Sprawdź, jak prawidłowo zawrzeć umowę na zastępstwo

Umowę na zastępstwo można bowiem zawrzeć na czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika, np. urlopu wypoczynkowego, macierzyńskiego, wychowawczego, bezpłatnego czy choroby. Dziś podpowiadamy, jak sporządzić ją prawidłowo.

[srodtytul]1 Wpisz tytuł [/srodtytul]

Umowę na zastępstwo należy sporządzić precyzyjnie. Można skorzystać ze wzoru umowy na czas określony, ale trzeba pamiętać, aby dostosować go do wymagań umowy na zastępstwo.

Należy ją zatytułować właśnie „umowa o pracę na zastępstwo” albo np. „umowa o pracę w zastępstwie”.

Ważne, aby już z samej nazwy umowy wynikało, że zawierana jest ona z osobą zatrudnianą tylko na czas nieobecności innego pracownika.

[srodtytul]2 Wskaż zastępowanego[/srodtytul]

Dokument ten musi też jasno określać, kogo osoba zatrudniana będzie zastępować. W tym celu należy w niej wskazać imię i nazwisko zastępowanej osoby.

Można zatem wskazać, że np. nowy pracownik Mieczysław Wólka zobowiązuje się do zastępowania w pracy Adama Kwiatkowskiego przebywającego na rocznym urlopie dla poratowania zdrowia albo że np. umowa zawierana jest na czas urlopu wychowawczego Teresy Ozimek.

Trzeba też określić stanowisko lub funkcję zastępowanego w taki sposób, aby na podstawie opisu można było precyzyjnie ustalić o kogo chodzi. Tak np. pracownik zobowiązuje się do zastępstwa na stanowisku starszego specjalisty do spraw sprzedaży.

[srodtytul]3 Określ termin rozwiązania[/srodtytul]

Warto też w umowie ustalić termin zakończenia umowy. Nie jest to konieczne, ale choćby ze względu na ustalenie wymiaru urlopu dla zastępcy można się pokusić o sprecyzowanie tej kwestii. W tym celu można:

- podać dokładną datę, do której ma trwać umowa, wskazując np., że ostatnim dniem pracy Mieczysława Wólki będzie ostatni dzień urlopu macierzyńskiego zastępowanej pracownicy albo

- odwołać się do przyczyny zawarcia umowy na zastępstwo. W tym przypadku wystarczy zapisać, że umowa z Mieczysławem Wólką jest zawierana np. na czas urlopu wychowawczego Teresy Ozimek lub

- posłużyć się ogólnym sformułowaniem, że np. umowa zawierana jest na czas usprawiedliwionej nieobecności Adama Kwiatkowskiego.

Jeśli pracodawca wybierze ostatni sposób, to dzięki takiemu zapisowi umowa o pracę na zastępstwo się rozwiąże, nawet gdy zastępowany pracownik wróci do pracy wcześniej, niż początkowo sygnalizował.

Ponadto gdy usprawiedliwiona nieobecność podwładnego się przedłuży, bo np. zastępowana osoba zdecyduje się na skorzystanie z urlopu wychowawczego bezpośrednio po macierzyńskim, pracodawca nie będzie musiał zawierać kolejnej umowy z zastępcą lub jej przedłużać.

Niekiedy umowę zawiera się „do czasu powrotu zastępowanego do pracy”. Jednak ten sposób określenia czasu trwania umowy może powodować wątpliwości co do rozwiązania umowy na zastępstwo, gdy zastępowany nie wróci do pracy, np. w razie śmierci czy rozwiązania umowy.

[srodtytul]4 Ustal wynagrodzenie[/srodtytul]

W umowie o pracę na zastępstwo należy również ustalić: wynagrodzenie, czas i miejsce pracy. Nie muszą być one takie same jak w przypadku zastępowanego pracownika. Powinny być jednak podobne, ponieważ zastępca jest angażowany za określoną osobę na jej stanowisko.

Wynagrodzenie zastępcy też nie musi być takie samo jak pensja zastępowanego. Jednak ustalając jego wysokość, należy pamiętać m.in. o zasadzie niedyskryminacji w zatrudnieniu.

Wynagrodzenie powinno zatem odpowiadać rodzajowi pracy. Jeżeli w danej firmie obowiązuje regulamin wynagradzania czy układ zbiorowy pracy określający zasady płacowe, wówczas pensja zastępcy nie może być niższa od najniższego wynagrodzenia przypisanego do stanowiska, które ma zająć.

Warto przy tym pamiętać, że zastępca nie może się powoływać na dyskryminację, jeśli jego szef nie przyzna mu bonusów, jakie otrzymywał zastępowany pracownik. Oznacza to, że jeśli zastępowanemu przysługiwał samochód służbowy czy dodatkowy pakiet medyczny, nie jest to równoznaczne z przyznaniem takich świadczeń zastępcy. To zależy wyłącznie od decyzji szefa.

Dyskryminacją jednak będzie sytuacja, w której pracodawca będzie uporczywie odmawiał zastępcy dostępu do szkoleń czy awansu z uwagi na rodzaj zawartej z nim umowy o pracę.

[srodtytul]5 Modyfikuj warunki[/srodtytul]

Do umowy o pracę na zastępstwo można wprowadzać zmiany dotyczące np. wysokości wynagrodzenia za pracę za pomocą porozumienia lub wypowiedzenia zmieniającego.

Natomiast zmiana stanowiska czy rodzaju pracy zastępcy może powodować konieczność zmiany rodzaju umowy. Szczególnie jeśli nowe stanowisko nie będzie dotyczyło zastępowania nieobecnego zatrudnionego. W takim przypadku można zastosować jedynie porozumienie zmieniające. Zmiana rodzaju umowy jest bowiem dopuszczalna tylko w taki sposób. ?

[i]Podstawa prawna: