Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu wystawia pracodawca, a jeśli nie istnieje – jego następca prawny. Gdy zakład państwowy lub komunalny został zlikwidowany, taki dokument wystawi organ, który przejął dokumentację osobową i płacową.
Od czego zacząć
Szukanie dokumentacji osobowej i płacowej zakładu pracy, którego już nie ma, należy rozpocząć od ustalenia jego dokładnej nazwy i adresu, pod którym ostatnio miał siedzibę. Mogą do tego służyć zachowane szczątkowe dokumenty – pisma, notatki, wpisy w legitymacji ubezpieczeniowej. Dopiero potem można skierować kroki do archiwów.
Z prośbą o wskazanie miejsca przechowywania dokumentacji zlikwidowanego zakładu pracy można zwrócić się do Centralnego Ośrodka Informacji Archiwalnej przy Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, mieszczącej się pod adresem: Warszawa, ul. Długa 6, skr. poczt. 1005.
Ośrodek ten nie posiada żadnej dokumentacji pracowniczej. Może natomiast udzielić informacji o miejscu przechowywania dokumentacji niektórych zlikwidowanych zakładów pracy. Można też samemu prześledzić taką bazę, którą Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych zamieściła na stronie internetowej http://ewidencja.archiwa.gov.pl.
Gdzie jest następca prawny
Pracownikom, którzy zostali przejęci przez nowego pracodawcę, to on powinien wystawić zaświadczenie o wysokości osiąganych zarobków lub dochodu. Zgodnie bowiem z art. 23
1
, w razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy.
Zatem zmiana pracodawcy oznacza przejęcie przez nowego właściciela wszystkich – zarówno majątkowych, jak i niemajątkowych, praw i obowiązków ze stosunku pracy. Tym samym to on posiada umocowanie, m.in. do wystawienia zaświadczeń o wysokości zarobków na druku Rp-7, świadectwa pracy oraz świadectwa wykonywania prac w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze.
Zasada ta nie ma zastosowania do pracowników:
- z którymi stosunek pracy został rozwiązany przed przekształceniem, lub
- którzy pozostali i są nadal zatrudnieni w nieprzejętej części zakładu pracy, jeżeli zakład ten jest w dalszym ciągu placówką zatrudnienia i nie uległ likwidacji.
Dla tych osób pracodawcą właściwym do wystawienia druku Rp-7 jest ich dotychczasowy pracodawca.
Ku upadłości lub likwidacji
Jeśli postępowanie likwidacyjne bądź upadłościowe trwa, zaświadczenie o zarobkach na druku Rp-7 może wystawić likwidator lub syndyk masy upadłościowej. Przy czym syndyk ma takie prawo wyłącznie w okresie trwania postępowania upadłościowego.
Takie zaświadczenia są prawomocnym środkiem dowodowym w postępowaniu prowadzonym przez organ rentowy.
Prawa poszkodowanego
Jeśli z winy pracodawcy, syndyka lub likwidatora dokumenty zostały zniszczone, nie są dla pracownika dostępne lub dostały się w ręce osób trzecich, osoba, której to dotyczy, powinna w pierwszej kolejności zawiadomić o tym Państwową Inspekcję Pracy. Wobec syndyka, który jest funkcjonariuszem publicznym, można też złożyć doniesienie do prokuratury o popełnieniu przestępstwa.
W każdym przypadku roszczenie o wyrównanie poniesionych strat trzeba wnieść z powództwa cywilnego i to pod warunkiem, że da się je określić. Można się domagać wyrównania poniesionych strat, pod warunkiem ich udokumentowania.
Sposobem na uzyskanie odszkodowania może być również ustawa o dochodzeniu roszczeń w postępowaniu grupowym, na podstawie której można wnieść pozew zbiorowy.
Na państwowym wikcie
Dokumentację pracowniczą po upadłych i zlikwidowanych państwowych zakładach pracy powinien przejąć organ nadrzędny, z reguły właściwy minister lub wojewoda.
Jeżeli organem założycielskim był minister, to informacji, gdzie znajdują się akta zlikwidowanego zakładu, należy szukać w obecnym Ministerstwie Gospodarki, adres Plac Trzech Krzyży 3/5, Warszawa.
Gdy był nim wojewoda – dokumentacji zlikwidowanego zakładu trzeba szukać w archiwach przejściowych przy byłych urzędach wojewódzkich. Ich adresy można uzyskać w Centralnym Ośrodku Informacji Archiwalnej Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Ośrodek ten posiada też nieliczne, przypadkowo otrzymane informacje o miejscu przechowywania dokumentacji niektórych zlikwidowanych zakładów pracy.
Jeżeli proces likwidacji został zakończony, a zlikwidowany zakład pracy był przedsiębiorstwem państwowym, były pracownik powinien zwrócić się o wydanie dokumentacji płacowej do następcy prawnego, tj. utworzonej w wyniku przekształcenia spółki skarbu państwa, spółki prawa cywilnego lub handlowego, które powstały po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa. Powinny one przejąć, wraz z majątkiem, również dokumentację osobową i płacową zatrudnionych.
