Świadectwo pracy należy wydać każdemu pracownikowi, który przestaje pracować w danej firmie. Jest to jeden z ważniejszych obowiązków pracodawcy. [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=B5E347C50E4D2860978BAD3D891C7A48?n=1&id=76037&wid=337521]Kodeks pracy[/link] nie daje w tej sprawie żadnego wyboru i nie uzależnia sporządzenia tego dokumentu od spełnienia przez pracownika jakichkolwiek warunków. Jedyną okolicznością jest fakt rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Świadectwo pracy musi być wtedy wydane niezwłocznie i nie może być to uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą. Należy je zatem wydać w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy.

Takiego obowiązku nie ma w przypadku, gdy pracodawca nawiązuje z tą samą osobą kolejną umowę o pracę bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej. Według stanowiska Państwowej Inspekcji Pracy pojęcie bezpośrednio oznacza, że pomiędzy poprzednim i nowym stosunkiem pracy nie ma żadnej przerwy lub występuje przerwa obejmująca jedynie dni wolne od pracy, to jest niedziele, święta czy dni wolne wynikające z harmonogramu zakładowego.

W każdym razie w takim przypadku kodeks nie wymaga wydania świadectwa pracy, chyba że pracownik tego zażąda. Pracownik powinien takie żądanie zgłosić najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy.

[srodtytul]Nie tylko z zawodowej kariery[/srodtytul]

W świadectwie pracy przedstawia się dane, które nie tylko mają znaczenie dla pracownika, ale także dla przedsiębiorstw, w których zostanie on zatrudniony w przyszłości. [b]Dokument ten nie tylko pokazuje, co dana osoba robiła w określonej firmie i jak wyglądała np. ścieżka jej awansu, ale przede wszystkim zawiera wiele istotnych informacji praktycznych pozwalających nowemu pracodawcy odpowiednio wywiązywać się z obowiązków, jakie ma wobec nowego pracownika.[/b]

W świadectwie pracy podaje się bowiem dane niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych (jak np. o wykorzystanym wcześniej urlopie) i szczególnie ważnych dla pracownika uprawnień z ubezpieczenia społecznego (np. o okresach nieskładkowych), a ponadto informację, czy np. wynagrodzenie nie podlega zajęciu przez komornika.

[srodtytul]Błąd do naprawienia[/srodtytul]

Nic dziwnego, że wydanie świadectwa pracy jest bezwzględnym obowiązkiem pracodawcy, tak jak zawarcie w nim wymaganych przepisami informacji zgodnych z faktami. Błąd musi być naprawiony. Pracownik ma siedem dni od otrzymania świadectwa pracy na złożenie wniosku do pracodawcy o jego sprostowanie.

Jeśli pracodawca tego nie uwzględni, pracownik może w ciągu siedmiu dni od zawiadomienia go o odmowie spełnienia takiego wniosku (musi być sformułowane na piśmie) wystąpić do sądu pracy z żądaniem sprostowania świadectwa pracy. Jeśli sąd uzna takie powództwo, pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi niezwłocznie nowe świadectwo pracy, nie później jednak niż w ciągu trzech dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu w tej sprawie.

Warto przy tym zwrócić uwagę, że nawet zamknięcie drogi do dochodzenia sprostowania świadectwa pracy ze względu na upływ wspomnianych terminów nie uniemożliwia korekty zawartych w nim stwierdzeń, w tym dotyczących okresów zatrudnienia i innych faktów istotnych np. dla ustalenia kapitału początkowego. [b]Stwierdził tak Sąd Najwyższy w wyroku z 16 lipca 2009 r. (II PK 1/09, niepublikowany)[/b].

Z uzasadnienia orzeczenia SN wynika, że dowód przeciwko stwierdzeniom zawartym w świadectwie pracy jako dokumencie, w ramach postępowania o konkretne roszczenie, może być przeprowadzony w każdym czasie, także po upływie terminów określonych w [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=B5E347C50E4D2860978BAD3D891C7A48?n=1&id=76037&wid=337521]kodeksie pracy[/link].

Trzeba też pamiętać, że za sporządzenie złego świadectwa pracodawca może ponieść konsekwencje finansowe. Pracownikowi przysługuje bowiem roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej wskutek wydania niewłaściwego dokumentu. Takie prawo ma też w przypadku szkody powstałej w wyniku jego nieterminowego wydania.

Odszkodowanie wynosi tyle, ile wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż sześć tygodni. Orzeczenie o odszkodowaniu wydaje sąd pracy. Jeśli takie zapadnie w związku z wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy, stanowi ono zarazem podstawę do zmiany tego dokumentu.

