Wystarczy jeden delegowany do pracy w Polsce, aby spółka, która go zatrudnia, musiała wyznaczyć przedstawiciela, który będzie ją reprezentował w czasie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Musi też zgromadzić wszystkie dokumenty związane z zatrudnieniem cudzoziemca w Polsce. Ma na to czas do 18 września.
Nowe obowiązki wynikają z ustawy z 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług, która weszła w życie 18 czerwca 2016 r. Przewiduje ona trzymiesięczny okres przejściowy na dostosowanie się do nowych regulacji, który mija 18 września. Po tej dacie prezes, wiceprezes, kadrowa czy dyrektor działu HR odpowiedzialny w spółce za przestrzeganie przepisów dotyczących zatrudnienia może dostać grzywnę od 1 tys. do 30 tys. zł właśnie za niewdrożenie tych przepisów.
Nowe regulacje
Ustawa o delegowaniu pracowników przewiduje całkiem sporo nowych biurokratycznych obowiązków. Poza wyznaczeniem osoby do kontaktu ze służbami kontrolnymi i poinformowaniu o tym fakcie PIP przedsiębiorca korzystający z pracy delegowanego musi także wysłać do Inspekcji oświadczenie zawierające m.in. dane identyfikacyjne pracodawcy: nazwa, siedziba, numer telefonu, e-mail, NIP, przewidywaną liczbę pracowników delegowanych (wraz z ich danymi: imię i nazwisko, data urodzenia oraz obywatelstwo), przewidywaną datę rozpoczęcia i zakończenia delegowania, a także adres miejsca pracy pracowników delegowanych. W oświadczeniu należy również wskazać miejsce przetrzymywania dokumentacji związanej z zatrudnieniem cudzoziemca, czyli kopii jego umowy o pracę, a także potwierdzeń wypłaty wynagrodzenia. Wszystkie dokumenty powinny być aktualizowane w ciągu siedmiu dni od zmiany i na wezwanie PIP udostępniane w ciągu pięciu dni. Należy przechowywać je przez cały czas delegowania i dwa lata po jego zakończeniu.
Większa odpowiedzialność
Przedsiębiorcy korzystający z delegowanych pracowników, a nawet polscy przedsiębiorcy delegujący pracowników do innych krajów UE, muszą po zmianach liczyć się ze zwiększoną odpowiedzialnością za naruszenie przepisów w tym zakresie.
W przypadku zagranicznych przedsiębiorców działających w Polsce w branży budowlanej i remontowej, po 18 czerwca 2016 r. wykonawca i podwykonawca zatrudniający delegowanych pracowników odpowiadają solidarnie za wypłatę ich wynagrodzeń.
Z kolei polscy przedsiębiorcy delegujący pracowników do innych państw UE muszą liczyć się tym, że Państwowa Inspekcja Pracy może teraz wystąpić do nich o wyjaśnienia w imieniu zagranicznego organu nadzoru sprawdzającego, czy delegują oni pracowników zgodnie z prawem. Jeśli za granicą na polskiego pracodawcę zostanie nałożona kara grzywny, to inspekcja pracy wraz z urzędem skarbowym będą mogły ją egzekwować w Polsce.
Opinia:
Przemysław Stobiński, radca prawny z kancelarii CMS
Nowe obowiązki dotyczą w praktyce najczęściej międzynarodowych korporacji działających np. w bankowości czy budownictwie, które korzystają z pracowników delegowanych np. przez zagraniczną spółkę matkę. Co ważne, wszystkie biurokratyczne obowiązki musi wykonać każda firma, nawet jeśli korzysta z pracy tylko jednego delegowanego pracownika. W takiej sytuacji wystarczy, aby wykonaniem nowych przepisów zajął się np. pracownik działu HR, który dotychczas obsługiwał sprawy kadrowe w firmie. W przypadku większej liczby delegowanych realizacja nowych przepisów może wymagać zatrudnienia dodatkowych pracowników, a to z kolei oznacza niemałe dodatkowe koszty. Ważne, by potrzebne dokumenty ściągnąć z zagranicy i przetłumaczyć przed 18 września. Pozwoli to nie narażać się na kary ze strony Państwowej Inspekcji Pracy.
