy przecież na rezygnacji z funduszu czy świadczeń urlopowych z końcem roku. Jeśli nie zdążysz w tym czasie wdrożyć zmian, musisz np. dokonywać odpisów proporcjonalnie za tę część przyszłego roku, kiedy będzie wiązał jeszcze stary regulamin wynagrodzeń.

Gdy jesteś objęty układem zbiorowym, chcąc zmniejszyć swoje zobowiązania socjalne wobec pracowników, musisz zmodyfikować układ. A to nie jest możliwe bez pomyślnych negocjacji z największymi związkami zawodowymi.

Korekta układu zbiorowego pracy wymaga bowiem akceptacji wszystkich zakładowych organizacji związkowych, które go podpisały albo które przystąpiły ewentualnie potem do układu. W grę wchodzą przy układach:

zakładowych – związki zrzeszające co najmniej dziesięciu pracowników lub chałupników,

ponadzakładowych – ponadzakładowe reprezentujące pracowników, których obejmuje układ.

Zmian w układzie dokonujemy wyłącznie w drodze sporządzenia protokołu dodatkowego, który po zarejestrowaniu staje się integralną częścią układu. Jak wynika z orzeczenia Sądu Najwyższego z 28 września 1981 r. (I PR 82/81), niedopuszczalna jest korekta układu w innej formie. Protokół dodatkowy sporządzamy na piśmie, zawieramy w drodze rokowań, a następnie go rejestrujemy. Potwierdził to ostatnie Sąd Najwyższy w wyroku z 29 listopada 2000 r. (I PKN 111/00).

Na modyfikację układu muszą wyrazić zgodę związki, które zawarły układ. Z wyjątkiem dotyczącym związku, który wstąpił w prawa i obowiązki strony układu lub związku reprezentatywnego, który przystąpił do układu. Wtedy konieczna jest również akceptacja organizacji przystępujących. Kiedy rokowania ze związkowcami zakończą się sukcesem, sporządzamy na piśmie protokół dodatkowy. Może on wyglądać na przykład tak:

„Strony postanawiają, że spółka X nie tworzy zakładowego funduszu socjalnego od 1 stycznia 2008 r. do końca 2011 r.”.

„Od 1 stycznia 2008 r. odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych wynoszą:

– za zatrudnionego w normalnych warunkach 30 proc. przeciętnego wynagrodzenia,

– w warunkach szczególnie uciążliwych 35 proc.,

– za młodocianego w pierwszym roku nauki 3 proc., w drugim 4 proc., w trzecim 5 proc.

Odpisów dobrowolnych strony nie przewidują.

Zmiana obowiązuje bezterminowo”.Następnie protokół dodatkowy trzeba zarejestrować:

u właściwego okręgowego inspektora pracy – jeśli chodzi o układ zakładowy,

w Ministerstwie Pracy – ponadzakładowy.

Pierwszy organ ma na zarejestrowanie protokołu miesiąc, a drugi trzy miesiące.

Protokół zaczyna obowiązywać od dnia w nim określonego, ale nie wcześniej niż od dnia rejestracji. Jeśli organy nie zachowają podanych terminów, zainteresowani mogą złożyć skargę na bezczynność. Organ rejestrujący bada:

zgodność treści protokołu z prawem,

zgodność trybu zawarcia protokołu z prawem,

zachowanie procedury rokowań.

W nic innego nie może ingerować.

Rokowania w sprawie rewizji układu powinieneś zacząć jak najszybciej, tak by zmiana weszła w życie z końcem bieżącego roku. Wtedy sprawa będzie jasna – nie będziesz naliczał odpisów za cały przyszły rok. Teoretycznie masz możliwość odstąpienia od prowadzenia funduszu w trakcie roku kalendarzowego, ale wtedy możesz napotkać wiele problemów. Przede wszystkim będziesz musiał naliczyć odpisy za te miesiące, kiedy tworzyłeś fundusz. A to wiąże się z korektą planowanej liczby zatrudnionych itd.

Jeśli dysponujesz mniej niż 20 etatami, a nie masz przepisów zakładowych, znajdujesz się w komfortowej sytuacji. By pozbyć się funduszu lub świadczeń, wystarczy, jak obwieścisz swoją decyzję zatrudnionym.

Prawo do samodzielnego odstąpienia od obowiązków socjalnych przysługuje jedynie zatrudniającym 1 stycznia poniżej 20 osób w przeliczeniu na pełne etaty, którzy nie są objęci układem zbiorowym i nie są zobowiązani do sporządzania regulaminu wynagradzania. O swojej decyzji informują oni po prostu pracowników w sposób u siebie przyjęty do końca stycznia. Zawieszają ją zatem na tablicy ogłoszeń, kolportują przez firmowy radiowęzeł czy intranet albo też przekazują indywidualne pismo każdemu pracownikowi.

Ale uwaga! Mała firma musi powiadomić załogę jednocześnie o nietworzeniu funduszu socjalnego i niewypłacaniu świadczeń urlopowych. Inaczej – gdy poinformuje wyłącznie o rezygnacji ze świadczeń urlopowych – należy przyjąć, że postanowiła prowadzić fundusz (patrz wzór pisma).

Powstał problem, co wtedy, gdy pracodawca nie dostarczy takiego obwieszczenia zatrudnionym do końca stycznia? Inspekcja pracy twierdzi, że w takiej sytuacji musi on naliczać odpisy i uiszczać świadczenia urlopowe przez cały następny rok. Wynika tak z jej interpretacji (GNP/87/024-84/04). Orzecznictwo poszło jednak w innym kierunku.

Według wyroku warszawskiego sądu rejonowego z 21 lutego bieżącego roku (VII P 3143/06) termin ten ma charakter instrukcyjny. Równie dobrze więc szef może swoją decyzję obwieścić załodze po 30 stycznia.

Jeśli jesteś małym pracodawcą, informację o rezygnacji z funduszu czy świadczeń urlopowych postaraj się przekazać zatrudnionym do końca stycznia. Wprawdzie według sądów wolno ci ten termin przekroczyć, ale kwestia ta nie została jeszcze rozstrzygnięta ostatecznie. Dlatego dopilnuj procedury, by nie narazić się na niesnaski z podwładnymi.