Pracownica wypełniła kwestionariusz, z którego wynika, że pracowała w kilku firmach. Jednak mimo wielokrotnych przypomnień nie dostarczyła świadectw pracy. Jak powinnam ją potraktować w przypadku wypłacenia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy (zatrudnienie w okresie styczeń – maj 2011)?
– pyta czytelniczka.
W tym wypadku firma powinna ustalić należny urlop wypoczynkowy na podstawie dokumentów, które posiada. A gdy pracownica nie wykorzysta go w naturze przed rozwiązaniem stosunku pracy, wypłacić odpowiedni ekwiwalent.
Muszą być dowody
Zgodnie z art. 22
1
§ 1 i 3
i przepisami wykonawczymi pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących przebieg dotychczasowego zatrudnienia oraz ich udokumentowania. Kandydat udostępnia je w formie oświadczenia.
Ponadto musi, jeżeli żąda tego pracodawca, potwierdzić w formie dokumentu informacje dotyczące poprzedniego zatrudnienia w roku kalendarzowym, w którym ubiega się o pracę, podane przez siebie i zawarte w kwestionariuszu osobowym, mające wpływ na wymiar urlopu wypoczynkowego.
Takim dokumentem jest w szczególności świadectwo pracy. Pracodawca wydaje je pracownikowi niezwłocznie po rozwiązaniu stosunku pracy, tj. w dniu, w którym następuje jego rozwiązanie lub wygaśnięcie. Jeżeli byłoby to niemożliwe, nie później niż w ciągu siedmiu dni od dnia ustania stosunku pracy, przesyła je podwładnemu lub osobie przez niego upoważnionej na piśmie, za pośrednictwem poczty albo doręcza go w inny sposób.
Pracownica z pytania, mimo wezwania, nie okazała świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy, które były pracodawcy niezbędne do prawidłowego ustalenia wymiaru urlopu wypoczynkowego. Zatem albo ich nie otrzymała, albo nie chce przedstawić.
Zakładam, że to drugie. Takie zachowanie uzasadniałoby przypuszczenie, że pracownica usiłuje zataić fakty przed pracodawcą i uzasadnia jego wątpliwości co do oświadczenia o poprzednim zatrudnieniu, zawarte w kwestionariuszu osobowym.
Zapisy w informacji
W myśl art. 29 § 3 pkt 3 k.p. pracodawca informuje pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu siedmiu dni od dnia zawarcia umowy o pracę, o wymiarze przysługującego urlopu wypoczynkowego. W sprawie z pytania ważne jest, co w tym zakresie znalazło się w informacji.
Czy pracodawca wpisał tam konkretną liczbę dni urlopu, czy jedynie wskazał odpowiednie przepisy prawa pracy? Jeżeli wybrał tę pierwszą opcję, to urlop wypoczynkowy, jakiego udziela pracownicy, lub ekwiwalent należny po rozwiązaniu stosunku pracy powinien być zgodny z zapisami.
Jest oczywiste, że informacja ta powinna być sprawdzona. Mając na uwadze treść art. 22
1
§ 3 k.p., jest wskazane, żeby opierała się na dokumentach znajdujących się w posiadaniu pracodawcy.
Gdy pracodawca miał wątpliwości co do wymiaru urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownicy w danym roku, to powinien w informacji zawrzeć dane, co do których ma pewność.
Do wskazania przysługującego pracownikowi wymiaru urlopu pracodawca potrzebuje danych, na podstawie których może to uczynić. W tym celu ma prawo zażądać od pracownika zwłaszcza świadectw pracy zgodnie z art. 22
1
§ 3 k.p., informując o skutkach nieprzedłożenia tych dokumentów, czyli nieudokumentowaniu przebiegu i okresów zatrudnienia.
Ale uwaga! Okres zatrudnienia może wynikać także z innych dokumentów dobrowolnie okazanych przez pracownika, np. umowy o pracę i oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę, dokumentów potwierdzających okres płacenia składek do ZUS.
Nie sposób uznać, że informacja o wymiarze urlopu udzielona przez pracodawcę według art. 29 § 3 k.p. samodzielnie kreuje wymiar urlopu pracownika. Jest to bowiem – jak wynika z art. 29 § 3 k.p. – tylko informacja. Prawo zatrudnionego do urlopu wypoczynkowego powstaje na zasadach ściśle określonych w przepisach prawa pracy.
Zatem omyłkowe wskazanie wymiaru wypoczynku w tym dokumencie nie powinno powodować ani zwiększenia, ani zmniejszenia tego wymiaru. Jeżeli więc później okazałoby się, że rzeczywisty wymiar jest inny niż wskazany w pierwszej informacji, należy pracownikowi udzielić urlopu wypoczynkowego w prawidłowym wymiarze lub wypłacić mu adekwatny ekwiwalent.
Przełożony nie odpowiada za bierność podwładnego
Pracownica z pytania była zatrudniona od 1 stycznia 2011. Nie wchodzi zatem w grę ustalenie, jaką część urlopu wypoczynkowego należnego za 2011 r. wykorzystała w poprzedniej firmie. Tu trzeba określić, ile wypoczynku należy się jej za 2011 r., 20 czy 26 dni.
Ale jak to zrobić, jeśli nie ma dokumentów potwierdzających przebieg zatrudnienia, bo pracownik celowo odmawia ich przedstawienia. Jeżeli umyślnie naruszył art. 22
1
§ 3 k.p., trudno winić aktualnego szefa, że nie jest w stanie ustalić rzeczywistego wymiaru urlopu wypoczynkowego.
W takiej sytuacji należałoby uznać, że pracodawca powinien udzielić urlopu wypoczynkowego pracownikowi na zasadach określonych w przepisach kodeksu pracy (lub szczególnych przepisach prawa pracy, jeżeli mają do tego pracownika zastosowanie) w wymiarze ustalonym na podstawie posiadanych wiarygodnych dowodów.
Gdy pracownik uzna, że wyliczenie nie było prawidłowe i następnie złoży świadectwo pracy dowodzące wyższego wymiaru urlopu (a co za tym idzie wyższego ekwiwalentu), pracodawca powinien uzupełnić kwotę ekwiwalentu.
Autor jest radcą prawnym w Kancelarii KPMG D. Dobkowski
Czytaj też:
Zobacz więcej:
» Kadry i płace » Urlopy » Urlop wypoczynkowy » Obliczamy wymiar urlopu
» Kadry i płace » Umowy i dokumenty » Dokumentacja pracownicza » Świadectwo pracy
