Przeznaczona jest do tego książka kontroli (art. 81 i 81a [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=C85086C179AB7D978B97748BBB0C31FB?id=236773]ustawy o swobodzie działalności gospodarczej[/link]). Ustawa mówi, że książka kontroli służy przedsiębiorcy do dokumentowania liczby i czasu trwania kontroli jego działalności. Podatnik przechowuje ją w siedzibie firmy wraz z upoważnieniami do przeprowadzenia kontroli i protokołami kontroli.

[srodtytul]Zbiór dokumentów...[/srodtytul]

Mimo nazwy „książka” może to być zbiór dokumentów. Ustawa mówi, że przedsiębiorca prowadzi książkę kontroli, ale w praktyce wpisy do książki w jej wersji papierowej są wprowadzane przez kontrolerów.

[ramka][b]Co urzędnicy wpisują do książki[/b]

Książka kontroli zawiera wpisy dokonywane przez organ kontroli. Obejmują one:

- oznaczenie organu kontroli,

- oznaczenie upoważnienia do kontroli,

- zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli,

- daty podjęcia i zakończenia kontroli,

- zalecenia pokontrolne i określenie zastosowanych środków pokontrolnych,

- uzasadnienie braku zawiadomienia przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli,

- uzasadnienie wszczęcia kontroli „na legitymację”,

- uzasadnienie zastosowanych wyjątków od art. 79, 80, 82 i 83 ustawy o swobodzie przyznających przywileje kontrolowanym przedsiębiorcom (taki wpis pozwala ocenić, czy kontrolerzy mieli prawo do przeprowadzenia kontroli bez zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli, mimo nieobecności kontrolowanego lub osoby upoważnionej, wtedy gdy w firmie już trwa kontrola, z przekroczeniem limitów trwania kontroli),

- uzasadnienie przedłużenia czasu trwania kontroli,

- uzasadnienie czasu trwania przerwy w kontroli. [/ramka]

Przedsiębiorca jest jedynie obowiązany dokonywać wpisu informującego o wykonaniu zaleceń pokontrolnych bądź wpisu o ich uchyleniu przez organ kontroli lub jego organ nadrzędny albo sąd administracyjny.

[srodtytul]...i wersja elektroniczna[/srodtytul]

Książka kontroli może być prowadzona także w formie elektronicznej. Przedsiębiorca, który się na to zdecydował, dokonuje w niej wpisów i aktualizacji danych. Ustawa zawiera domniemanie, że dane zawarte w książce kontroli prowadzonej w formie elektronicznej znajdują potwierdzenie w dokumentach przechowywanych przez przedsiębiorcę. Prowadzenie książki w wersji elektronicznej nie zwalnia z obowiązku prowadzenia jej w wersji papierowej.

Takie jest stanowisko Ministerstwa Gospodarki: „Na podstawie art. 81 ust. 1a ustawy SDG (o swobodzie – przyp. red.) przedsiębiorca, który oprócz książki kontroli prowadzonej w wersji papierowej będzie prowadził także książkę w formie elektronicznej, sam dokonuje wpisów do książki w formie elektronicznej oraz aktualizuje dane w niej zawarte.

Dane zawarte w elektronicznej książce kontroli powinny znajdować swoje potwierdzenie w dokumentach przechowywanych przez przedsiębiorcę, tj. książce kontroli prowadzonej w wersji papierowej” ([link=http://www.rp.pl/artykul/265026.html]pismo z 11 lutego 2009 r. Departamentu Regulacji Gospodarczych Ministerstwa Gospodarki[/link], opublikowane w DF z 19 lutego br.).

[srodtytul]Trzeba okazać kontrolującym...[/srodtytul]

W razie wszczęcia kontroli przedsiębiorca jest obowiązany niezwłocznie okazać kontrolującemu książkę kontroli. Ma trzy możliwości. Może okazać jej wersję papierową przechowywaną w siedzibie firmy. Może też okazać kopie odpowiednich jej fragmentów lub wydruki z systemu informatycznego, w którym prowadzona jest książka kontroli, poświadczone przez siebie za zgodność z wpisem w książce kontroli.

[srodtytul]...chyba że to niemożliwe[/srodtytul]

Przedsiębiorca jest zwolniony z okazania książki kontroli, jeżeli jej okazanie jest niemożliwe ze względu na udostępnienie innemu organowi kontroli. W takim wypadku przedsiębiorca okazuje książkę kontroli w terminie trzech dni roboczych od dnia jej zwrotu przez organ kontroli.

Przepisy są nieprzyjazne dla przedsiębiorcy w jednym aspekcie. Po zwrocie podatnikowi książki kontroli np. przez inspekcję pracy to przedsiębiorca ma się stawić np. w urzędzie kontroli skarbowej z książką. Ustawa o swobodzie nie przewiduje możliwości, by zwróconą książkę kontrolerzy otrzymali do wglądu na terenie kontrolowanej firmy. Nie jest też jasne, czy w sytuacji zatrzymania przez inny organ kontrolny książki kontroli druga kontrola może się rozpocząć mimo braku możliwości dokonania odpowiednich wpisów w tej książce.

[srodtytul]Domagajmy się wpisu[/srodtytul]

Kontrolowany podatnik powinien sprawdzić, czy kontrolerzy wpisali wymagane przez ustawę o swobodzie informacje w książce kontroli. Nie zawsze chcą to zrobić, bo w wielu sytuacjach, kiedy kontrolerzy uważają, że mogą działać na zasadzie wyjątku wbrew uprawnieniom podatnika chroniącego go przez uporczywymi i przewlekłymi kontrolami, może się ostatecznie okazać, że działają bezprawnie. Wpis do książki kontroli jest wtedy dowodem to potwierdzającym.

Co zrobić, gdy nie możemy się doprosić o wpis np. o przedłużeniu kontroli? Wpisy, które kontrolerzy muszą zrobić, wymienia art. 81 ustawy o swobodzie. Przepis ten nie jest wymieniony wśród przepisów, których naruszenie przez kontrolerów pozwala na wniesienie sprzeciwu. Niekiedy można go wnieść na podstawie innych przepisów. Jest to możliwe, gdy kontrolerzy nie wpiszą uzasadnienia przyczyny braku zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli (zob. art. 79 ust. 7 ustawy o swobodzie).