Taką książkę ma mieć każda firma, nawet wtedy, gdy nie spodziewa się wizyty inspektora. Art. 81. ust 1. ustawy o swobodzie działalności gospodarczej mówi wyraźnie, że przedsiębiorca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie książkę kontroli. Musi też przechowywać upoważnienia i protokoły przeprowadzanych u niego kontroli. Nie ma przy tym określonego terminu, jak długo należy trzymać książkę i inne dokumenty pokontrolne. Należy więc uznać, że robi się to bezterminowo.

[b]Okazanie książki inspektorowi jest obowiązkowe. Kontrolowany powinien ją udostępnić inspektorom, jeśli tylko jej zażądają.[/b]

Wymóg posiadania takiej kompletnej książki może też się stać ważnym orężem w walce o prawa przedsiębiorców. W ten sposób mogą wykazać, że zastosowali się do zaleceń pokontrolnych albo że czas trwania danej kontroli w firmie powinien się skończyć, ponieważ inspekcja wykorzystała już swój limit na sprawdzanie ich działalności.

[srodtytul]Na trzy sposoby[/srodtytul]

Z ustawy wynika, że książkę można prowadzić w trzech różnych formach, choć szczegóły nie są dokładnie określone.

Można tak jak dotychczas prowadzić ją choćby w zeszycie – zwykłym lub w specjalnie do tego celu dostosowanym. Może też mieć formę zbioru dokumentów. To znaczy, że np. w biurowej teczce albo segregatorze zbiera się i porządkuje kolejno otrzymywane dokumenty, a także – jak należy rozumieć – sporządzone przez siebie, dotyczące np. wykonania zaleceń pokontrolnych.

Zgodnie z nowymi przepisami książka kontroli może również mieć formę elektroniczną. Ustawa nie narzuca przy tym żadnego systemu, w którym powinna być prowadzona taka książka. Decyzja o jego wyborze należy do przedsiębiorcy. W Internecie pojawiły się już wzory takich wirtualnych dokumentów. Przepisy milczą na temat konieczności opatrywania ich bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Ale uwaga! Zgodnie z wyjaśnieniami resortu gospodarki taką [b]książkę można prowadzić nie zamiast, ale obok książki prowadzonej w formie papierowej.[/b] Na dodatek to przedsiębiorca, a nie inspektor dokonuje w niej wpisów i ich aktualizacji. Dane tam zawarte mają mieć potwierdzenie w dokumentach przechowywanych przez przedsiębiorcę.

[srodtytul]Gdy wchodzi kontroler[/srodtytul]

W takiej sytuacji przedsiębiorca ma obowiązek niezwłocznego okazania książki. Nie zawsze jest to jednak możliwe, choćby w sytuacji, gdy firma ma klika sklepów rozrzuconych w różnych miejscach w kraju (książkę przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać w swojej siedzibie). Prawdopodobnie m.in. dlatego ustawa dopuszcza również okazanie kopii odpowiednich fragmentów książki lub wydruki z systemu informatycznego poświadczone przez przedsiębiorcę za zgodność z wpisem w książce kontroli.

W sytuacji gdy książka jest udostępniana innemu organowi kontroli, przedsiębiorca nie musi jej natychmiast okazywać następnemu kontrolerowi. Ma obowiązek to zrobić dopiero w ciągu trzech dni roboczych od dnia zwrotu tej książki przez mających go wcześniej inspektorów. Powinno to jednak zdarzać się wyjątkowo, ponieważ ustawa o swobodzie zakłada generalnie prowadzenie w tym samym czasie tylko jednej kontroli w firmie.

[srodtytul]Kto dokonuje wpisów[/srodtytul]

Większość wpisów w książkę dokonują kontrolujący, [b]jednak czasem przedsiębiorca też musi to zrobić.[/b] Inspektor wpisuje poza oznaczeniem organu kontroli upoważnienia do niej, również jej zakres przedmiotowy oraz daty podjęcia i zakończenia kontroli. Wpisuje też zalecenia pokontrolne oraz określenie zastosowanych środków pokontrolnych.

Te elementy inspektor umieszczał w książce także przed zmianą ustawy. Teraz przybyło mu obowiązków, wpisuje bowiem jeszcze:

- uzasadnienie braku zawiadomienia przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli, jeśli do takiej doszło;

- uzasadnienie wszczęcia kontroli dokonywanej po okazaniu legitymacji służbowej na podstawie przepisów szczególnych; może ona dotyczyć jedynie tych sytuacji, gdy czynności kontrolne są niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia, a także gdy przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego;

- uzasadnienie zastosowanych przez kontrolera wyjątków dotyczących niezawiadamiania o zamiarze wszczęcia kontroli, obecności przedsiębiorcy lub osoby upoważnionej przy czynnościach kontrolnych, prowadzeniu kilku kontroli naraz u jednego przedsiębiorcy, a także o ograniczeniu jej czasu;

- uzasadnienie przedłużenia kontroli z przyczyn niezależnych od organu, a także uzasadnienie przedłużenia kontroli, gdy w toku kontroli ujawniono zaniżenie zobowiązania podatkowego lub zawyżenie straty przekraczające równowartość 10 proc. kwoty zadeklarowanego zobowiązania podatkowego lub straty albo ujawnienie faktu niezłożenia deklaracji pomimo takiego obowiązku;

- uzasadnienie czasu trwania przerwy niezbędnej do przeprowadzenia badań próbek (produktu lub kontrolnej), jeżeli jedyną czynnością kontrolną po otrzymaniu wyniku badania próbki będzie sporządzenie protokołu kontroli.

Z kolei [b]przedsiębiorca wpisuje informację o wykonaniu zaleceń pokontrolnych oraz o uchyleniu zaleceń pokontrolnych przez organ kontroli, [/b]jego zwierzchnika albo sąd administracyjny.

[ramka][b]Jakie są zalecenia resortu [/b]

Obowiązek prowadzenia i przechowywania książki kontroli – w wersji papierowej – wynika z art. 81 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Przedsiębiorca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie książkę kontroli oraz upoważnienia i protokoły kontroli, a także udostępniać je na żądanie organu kontroli.

W opinii Departamentu Regulacji Gospodarczych literalne brzmienie art. 81 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej wyraźnie wskazuje na papierową formę takiej książki. Co więcej, wpisy do książki (prowadzonej w wersji papierowej) dokonywane są wyłącznie przez organ kontroli.

Możliwość prowadzenia książki kontroli także w formie elektronicznej, tj. obok wersji papierowej, a nie zamiast niej, została wprowadzona nowelizacją ustawy z 19 grudnia 2008 r.

Na podstawie art. 81 ust. 1a ustawy przedsiębiorca, który oprócz książki kontroli prowadzonej w wersji papierowej będzie prowadził także książkę w formie elektronicznej, sam dokonuje wpisów do książki w formie elektronicznej oraz aktualizuje dane w niej zawarte. Dane zawarte w elektronicznej książce kontroli powinny znajdować swoje potwierdzenie w dokumentach przechowywanych przez przedsiębiorcę, tj. w książce kontroli prowadzonej w wersji papierowej.

Ustawodawca nie wskazuje – nie narzuca przedsiębiorcy – systemu informatycznego, w jakim może być prowadzona elektroniczna książka kontroli. Decyzja w tym zakresie należy wyłącznie do przedsiębiorcy – czytamy w stanowisku Ministerstwa Gospodarki w sprawie elektronicznej książki kontroli.[/ramka]

[i]masz pytanie, wyślij e-mail do autorki [mail=z.jozwiak@rp.pl]z.jozwiak@rp.pl[/mail][/i]