Zasadą jest, że baza do naliczenia podstawy wymiaru składek za czas urlopu wychowawczego to przychód za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających to wolne. Czasem jednak ta liczba jest mniejsza. Tak się dzieje np. wtedy, gdy rodzic nie przepracował w firmie roku przed pójściem na wychowawczy. Wtedy dzielnikiem nie jest 12, lecz liczba faktycznie przepracowanych pełnych miesięcy kalendarzowych zatrudnienia. Tylko pobory za te miesiące można bowiem uwzględnić przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z wychowawczego.
W praktyce oznacza to, że pomijać należy przychód za miesiące startu pracy, jeśli nie nastąpiło to pierwszego dnia roboczego. Jeżeli jednak pracownik został zatrudniony np. drugiego dnia miesiąca kalendarzowego, ale przepracował wszystkie robocze dniówki, to do celów ubezpieczeniowych jest to pełny miesiąc kalendarzowy.
Przykład
Pani Marta została zatrudniona od 2 stycznia 2012 r. 10 sierpnia 2012 r., na 30 dni przed planowanym rozpoczęciem urlopu wychowawczego, złożyła w kadrach wniosek o wolne rodzicielskie rozpoczynające się 10 września 2012 r.
W tym wypadku styczniowe zarobki trzeba uwzględnić przy ustalaniu podstawy wymiaru składek, ponieważ 1 dzień miesiąca jest dniem ustawowo wolnym od pracy
Przykład
Pani Małgorzata podjęła pracę 3 sierpnia 2011 r. Od 6 sierpnia 2012 r. przebywa na urlopie wychowawczym. Ustalając podstawę wymiaru składek należy wziąć pod uwagę jej pobory za okres od września 2011 r. do lipca 2012 r.
Zeszłoroczna sierpniowa płaca nie ma znaczenia w rachunkach, ponieważ przysługiwała ona za niepełny kalendarzowy miesiąc pracy.
Start w środku miesiąca
Jeśli urlop wychowawczy zaczyna się w trakcie miesiąca, to zarobków za ten miesiąc nie należy uwzględniać przy ustalaniu podstawy wymiaru składek. Wyjątek stanowi sytuacja, w której umowa o pracę została zawarta w trakcie miesiąca, a urlop rozpoczął się w miesiącu następnym (oczywiście pod warunkiem, że ubiegający się o wolne na dziecko ma uzbierany sześciomiesięczny staż pracowniczy umożliwiający mu taki manewr).
W takim przypadku podstawą wymiaru składek jest wynagrodzenie pracownika za miesiąc, w którym urlop ten się rozpoczął, po uzupełnieniu do kwoty, jaka przysługiwałaby za cały miesiąc pracy. W praktyce jednak rzadko się zdarza, by na początku firmowej kariery iść na urlop wychowawczy.
Nie zawsze podstawę wymiaru składek uda się ustalić z zarobków za 12 miesięcy poprzedzających urlop wychowawczy. I to mimo, że zatrudniony pracuje dłużej niż rok. Chodzi o sytuację, gdy za niektóre z miesięcy pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia, ponieważ nie przepracował całego miesiąca. Jeśli usprawiedliwił swoją nieobecność, pracodawca musi:
- wyłączyć z podstawy wynagrodzenie za miesiące, w których zatrudniony przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy,
- przyjąć – po uzupełnieniu według zasad opisanych dalej – wynagrodzenie za te miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go wymiaru.
Trzeba przy tym pamiętać, że na równi z dniami faktycznie przepracowanymi traktuje się dni urlopu wypoczynkowego i inne dni usprawiedliwionej nieobecności w pracy, za które podwładny zachowuje prawo do wynagrodzenia.
Przykład
Pani Katarzyna jest zatrudniona od 4 kwietnia 2011 r. Na wychowawczym jest od 4 grudnia 2011 r. W lipcu 2011 r. była przez 3 tygodnie na urlopie i wybrała 2 dni urlopu okolicznościowego (na swój ślub); łącznie nie było jej w pracy 17 dni roboczych.
Do ustalenia podstawy wymiaru składek należy przyjąć wynagrodzenie za okres od maja do listopada 2011 r., wyłączając jedynie pobory kwietniowe (ponieważ był to pierwszy niepełny kalendarzowy miesiąc zatrudnienia).
Podstawę wymiaru składek zwiększy również płaca za lipiec, ponieważ urlop jest równoważny z dniami pracy. Zarobki za ten miesiąc trzeba jednak uzupełnić w związku z 2-dniowym zwolnieniem od pracy z okazji ślubu.
Przykład
Pani Agata przebywa na urlopie wychowawczym od 13 sierpnia 2011 r. Jest zatrudniona w firmie w pełnym wymiarze czasu pracy od trzech lat. W okresie poprzedzającym urlop wychowawczy:
- od 4 lipca do 21 grudnia 2010 r. pobierała zasiłek chorobowy,
- od 22 grudnia 2010 r. do 24 maja 2011 r. przebywała na urlopie macierzyńskim i dodatkowym urlopie macierzyńskim,
- od 24 maja 2011 r. do 4 sierpnia 2011 r. przebywała na urlopie wypoczynkowym.