Spółki prawa cywilnego i handlowego
Likwidowane spółki prawa cywilnego i handlowego mają obowiązek zabezpieczyć we własnym zakresie dokumentację pracowniczą. Niektóre z nich przekazują ją firmom zajmującym się odpłatnym przechowalnictwem dokumentacji pracowniczej na zasadzie prowadzenia działalności gospodarczej w tym zakresie.
Do zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej zobowiązany jest likwidator spółki. Informacji o tym, kto nim był należy szukać we właściwych terytorialnie rejestrach sądowych. W przypadku zaś firm prywatnych, informację o byłym właścicielu powinny zawierać rejestry właściwych terytorialnie sądów gospodarczych lub właściwych wydziałów organów administracji państwowej.
Pomoc ZUS
Gdy pracodawca przed 1999 r. zatrudniał do 20 osób, ZUS może potwierdzić okresy podlegania ubezpieczeniu, okresy opłacania składek na ubezpieczenie społeczne oraz wysokość podstawy wymiaru składek na to ubezpieczenie na podstawie własnej dokumentacji.
Ponadto warto skorzystać z bazy zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy opracowanej przez ZUS na podstawie informacji z urzędów wojewódzkich, ministerstw, urzędów centralnych i archiwów państwowych. Jest ona dostępna do wglądu w każdym oddziale, jak również na stronie internetowej ZUS. Zawiera alfabetyczny spis takich miejsc oraz informację obecnego miejsca przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej byłych pracowników.
Ogólnopolskie archiwum
Od 1 lipca 2004 r. istnieje Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku pod Warszawą (ul. Stefana Okrzei 1, skr. poczt. 164). Mogą się do niego zgłaszać byli pracownicy zlikwidowanych firm i instytucji poszukujący dokumentów do celów emerytalnych i rentowych. Archiwum to administruje ogólnopolską internetową bazą danych o miejscach przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej.
Pytania o przechowywany zasób można kierować osobiście, listownie, faksem, telefonicznie oraz e-mailem. Na stronie internetowej archiwum znajduje się formularz zgłoszeniowy, zawierający informacje, jakie dane są konieczne do rozpoczęcia poszukiwań. Należy w nim podać m.in. pełną nazwę zakładu pracy z adresem z okresu zatrudnienia oraz ewentualnie informację o jej posiadaniu, czy o późniejszych przekształceniach własnościowych. Więcej informacji na temat archiwum można znaleźć na stronie internetowej www.milanowek.ap.gov.pl.
Pośrednie informacje
Jeśli dokumentacja płacowa nie istnieje lub uległa zniszczeniu, zaświadczenie Rp-7 można wydać na podstawie danych zawartych w aktach osobowych pracownika, np. umowy o pracę, pisma o powołaniu, mianowaniu oraz w innych pismach, określających wynagrodzenie danego pracownika.
W takiej jednak sytuacji zakład może uwzględnić w zaświadczeniu tylko te składniki wynagrodzenia, które przysługiwały bezwarunkowo w czasie trwania zatrudnienia jako stałe elementy płacy w określonej wysokości (np. wynagrodzenie zasadnicze, stałe dodatki określone kwotowo itp.).
Inne składniki wynagrodzenia, np. premie, nagrody czy dodatki, można uwzględnić tylko wówczas, gdy zachowana dokumentacja nie pozostawia wątpliwości, że zostały faktycznie wypłacone w określonej wysokości i że została od nich odprowadzona składka na ubezpieczenie społeczne. Gdy nie ma pewności co do wypłaty, wysokości, czy faktu opłacenia składki, taki element płacy trzeba pominąć.
W konsekwencji zaświadczenie może wskazywać na niższą wysokość wynagrodzenia niż otrzymana w rzeczywistości. A wówczas zainteresowany otrzyma niższe świadczenie emerytalno-rentowe.
Poświadczenie członkostwa lub służby
Dokumentacji pracowniczej po zlikwidowanej spółdzielni jej likwidator musi przekazać związkowi rewizyjnemu, w którym była zrzeszona. W razie braku takiego związku, powinno je otrzymać
Archiwum Krajowej Rady Spółdzielczej (ul. Jasna 1, Warszawa). Z kolei dokumentację osobową i płacową pracowników byłych państwowych przedsiębiorstw gospodarki rolnej, w tym pracowników PGR–ów przejęła i przechowuje Agencja Nieruchomości Rolnych.
Pisemne wnioski o wydanie potrzebnych zaświadczeń należy kierować bezpośrednio do jej oddziałów terenowych. Natomiast osoby, które posiadają okresy czynnej służby w wojsku lub zastępczej służby wojskowej, mogą udowodnić okres jej pełnienia wpisem w książeczce wojskowej. Mogą też wystąpić o potwierdzenie okresu służby do Wojskowej Komendy Uzupełnień (dawniej WKR).
