- Pracownik zatrudniony na pół etatu pracuje 3 dni tygodniowo. Do celów służbowych ma korzystać ze swojego samochodu. Czy w tym przypadku ryczał miesięczny powinniśmy obniżyć proporcjonalnie do etatu? – pyta czytelnik.
Ryczałtu nie należy obniżać w proporcji do etatu. Rozliczenie miesięczne powinno natomiast uwzględniać rozkład czasu pracy. Obniżenie ryczałtu będzie związane z niewykonywaniem pracy przez „standardową" liczbę dni w tygodniu.
Służbowe jazdy...
Na podstawie zawartej z pracownikiem umowy pracodawca może rozliczać koszty użytkowania w jazdach lokalnych samochodu osobowego (również motocykla czy motoroweru) do celów służbowych. Szczegółowe regulacje tego dotyczące zawarte są w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.).
... prywatnym pojazdem
Ryczałt ustalany jest na podstawie kwoty za kilometr przebiegu i miesięcznego limitu kilometrów. Limity miesięczne kilometrów zależą z kolei od liczby mieszkańców w gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony >patrz tabela.
Stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu są niezmienne od wielu już lat i wynoszą:
a) dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
b) dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł.
Rozliczenie miesięczne dokonywane jest w oparciu o pisemne oświadczenie pracownika o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno charakteryzować:
- pojazd (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny),
- okres, którego dotyczy,
- liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
Proporcjonalnie mniej
Ta ostatnia informacja jest w praktyce najbardziej istotna. Kwotę ustalonego ryczałtu na jazdy lokalne zmniejsza się bowiem o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
Sam wymiar etatu nie musi przy tym skutkować niższym ryczałtem.
Przykład
Pracownicy A i B używają samochodów prywatnych do celów służbowych. Pracownik A jest zatrudniony na 3/4 etatu, a pracownik B w pełnym wymiarze czasu pracy. Obaj 5 dni w tygodniu jeżdżą do klientów pracodawcy i mają w tym zakresie takie same przydziały „ilościowe". Wykonują również czynności „na miejscu". Skoro pracownik A używa samochodu w takim samym zakresie, jak pracownik B, to nie ma podstaw do ustalania niższego ryczałtu jedynie w oparciu o jego niższy wymiar czasu pracy.
Inaczej jest jednak w sytuacji wskazanej w pytaniu. Pracownik świadczy pracę przez 3, a nie przeciętnie 5 dni w tygodniu. Nie ma podstaw, aby w tej sytuacji utrzymywać ryczałt w pełnej wysokości.
Przykład
Pracownik otrzymuje miesięczny ryczałt na 500 km przy samochodzie o pojemności silnika powyżej 900 cm3: 500 km x 0,8358 zł = 417,90 zł
Pracuje jedynie od poniedziałku do środy. Rozliczając czerwiec, należałoby ryczałt pomniejszyć o liczbę czwartków i piątków:
417,90 zł : 22 = 18,99 zł
18,99 zł x 10 = 189,90 zł
417,90 zł – 189,90 zł = 228 zł.
Odpowiednie obniżenie może także wynikać z faktu niewykorzystywania samochodu w każdym z dni pracy. Gdyby np. zmienić nieco pierwszy przykład – pracownik A co prawda pracowałby 5 dni w tygodniu, ale jeździłby do klientów tylko przez 4 dni tygodniowo, wówczas rozliczenie ryczałtu musiałoby uwzględniać niewykorzystywanie samochodu każdego dnia roboczego. ?
Autor jest prawnikiem
