Chodzi o to, aby nie narazić się na zarzut, że rozwiązał angaż bez zachowania okresu wypowiedzenia w sposób niezgodny z prawem. Musi więc wskazać w oświadczeniu o zwolnieniu natychmiastowym – koniecznie pisemnym (art. 30 § 3 k.p.) – przyczynę rozstania (prawdziwą, rzeczywistą i konkretną – art. 30 § 4 k.p.).
Ma także pouczyć etatowca o prawie odwołania się od tej decyzji do właściwego sądu pracy (art. 30 § 5 k.p.). Ponadto zatrudniający, u którego działa zakładowa organizacja związkowa (zoz), obligatoryjnie powiadamia ją o przyczynie uzasadniającej rozstanie (art. 52 § 3 k.p.). Jeżeli tego zaniecha, sąd pracy orzeknie o przywróceniu zwolnionego do pracy na poprzednich warunkach albo o odszkodowaniu (art. 56 § 1 k.p.).
Ponadto szef zdecydowany na taką formę zakończenia współpracy musi złożyć oświadczenie o rozstaniu w ciągu miesiąca od uzyskania przez niego (albo osoby upoważnionej do składania w jego imieniu oświadczeń woli etatowcom) wiadomości o okoliczności uzasadniającej takie zwolnienie (art. 52 § 2 k.p.). Termin miesięczny jest zachowany, jeżeli najpóźniej ostatniego dnia decyzję szefa zakomunikowano podwładnemu w taki sposób, że mógł się z nią zapoznać (art. 61 k.c. w zw. z art. 300 k.p.). Przy czym, gdy pracownik naruszył swoje obowiązki służbowe zachowaniem ciągłym, miesięczny termin rozpoczyna swój bieg od ostatniego jego czynu.
Jeśli zoz ma zastrzeżenia do zasadności rozwiązania angażu w opisany sposób, niezwłocznie wyraża pracodawcy opinię w tej sprawie (art. 52 § 3 k.p.), ale nie później niż w ciągu 3 dni. Po rozpatrzeniu stanowiska związku, a także gdy nie wyrazi on żadnego poglądu w tym czasie, zatrudniający decyduje w sprawie wręczenia dyscyplinarki, nie jest jednak związany stanowiskiem organizacji. Wprawdzie ustawodawca nie przewidział żadnej formy ani dla zawiadomienia zoz, ani jej opinii, ale w interesie pracodawcy leży zachowanie formy pisemnej. Wtedy bowiem uzyska od zoz pokwitowanie dowodzące złożenia tego zawiadomienia oraz wskazujące jego datę.
Obowiązek poinformowania o powodach dyscyplinarki istnieje tylko wobec tych podwładnych, którzy są członkami związku zawodowego lub gdy zoz – na wniosek niezrzeszonych w związku – zgodziła się na obronę ich praw (art. 232 k.p. oraz art. 30 ust. 1- 21 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych). Aby zaś uzyskać informacje o członkach zoz, których broni ta organizacja, szef musi zwrócić się do niej o ich podanie. Nieudzielenie tych danych w ciągu 5 dni zwalnia pracodawcę ze współdziałania z organizacją (art. 30 ust. 21 ustawy o związkach zawodowych). Zanim zatem zatrudniający zawiadomi związek o powodach natychmiastowego rozstania z etatowcem, powinien wiedzieć, czy on w ogóle podlega jego ochronie.