[srodtytul]W razie zgubienia, zniszczenia, kradzieży[/srodtytul]

Pracownik otrzymuje oryginał świadectwa pracy, a jego kopia musi pozostać w aktach osobowych zakładu pracy. Chociaż przepisy prawa pracy nie mówią tego wprost, przyjmuje się, że [b]akta osobowe danego pracownika powinny być przechowywane przez pracodawcę przez 50 lat. Dzięki temu pracownikowi łatwiej jest odtworzyć świadectwo pracy[/b], jeśli w losowych przypadkach utraci jego oryginał. Ma prawo zwrócić się o to do pracodawcy.

Według przepisów w uzasadnionych przypadkach pracodawca sporządza odpis tego świadectwa pracownikowi albo osobie, która ma uprawnienia do otrzymania takiego dokumentu. Zasadą jest, że świadectwa pracy są wydawane bezpośrednio pracownikom albo osobom przez nich upoważnionym (na piśmie).

W przypadku gdy stosunek pracy wygaśnie z powodu śmierci pracownika, świadectwo pracy powinno być włączone do akt osobowych zmarłego. Z wnioskiem o wydanie świadectwa pracy może wystąpić członek rodziny zmarłego pracownika, a także inna osoba będąca jego spadkobiercą.

[ramka][b]Przykład[/b]

Przypadki uzasadniające wydanie odpisu świadectwa pracy nie zostały określone. Pracodawca sam musi ocenić argumenty wnioskującego o sporządzenie odpisu.

Ogólnie rzecz biorąc, można przyjąć, że uzasadniają je zdarzenia losowe, czyli kradzież dokumentów, zgubienie ich, zniszczenie (nawet przez własną nieuwagę), utrata na skutek pożaru, zalania mieszkania przez sąsiadów czy powodzi. [/ramka]

[srodtytul]Nie wystarczy kserokopia z pieczątką[/srodtytul]

W żadnym z przepisów prawa pracy nie znajdziemy też szczegółowych wyjaśnień co do tego, jak powinien wyglądać odpis świadectwa pracy. Wystarczyć powinno stwierdzenie, że pracodawca wydaje odpis. [b]Cechą charakterystyczną odpisu jest to, że ma tę samą treść co pierwotna wersja dokumentu – w tym przypadku powinien wyglądać tak samo jak oryginalne świadectwo pracy. Nie może to być jednak kserokopia, nawet jeżeli znajdzie się na niej poświadczenie zgodności z pierwotnie wydanym świadectwem[/b].

Dokument powinien być stworzony tak jak oryginalny, należy w nim zawrzeć wszystkie informacje, które były umieszczone w oryginale (łącznie z dodatkowymi, które znalazły się w nim na prośbę pracownika), i powinna na nim widnieć data wydania pracownikowi świadectwa, a nie sporządzenia odpisu. I wreszcie tak powstały dokument pracodawca powinien opatrzyć adnotacją (pieczątką): odpis.

Może się zdarzyć, że pracownik wystąpi do tego samego pracodawcy po raz kolejny o wydanie odpisu świadectwa pracy. Jeśli pracodawca uzna, że sytuacja tego wymaga, nie powinien odmówić sporządzenia nowego odpisu. Żaden przepis tego nie zakazuje, wydawanie odpisów świadectw pracy temu samemu pracownikowi nie jest limitowane. Ważne są powody, dla których o to się zwraca.

[ramka][b]Ważne[/b]

Ustawodawca celowo nie sprecyzował katalogu przypadków, które mogą stanowić podstawę ubiegania się o odpis świadectwa pracy.

Jest to tak ważny dla pracownika dokument, a okoliczności, w których można go utracić, może być tak wiele i tak różnorodnych, że każda ich lista będzie niedoskonała i przede wszystkim ograniczy prawo do odtworzenia świadectwa pracy, które pracownik powinien posiadać w domowym archiwum.[/ramka]

[ramka][b]Co powinno zawierać świadectwo pracy[/b]

Powinno ono zawierać m.in. informacje dotyczące:

- okresu, rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk,

- trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy,

- wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy,

- podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy,

- urlopu wypoczynkowego wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, a także innych urlopów,

- należności niezaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania stosunku pracy z powodu braku środków finansowych,

- okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,

- okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,

- okresów nieskładkowych (objętych okresem, którego dotyczy świadectwo pracy) uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty,

- danych, które są zamieszczane na żądanie pracownika.[/ramka]