Podstawę wymiaru składek za czas urlopu wychowawczego od stycznia 2012 r. pracodawca musiał ustalić od pensji za okres od sierpnia 2010 r. do lipca 2011 r. Z obliczeń wyłączył miesiące sierpień 2010 r. – maj 2011 r. W każdym z nich kobieta przepracowała mniej niż połowę obowiązującego ją czasu pracy.
W grę wchodzą wyłącznie zarobki za czerwiec i lipiec br., a właściwie wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy.
Za każdy z tych miesięcy zatrudniona otrzymała 3200 zł. Jej przeciętne wynagrodzenie (6400 zł : 2 = 3200 zł) przekracza obowiązujące od początku roku limity podstawy wymiaru składek z tytułu urlopu wychowawczego (tj. 60 proc. przeciętnej płacy z poprzedniego kwartału), które wynosiły:
- za styczeń i luty – 2049,60 zł,
- za marzec, kwiecień i maj 2012 r.
– 2152,05 zł,
- za czerwiec, lipiec i sierpień br.
– 2187,65 zł.
Zatem do tej pory pracodawca nalicza za nią składki emerytalno-rentowe z tytułu urlopu rodzicielskiego od podstawy wymiaru równej tym granicznym kwotom.
Jeżeli w okresie przyjmowanym do ustalenia podstawy wymiaru składek pracownik w każdym miesiącu przepracował mniej niż połowę obowiązującego go wymiaru – ale z przyczyn usprawiedliwionych – to do podstawy przyjmuje się wynagrodzenia za wszystkie te miesiące po odpowiednim uzupełnieniu. Jeśli pracownik nie usprawiedliwił nieobecności, nie ma podstaw do uzupełniania jego pensji.
Zachowanie proporcji
Jeżeli urlop wychowawczy zaczął się lub skończył w trakcie miesiąca, ustaloną podstawę wymiaru składek zmniejsza się proporcjonalnie do okresu podlegania ubezpieczeniom. Tak samo jest wtedy, gdy rodzic przez część miesiąca nie spełnia warunków, by opłacać za niego składki z tytułu przebywania na urlopie (np. ma inny tytuł do ubezpieczeń, uzyskał prawo do emerytury lub renty). Dotyczy to zarówno sytuacji, gdy odpowiada ona 60 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, jak i wtedy, gdy jest to średnia faktycznych zarobków urlopowicza.
Przykład
Pani Kinga przebywa na urlopie wychowawczym od 13 sierpnia 2012 r. Pracodawca ustalił, że podstawą wymiaru składek na jej ubezpieczenia emerytalno-rentowe jest kwota 1320 zł.
Za sierpień musi więc naliczyć składki od podstawy zmniejszonej proporcjonalnie do 19 dni podlegania ubezpieczeniom:
1320 zł : 31 x 19 = 809,03 zł
Gdy choroba zmniejszała pobory
A co zrobić, jeśli w ciągu roku przed wychowawczym pracownik sporo chorował i w związku z tym pobierał zasiłek chorobowy? Wtedy przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na tym urlopie należy przyjąć:
- wynagrodzenie miesięczne określone w umowie o pracę – jeżeli przysługuje w stałej wysokości,
- wynagrodzenie, które pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował pełny miesiąc kalendarzowy – jeżeli pracownik otrzymuje wynagrodzenie zmienne.
Trzeba przy tym pamiętać, by pensję określoną w stawce godzinowej traktować jak wynagrodzenie stałe.
Przykład
Pani Tamara pracuje na podstawie umowy o pracę od 2008 r. Jej miesięczne wynagrodzenie wynosi od dwóch lat 2000 zł.
Od 21 sierpnia 2012 r. przebywa na urlopie wychowawczym. Przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tego tytułu należy brać pod uwagę wynagrodzenie za okres od sierpnia 2011 r. do lipca 2012 r. W tym czasie pracownica:
- pobierała zasiłek chorobowy od 11 lipca 2011 r. do 21 grudnia 2011 r.,
- była na urlopie macierzyńskim od 22 grudnia 2011 r. do 9 maja 2012 r.,
- korzystała z urlopu wypoczynkowego od 10 maja 2012 r. do 18 czerwca 2012 r. ,
- ponownie chorowała i otrzymywała zasiłek chorobowy od 19 czerwca 2012 r. do 31 lipca 2012 r.,
- od 1 do 20 sierpnia 2012 r. znów korzystała z urlopu wypoczynkowego.
Ustalając podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia pani Tamary za czas urlopu wychowawczego pracodawca musi pominąć wypłacone jej kwoty zasiłków.
Wlicza natomiast zarówno wynagrodzenie pracownicy za maj i czerwiec 2012 r.
A to dlatego, że w tych miesiącach przepracowała ona więcej niż połowę obowiązującego ją czasu pracy (na równi z dniami, w których świadczyła pracę, traktuje się dni urlopu wypoczynkowego). Jako uzupełnione wynagrodzenie za te dwa miesiące trzeba przyjąć pensję określoną w umowie o pracę.
