Do czego potrzebna jest książka kontroli

Przeznaczona jest do tego książka kontroli (art. 81 i 81a [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=C85086C179AB7D978B97748BBB0C31FB?id=236773]ustawy o swobodzie działalności gospodarczej[/link]). Ustawa mówi, że książka kontroli służy przedsiębiorcy do dokumentowania liczby i czasu trwania kontroli jego działalności. Podatnik przechowuje ją w siedzibie firmy wraz z upoważnieniami do przeprowadzenia kontroli i protokołami kontroli.

[srodtytul]Zbiór dokumentów...[/srodtytul]

Mimo nazwy „książka” może to być zbiór dokumentów. Ustawa mówi, że przedsiębiorca prowadzi książkę kontroli, ale w praktyce wpisy do książki w jej wersji papierowej są wprowadzane przez kontrolerów.

[ramka][b]Co urzędnicy wpisują do książki[/b]

Książka kontroli zawiera wpisy dokonywane przez organ kontroli. Obejmują one:

- oznaczenie organu kontroli,

- oznaczenie upoważnienia do kontroli,

- zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli,

- daty podjęcia i zakończenia kontroli,

- zalecenia pokontrolne i określenie zastosowanych środków pokontrolnych,

- uzasadnienie braku zawiadomienia przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli,

- uzasadnienie wszczęcia kontroli „na legitymację”,

- uzasadnienie zastosowanych wyjątków od art. 79, 80, 82 i 83 ustawy o swobodzie przyznających przywileje kontrolowanym przedsiębiorcom (taki wpis pozwala ocenić, czy kontrolerzy mieli prawo do przeprowadzenia kontroli bez zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli, mimo nieobecności kontrolowanego lub osoby upoważnionej, wtedy gdy w firmie już trwa kontrola, z przekroczeniem limitów trwania kontroli),

- uzasadnienie przedłużenia czasu trwania kontroli,

- uzasadnienie czasu trwania przerwy w kontroli. [/ramka]

Przedsiębiorca jest jedynie obowiązany dokonywać wpisu informującego o wykonaniu zaleceń pokontrolnych bądź wpisu o ich uchyleniu przez organ kontroli lub jego organ nadrzędny albo sąd administracyjny.

[srodtytul]...i wersja elektroniczna[/srodtytul]

Książka kontroli może być prowadzona także w formie elektronicznej. Przedsiębiorca, który się na to zdecydował, dokonuje w niej wpisów i aktualizacji danych. Ustawa zawiera domniemanie, że dane zawarte w książce kontroli prowadzonej w formie elektronicznej znajdują potwierdzenie w dokumentach przechowywanych przez przedsiębiorcę. Prowadzenie książki w wersji elektronicznej nie zwalnia z obowiązku prowadzenia jej w wersji papierowej.

Takie jest stanowisko Ministerstwa Gospodarki: „Na podstawie art. 81 ust. 1a ustawy SDG (o swobodzie – przyp. red.) przedsiębiorca, który oprócz książki kontroli prowadzonej w wersji papierowej będzie prowadził także książkę w formie elektronicznej, sam dokonuje wpisów do książki w formie elektronicznej oraz aktualizuje dane w niej zawarte.

Dane zawarte w elektronicznej książce kontroli powinny znajdować swoje potwierdzenie w dokumentach przechowywanych przez przedsiębiorcę, tj. książce kontroli prowadzonej w wersji papierowej” ([link=http://www.rp.pl/artykul/265026.html]pismo z 11 lutego 2009 r. Departamentu Regulacji Gospodarczych Ministerstwa Gospodarki[/link], opublikowane w DF z 19 lutego br.).

[srodtytul]Trzeba okazać kontrolującym...[/srodtytul]

W razie wszczęcia kontroli przedsiębiorca jest obowiązany niezwłocznie okazać kontrolującemu książkę kontroli. Ma trzy możliwości. Może okazać jej wersję papierową przechowywaną w siedzibie firmy. Może też okazać kopie odpowiednich jej fragmentów lub wydruki z systemu informatycznego, w którym prowadzona jest książka kontroli, poświadczone przez siebie za zgodność z wpisem w książce kontroli.

[srodtytul]...chyba że to niemożliwe[/srodtytul]

Przedsiębiorca jest zwolniony z okazania książki kontroli, jeżeli jej okazanie jest niemożliwe ze względu na udostępnienie innemu organowi kontroli. W takim wypadku przedsiębiorca okazuje książkę kontroli w terminie trzech dni roboczych od dnia jej zwrotu przez organ kontroli.

Przepisy są nieprzyjazne dla przedsiębiorcy w jednym aspekcie. Po zwrocie podatnikowi książki kontroli np. przez inspekcję pracy to przedsiębiorca ma się stawić np. w urzędzie kontroli skarbowej z książką. Ustawa o swobodzie nie przewiduje możliwości, by zwróconą książkę kontrolerzy otrzymali do wglądu na terenie kontrolowanej firmy. Nie jest też jasne, czy w sytuacji zatrzymania przez inny organ kontrolny książki kontroli druga kontrola może się rozpocząć mimo braku możliwości dokonania odpowiednich wpisów w tej książce.

[srodtytul]Domagajmy się wpisu[/srodtytul]

Kontrolowany podatnik powinien sprawdzić, czy kontrolerzy wpisali wymagane przez ustawę o swobodzie informacje w książce kontroli. Nie zawsze chcą to zrobić, bo w wielu sytuacjach, kiedy kontrolerzy uważają, że mogą działać na zasadzie wyjątku wbrew uprawnieniom podatnika chroniącego go przez uporczywymi i przewlekłymi kontrolami, może się ostatecznie okazać, że działają bezprawnie. Wpis do książki kontroli jest wtedy dowodem to potwierdzającym.