Niewiele osób zdaje sobie sprawę z tego, że na zarzut dyskryminacji mogą się narazić już na etapie przygotowywania procesu rekrutacji. W chwili ustalania kryteriów doboru kandydatów do pracy pracodawca musi przestrzegać zasady równego traktowania. Zatem np. uchwała zarządu gminy zakazująca kierownikom gminnych jednostek organizacyjnych zatrudniania bez jego zgody emerytów i rencistów jest bezprawna (tak Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 12 maja 2000 r., II SA 143/00). Sąd potwierdził w tym wypadku dyskryminację pośrednią przez wprowadzenie pozornie neutralnej instrukcji o zasadach zatrudniania pracowników – emerytów. Uznał, że wszelkie formy dyskryminacji pośredniej, utrudniające pewnej grupie kandydatów nawiązanie stosunku pracy, są sprzeczne z prawem.
Kolejny etap, na jakim może dojść do naruszenia zasady niedyskryminacji, to formułowanie ogłoszenia o pracę. Nadal zdarzają się oferty, w których wskazuje się wprost na narodowość kandydata. Przykładowo: „Zatrudnię szwaczki z Wietnamu"; „Zatrudnię sprzątaczkę z płynną znajomością języka ukraińskiego" (gdzie zastrzeżenie znajomości języka ukraińskiego, które nie jest uzasadnione charakterem oferowanej pracy, prowadzi do dyskryminacji pośredniej). O ile zróżnicowanie w zakresie kraju pochodzenia nie ma swojego uzasadnienia, o tyle ogłoszenie to może zostać uznane za dyskryminujące innych kandydatów właśnie ze względu na ich narodowość.
Do naruszeń może w końcu dochodzić również w czasie prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych przez celowe uniemożliwienie stawiennictwa, np. w sytuacji organizowania rekrutacji w trakcie ważnych świąt religijnych kandydata, jak również zadawanie pytań ukierunkowanych na pochodzenie, wyznanie. Przykładowo: „Czy będzie przestrzegał pan ramadanu w tygodniu?", „Czy będzie pani nosiła hidżab w czasie godzin pracy?".
Mało kto zdaje sobie sprawę, że również niewłaściwy dobór fotografii zamieszczanych w ogłoszeniach o pracę może spotkać się z zarzutem dyskryminacji. Odnosząc się do narodowości, należałoby umieścić ludzi o różnych cechach z poszczególnych ras ludzkich, tak aby na pierwszy rzut oka widoczne było, że oferta kierowana jest do wszystkich. Ważny jest bowiem całościowy odbiór ogłoszenia.
Dwie wersje umowy
Po dokonaniu wyboru idealnego kandydata następuje etap podpisania z nim umowy o pracę i sporządzenia pozostałej dokumentacji związanej z zatrudnieniem. Z punktu widzenia obcokrajowca istotny jest język, w jakim dokumenty te zostaną sporządzone. Zgodnie z art. 8 ustawy o języku polskim co do zasady umowy z zakresu prawa pracy sporządza się w języku polskim. Umowa o pracę lub inny dokument wynikający z zakresu prawa pracy mogą być jednak sporządzone w języku obcym na wniosek osoby świadczącej pracę władającej tym językiem, niebędącej obywatelem polskim, pouczonej uprzednio o prawie do sporządzenia umowy lub innego dokumentu w języku polskim. Dokumenty można jednocześnie sporządzić w wersji lub wersjach obcojęzycznych. Podstawą ich wykładni jest wersja w języku polskim, jeżeli osoba świadcząca pracę jest obywatelem Rzeczypospolitej Polskiej.
Zatem cudzoziemiec może prosić o sporządzenie umowy w języku, którym włada. Nie ma konieczności, aby był to jego język ojczysty. Pracodawca mógłby na tym poprzestać. Zaleca się jednak sporządzanie takich umów w dwóch wersjach językowych, co pozwala na uniknięcie obowiązku tłumaczenia przysięgłego takich dokumentów w razie kontroli PIP czy w trakcie postępowania sądowego. W razie rozbieżności w tłumaczeniu między tymi wersjami podstawą wykładni jest ta obcojęzyczna.
