Reprezentacja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może być czynna i bierna (dotyczy to również pozostałych spółek). Ta pierwsza polega na składaniu oświadczeń woli w imieniu takiego podmiotu, druga zaś – na ich przyjmowaniu. Gdy zarząd jest kolegialny, sposób reprezentacji czynnej określa umowa danej sp. z o.o. (ewentualnie jej akt założycielski, gdy został sporządzony przez jedynego wspólnika). Jeżeli dokument ten nie zawiera żadnych postanowień w tym zakresie, do składania oświadczeń woli w imieniu podmiotu wymagane jest współdziałanie dwóch osób wchodzących w skład zarządu albo jednego członka tego gremium łącznie z prokurentem (pełnomocnikiem). Ustawodawca przyznał więc prymat w omawianym zakresie umowie (aktowi założycielskiemu) konkretnego podmiotu >patrz przykład 1.
Przykład 1.
Zgodnie z umową X sp. z o.o. każdy członek zarządu (tj. panowie: Filip, Michał i Patryk) uprawniony jest do jej samodzielnej reprezentacji. Zarząd zamierza udzielić pełnomocnictwa adwokatowi do występowania w imieniu spółki pozwanej w sprawie o zapłatę. Pan Michał stwierdził, że z uwagi na to, że organ jest wieloosobowy, to co najmniej dwóch członków zarządu musi podpisać dokument pełnomocnictwa. Pogląd ten nie jest słuszny. Umowa podmiotu może mianowicie dowolnie ustalić reguły jego reprezentacji. Jeżeli zatem kontrakt spółki stanowi, że każdy z członków zarządu może sam ją reprezentować, to wystarczy, że pełnomocnictwo dla adwokata podpisze tylko jeden z panów tworzących obsadę personalną zarządu X sp. z o.o. Powołany zapis umowny jest bowiem prawidłowy. W braku zaś cytowanego postanowienia uprawnionymi do reprezentacji X sp. z o.o. byliby co najmniej dwaj członkowie zarządu albo w przypadku ustanowienia prokury (pełnomocnictwa), jedna osoba wchodząca w skład zarządu działająca łącznie z prokurentem (pełnomocnikiem).
Jakie są natomiast reguły reprezentacji biernej sp. z o.o., gdy zarząd jest wieloosobowy?
Oświadczenia składane sp. z o.o. oraz doręczenia jej korespondencji mogą być dokonywane wobec jednego członka zarządu bądź prokurenta (pełnomocnika), nawet wówczas, gdy obowiązuje reguła reprezentacji łącznej (czynnej) >patrz przykład 2.
Przykład 2.
Kontrahent Y sp. z o.o. skierował pismo do pana Kacpra, prezesa zarządu tej spółki. Pozostali dwaj członkowie tego gremium (pani Marika i pan Paweł) stwierdzili wówczas, że skoro na podstawie kontraktu tego podmiotu obowiązuje zasada jego reprezentacji przez prezesa i wiceprezesa organu działających łącznie, to takie pismo powinna otrzymać również pani Marika jako wiceprezes zarządu Y sp. z o.o. Nie jest to słuszne stanowisko. W świetle art. 205 § 2 k.s.h., korespondencja dla sp. z o.o. może być doręczona tylko jednej osobie wchodzącej w skład jej zarządu.
Czy i ewentualnie, jaki jest stosunek powyższych unormowań odnoszących się do zarządu sp. z o.o. wobec przepisów o prokurze?
Przedstawione regulacje (dotyczące reprezentacji) nie wyłączają ustanowienia prokury jednoosobowej lub łącznej i nie ograniczają praw prokurentów wynikających z przepisów o prokurze >patrz przykład 3.
Przykład 3.
Sytuacja jak w przykładzie nr 2, z tą różnicą, że w Y sp. z o.o. ustanowiono prokurę (jest to prokura łączna dwóch prokurentów, tj. pani Sylwii i pana Kamila). Pismo kontrahenta może być więc doręczone tylko albo pani Sylwii, albo wyłącznie panu Kamilowi, przy założeniu, że klient Y sp. z o.o. nie skieruje pisma do jej zarządu i nie zostanie ono doręczone jednemu z jej członków.
— Anna Borysewicz jest adwokatem
podstawa prawna: art. 4 § 2 oraz art. 205 ustawy z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (DzU z 2000 r. nr 94, poz.1037 ze zm.)
