Coraz częściej zakłady pracy przypominają bastiony. Dostępu do nich bronią zamykane drzwi otwierane za pomocą kodu przypisanego każdemu pracownikowi lub specjalne karty elektroniczne.
Nie tylko odblokowują one wejście do pomieszczeń na różnych piętrach, poziomach czy przejściach, ale umożliwiają też uruchomienie drukarki, kserokopiarki czy faksu. Pozwalają również wjechać do garażu czy zaktywować stacjonarny telefon na biurku.
Cena techniki
Niewinne z pozoru urządzenie mające zapewnić ochronę mienia firmy może jednak obrócić się przeciwko zatrudnionym
.
Niewykluczone też, że uderzy w samego pracodawcę, jeśli zechce je wykorzystać jako rejestrator czasu pracy personelu.
Podobny obosieczny miecz to wszelkie loginy komputerowe czy telefoniczne.
Przekonał się o tym pewien bank, w którym inspektor pracy nakazał zapłacić podwładnym za nadgodziny, biorąc za podstawę czasu pracy moment logowania i wylogowania personelu z systemu informatycznego. Pracownicy robili to tuż po przyjściu do banku, niekiedy na pół godziny przed otwarciem placówki dla klientów, co inspektor uznał za start pracy (a więc nadgodziny), a czas wylogowania przypadał także po załatwieniu ostatnich interesantów.
Bank zapłacił, choć pracownicy zgodnie oświadczyli, że żadnych nadgodzin nie było, a logowanie zaraz po pojawieniu się przy biurku było standardem. To cena elektroniki, o której wiele firm przekonuje się dopiero przed sądem.
Ruch kontrolowany
Czy jednak szef może użyć karty wstępu do zakładu jako rejestratora czasu pracy podwładnego, choć w żadnych dokumentach czy przepisach wewnętrznych tego nie zastrzegł? Czy wolno mu wykorzystać taki argument przy rozstaniu z zatrudnionym, również w formie dyscyplinarnej?
Eksperci przyznają, że to powszechnie spotykany sposób kontroli ruchu pracowników, a także ochrony terenu zakładu. Nie powinna to być jednak metoda kontrolowania czasu pracy, a jedynie mierzenia godzin obecności w niej. A to dwa odrębne pojęcia. Niezrozumienie pracodawców bierze się właśnie z ich utożsamiania. Tym bardziej jest to błędne, gdy wymóg posługiwania się kartą przez podwładnych nie został nigdzie sprecyzowany, a niekiedy pracownik wchodzi np. na cudzą kartę lub kto inny otwiera drzwi, bo rano przed wejściem do firmy spotyka się kilku kolegów.
Grzegorz Orłowski, radca prawny w spółce z o.o. Orłowski, Patulski, Walczak, daje przykład sieci handlowej, w której przed dziesięcioma laty wprowadzono takie karty i zapisano w regulaminie, że rejestruje się na nich czas pracy. Spowodowało to potężne kłopoty, bo ludzie na ogół wcześniej przychodzili do pracy (w zależności od komunikacji czy przyzwyczajeń), i inspektor pracy wydał nakaz, aby w związku z tym zapłacić za nadgodziny za cały czas zarejestrowanej obecności.
Pracodawca odmówił i przed sądem wygrał. Sieć zmieniła jednak regulamin i zapisała w nim, że jest to system potwierdzania obecności w firmie, a nie pomiaru rzeczywistego czasu pracy. – Jeżeli przychodzimy do pracy np. 15 minut przed jej rozpoczęciem i wychodzimy 15 minut po jej zakończeniu, to jeszcze nie oznacza, że były nadgodziny – wskazuje Grzegorz Orłowski.
To tylko pomoc
Jeżeli pracodawca zatrudnia 20 osób, ma obowiązek wydać regulamin pracy. W nim wskazuje przyjęty w firmie sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w niej (art. 104
1
§ 1 pkt 9
). Może to być np. podpisywanie listy obecności czy odbijanie karty zegarowej.
W mniejszych firmach potrzebne są inne formy uprzedzenia o dokumentowaniu swojej obecności.
Komentuje Tomasz Poznański, adwokat, współpracuje z Legal & Strategic Support Team lsst
.
pl:
Pracodawca musi poinformować pracownika o przyjętym w zakładzie sposobie potwierdzania przybycia i obecności w pracy.
Informacja ta powinna znaleźć się w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy. Jeśli w firmie nie ma takich przepisów wewnętrznych, szef powiadamia o tym w dowolny sposób, ale z zachowaniem formy pisemnej wskazanej w art. 29 § 3 k.p.
Niedopełnienie obowiązku zapoznania pracownika z tą informacją skutkuje tym, że nie będzie go można zwolnić (nawet w zwykłym trybie, nie wspominając już o dyscyplinarce) tylko z tego powodu, że z rejestru elektronicznego wynika, że w danym dniu był w pracy zaledwie godzinę. Innymi słowy w takiej sytuacji w postępowaniu sądowym zapis z czytników kart wstępu łatwo zakwestionować jako dowód czasu pracy podwładnego. Nie wyklucza to jednak ustalenia rzeczywistych godzin aktywności na innej podstawie, choćby zeznań świadków.
Komentuje Patrycja Zawirska, prawniczka z kancelarii Raczkowski i Wspólnicy
Każdy pracodawca ma obowiązek wprowadzenia systemu potwierdzania przybycia i obecności w pracy. Może to zrobić, udostępniając np. pracownikom karty wstępu. Wymaga to jednak zawarcia odpowiednich postanowień w regulaminie pracy lub w indywidualnej informacji o warunkach zatrudnienia, jeżeli szef nie jest zobowiązany do wydania regulaminu. Zalecane byłoby też zastrzeżenie, że zatrudnieni nie mogą używać cudzych kart.
Co istotne jednak, rejestr z użycia kart wstępu nie może zastąpić ewidencji czasu pracy. Ta ostatnia wskazuje na czas przepracowany, a nie tylko spędzony w biurze. Powinna zawierać informacje m.in. o pracy w porze nocnej, zwolnieniach od pracy oraz wskazywać, czy nieobecność była usprawiedliwiona.
Rejestr wejść i wyjść sporządzony z odczytów karty wstępu nie spełnia tych wymogów. Może jednak pełnić funkcję pomocniczą i służyć jako dowód w sporze np. o nadgodziny czy dotyczącym zwolnienia z powodu samowolnego opuszczania przez podwładnego miejsca pracy.
Ale to nie to samo co rejestrowanie czasu pracy. Zapisy w systemie komputerowym czy na czytnikach elektronicznych mogą pomóc przy ewidencjonowaniu czasu pracy, ale nie mogą go zastąpić. Grzegorz Orłowski uważa jednak, że ich wykorzystanie do takiego celu bez przewidzenia tego w regulaminie pracy nie narusza przepisów. Takich, z których można by wywodzić (choćby pośrednio) zakaz wykorzystywania zapisów w systemach informatycznych do ustalania rzeczywistego czasu pracy, po prostu nie ma.
Jak podkreśla Grzegorz Orłowski, pracodawca ma obowiązek prowadzić rzetelną ewidencję czasu pracy, a jakie narzędzia będzie do tego wykorzystywał, to jego swobodny wybór. Jeżeli stosowane przez niego sposoby ustalania rzeczywistych godzin aktywności zawodowej nie naruszają praw pracowniczych (np. prawa do prywatności), to wszystko jest w porządku.
Czytaj też artykuły:
Zobacz więcej w serwisie:
»
»
»
