Poważny problem z zapewnieniem normalnego funkcjonowania firmy ma pracodawca, gdy np. kluczowy pracownik złamał nogę i przez kilka miesięcy nie będzie go na stanowisku. Szef ma wtedy co najmniej dwa rozwiązania. Jeżeli absencja przekracza 3 miesiące, obowiązki chorego może przekazać w drodze wypowiedzenia (porozumienia) zmieniającego innemu podwładnemu. Pracodawcy wolno też zatrudnić osobę na zastępstwo.

Wariant 1.

Powierzenie obowiązków

Gdy podwładny przebywa na chorobowym, jego zadania szef czasowo przekazuje innemu pracownikowi. Nie potrzebuje przy tym zmieniać zakresu jego obowiązków czy angażu. Nie musi także odpowiednio podwyższać mu płacy. Takie rozwiązanie dopuszczalne jest jednak na nie dłużej niż 3 miesiące. Zgodnie bowiem z art. 42 § 3 k.p. firma może powierzyć podwładnemu, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, inną pracę niż określona w angażu na okres nie przekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym. Jest to dozwolone, jeśli nie spowoduje obniżki zarobków zatrudnionego i nowe zadania odpowiadają jego kwalifikacjom. Pod pojęciem „kwalifikacji" należy rozumieć przygotowanie zawodowe pracownika, czyli jego formalne wykształcenie, zdobyte doświadczenie i potrzebne umiejętności (por. wyrok Sądu Najwyższego z 4 października 2000 r., I PKN 61/00).

Nawet jeżeli absencja przekracza 3 miesiące, szefowi też wolno powierzyć pracownikowi nowe zadania. Z tą decyzją może się jednak wiązać zmiana zakresu jego obowiązków. Gdy czynności, które ma wykonywać podwładny – według nowego wykazu – wykraczają poza te, które miał na zajmowanym stanowisku, modyfikacja wymaga wymówienia warunków pracy w trybie art. 42 k.p.

Szef może także przesunąć pracownika do innego działu, zachowując mu dotychczasowe stanowisko i zarobki. W tym wypadku wymówienie jest niepotrzebne, jeśli w angażu wymieniona jest jedynie firma, bez wskazania konkretnej komórki organizacyjnej, a zmiana nie spowoduje modyfikacji innych warunków zatrudnienia, np. poziomu pensji.

Wariant 2.

Zatrudnienie na zastępstwo

Gdy trzeba zastąpić pracownika w czasie jego usprawiedliwionej absencji (np. choroby), wolno innej osobie zaproponować umowę na czas zastępstwa nieobecnego. Aby uniknąć niejasności przy tym kontrakcie, należy wskazać imię i nazwisko nieobecnego pracownika albo inne dane pozwalające na jego jednoznaczną identyfikację (np. sprawowaną funkcję, zajmowane stanowisko). Umowę na zastępstwo zawiera się na czas określony, obejmujący okres usprawiedliwionej absencji (lub jego część).

Przy zawieraniu takich kontraktów ich termin końcowy wolno określić bezpośrednio, podając datę kalendarzową, lub pośrednio, wskazując zdarzenie przewidywane przez strony (np. powrót ze zwolnienia lekarskiego zastępowanego pracownika).

Umowa na zastępstwo powinna określać ten sam rodzaj pracy (stanowisko) co angaż zastępowanego. Może natomiast wskazywać inny wymiar czasu pracy oraz poziom zarobków. Różnice w wysokości pensji zatrudnionego na zastępstwo nie mogą jednak naruszać przepisów płacowych w firmie ani zasady równości pracowników.

Kontrakt ten jest dopuszczalny w niepełnym wymiarze czasu pracy, mimo że zastępowany był zaangażowany na cały etat. Umowa na zastępstwo rozwiązuje się w drodze wymówienia, które zawsze wynosi 3 dni robocze.