Zatem podstawę wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym od 21 sierpnia 2012 r. stanowi kwota 2000 zł
[(2000 zł + 2000) : 2].
Gdy składniki są zmienne
Wynagrodzenie miesięczne zmienne, które podwładny osiągnąłby, gdyby przepracował cały miesiąc, ustala się natomiast:
- dzieląc wynagrodzenie osiągnięte przez pracownika za przepracowane dni robocze w miesiącu przez liczbę dni roboczych, za które je osiągnął i mnożąc wynik przez liczbę dni, w które miał pracować zgodnie z grafikiem – jeżeli przepracował choćby jeden dzień,
- przyjmując kwotę zmiennych składników wynagrodzenia w przeciętnej miesięcznej wysokości wypłaconej za ten miesiąc zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku u płatnika składek – jeżeli urlopowany rodzic nie osiągnął w danym miesiącu żadnego wynagrodzenia.
Przykład
Pani Jolanta jest na wychowawczym od 16 kwietnia 2012 r. Na jej pobory składają się zmienne składniki wynagrodzenia. Do ustalenia podstawy wymiaru składek za czas urlopu wychowawczego należy uwzględnić jej wynagrodzenie za okres od kwietnia 2011 r. do marca 2012 r.
W lipcu 2011 r. pracownica przez 10 dni była na urlopie wypoczynkowym i otrzymała z tego tytułu wynagrodzenie w wysokości 820 zł. Za 8 dni pracy otrzymała 700 zł. W lipcu miała też czterodniową opiekę nad chorym dzieckiem.
Wynagrodzenie za ten miesiąc należy uzupełnić, bo pani Jolanta przepracowała więcej niż połowę obowiązującego ją w tym miesiącu czasu pracy. Uzupełniona pensja wynosi: (820 zł + 700 zł) : 18 x 22 = 1857,78 zł.
Przykład
Pani Monika otrzymuje wynagrodzenie zmienne. W lipcu 2012 r. miała obowiązek przepracować 22 dni, ale pracę wykonywała jedynie przez 16 dni. Za pozostałe dni otrzymała wynagrodzenie chorobowe.
Jej przychód za ten miesiąc wyniósł 1840 zł. Wynagrodzenie, które pracownica osiągnęłaby, gdyby przepracowała wszystkie dni robocze w tym miesiącu, wynosi 2530 zł (1840 zł : 16 dni x 22 dni).
I w takiej uzupełnionej wysokości lipcowe pobory trzeba uwzględnić przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym.
W przypadku pracowników otrzymujących honoraria wynagrodzenie miesięczne, które pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował cały miesiąc ustala się przyjmując, że liczba dni, które zatrudniony miał obowiązek przepracować, jest równa liczbie dni kalendarzowych miesiąca. Jeżeli jednak dla pracownika określona została inna liczba dni, którą miał obowiązek przepracować w danym miesiącu, należy przyjąć tę właśnie liczbę dni.
Zarobki niepełnoetatowca
Jeśli pracownica była zatrudniona w pełnym wymiarze czasu pracy, a więc miała zagwarantowane minimalne wynagrodzenie z etatu, to podstawa wymiaru składek z tytułu urlopu rodzicielskiego też nie może być niższa od tego minimum. Zaś w przypadku osób zatrudnionych na częściowych angażach, które w umowie o pracę mają zagwarantowaną kwotę minimalnego wynagrodzenia proporcjonalnie zmniejszoną do tego wymiaru, podstawą wymiaru składek jest ta obniżona kwota.
Przykład
Pani Bożena pracuje na pełny etat. W latach 2009–2010 otrzymywała minimalne wynagrodzenie, zaś od stycznia 2011 r. przebywa na urlopie wychowawczym.
Do pracy ma wrócić od 1 stycznia 2013 r. Podstawa wymiaru składek za cały 2012 r. będzie równa kwocie minimalnego wynagrodzenia, czyli 1500 zł.
Przykład
Pani Zosia pracuje na cały etat od 2009 r. Rozpoczęła urlop wychowawczy od 18 czerwca 2012 r. Jej przecięta płaca na przestrzeni roku przed rodzicielskim to 1480 zł.
Dlatego też podstawą wymiaru składek na jej ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu rodzicielskiego urlopu będzie 1500 zł, czyli tyle ile obecnie wynosi minimum płacowe dla pełnoetatowa.
Przykład
Od 1 kwietnia 2011 r. pani Agnieszka jest zatrudniona na 1/2 etatu. Nie jest to jej pierwszy rok pracy.
Od 23 listopada 2011 r. przebywa na urlopie wychowawczym. Przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone jej za okres od kwietnia do października 2011 r., tj. siedem miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy, wyniosło 693 zł.
Ponieważ jest to mniej niż aktualna minimalna płaca za połówkę etatu, to podstawą wymiaru składek za czas urlopu wychowawczego jest 750 zł (1/2 z 1500 zł).
