Czasem zdarza się, że firma potrzebuje wykonania dodatkowej pracy jednorazowo albo na pewien czas. Mogą to być ponadprogramowe projekty czy zwykłe czynności, które wystąpiły przy okazji działalności firmy albo choćby w związku z nieobecnością osoby, która standardowo je wykonuje. Realizację takich zadań przedsiębiorca może zlecić komuś z zewnątrz albo osobie, którą już zna – własnemu pracownikowi. Jeśli wybiera to drugie rozwiązanie, powinien pamiętać o kilku sprawach.
Przede wszystkim taki kontrakt to umowa dodatkowa. A to oznacza, że dotyczyć musi czynności niewchodzących w zakres normalnych obowiązków pracownika. Przykładowo na co dzień pracownik zatrudniony jest na stanowisku konsultanta kredytowego w firmie zajmującej się doradztwem finansowym. Do jego zadań należy udzielanie porad w sprawach kredytów mieszkaniowych. Pomaga klientom w wyborze najlepszej oferty bankowej. Ponadto na zlecenie pracodawcy udziela porad związanych z wyborem funduszy inwestycyjnych. Niejednokrotnie w tym samym czasie obsługuje tego samego kontrahenta. Wówczas pośredniczy w zawarciu umowy kredytowej udzielanej na zakup mieszkania lub domu i podpowiada, jak taka osoba może szybciej spłacić zaciągnięty dług, dodatkowo inwestując pieniądze. Mimo że zadania te wykonuje jednocześnie, to rozlicza się z nich osobno. Inaczej też wygląda konieczność podporządkowania się poleceniom szefa.
[srodtytul]Kierownictwo pracodawcy[/srodtytul]
Pracownik przy wykonywaniu swoich obowiązków podlega przełożonemu. Przez nawiązanie stosunku pracy zobowiązuje się bowiem do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez szefa. Wskazuje na to art. 22 § 1 kodeksu pracy (k.p.).
Aż takiej zależności nie będzie w przypadku umowy agencyjnej, umowy-zlecenia czy o dzieło. Jednak wykonawca musi brać pod uwagę wskazówki przedsiębiorcy dotyczące realizacji umowy. Warto też zaznaczyć, że przyjmujący zlecenie czy zamówienie tak naprawdę rozlicza się z wykonanej pracy (dzieła), co daje mu swobodę wyboru miejsca jej wykonania. Jeśli więc pracownica zatrudniona na stanowisku sekretarki nadprogramowo z pracodawcą podpisała umowę o dzieło dotyczącą przetłumaczenia i zinterpretowania broszury informacyjnej przesłanej przez zagranicznego kontrahenta, to z punktu widzenia jej szefa nie ma faktycznie znaczenia, gdzie dokona tłumaczenia. Nie musi tego robić w firmie. Równie dobrze może się tym zająć w domu albo w bibliotece.
[srodtytul]Odpowiednia gratyfikacja[/srodtytul]
Nierozerwalnym elementem umowy o pracę jest jej odpłatność. Pensji nie można się zrzec. Co więcej, zgodnie z art. 13 k.p. pracownik ma prawo do godziwego wynagrodzenia. Czyli jakiego? Przyjmuje się, że chodzi o wynagrodzenie, które zapewnia zatrudnionemu i jego rodzinie przyzwoity poziom życia. Oznacza to możliwość zaspokojenia podstawowych potrzeb ekonomicznych, społecznych i kulturalnych pracowników i ich rodzin. Dbając o ich zapewnienie, państwo określa wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę.
Jeśli zaś chodzi o umowy cywilnoprawne, to co do zasady one też są odpłatne. Kto bowiem chciałby wykonywać zadania charytatywnie, zwłaszcza gdy ich beneficjentem jest przedsiębiorca? Jednakże w przypadku umowy-zlecenia, dopuszczalne jest wykonanie pracy bez wynagrodzenia. Pozwala na to art. 735 § 1 kodeksu cywilnego (k.c.). W praktyce jednak okolicznościami uzasadniającymi nieodpłatne wykonanie zlecenia będą np. bliskie więzi rodzinne stron czy też zwyczaje panujące w danej sferze stosunków. Warto dodać, że aby kontrakt był darmowy, w umowie-zlecenia trzeba to wyraźnie zaznaczyć. W innym przypadku stronie należy się honorarium.
[srodtytul]Nie zawsze osobiście[/srodtytul]
Przy stosunku pracy pracownik musi osobiście świadczyć pracę. Strony umowy nie mogą umówić się inaczej. Takie zdarzenia jak choroba czy inna niezdolność do pracy mogą jedynie uzasadnić wyznaczenie przez szefa zastępcy na czas nieobecności do pracy. Natomiast w przypadku umowy-zlecenia zasadą jest co prawda osobiste jej wykonywanie, jednakże istnieje możliwość, że zrobi to kto inny. Zgodnie bowiem z art. 738 k.c., przyjmujący zlecenie może powierzyć wykonanie zlecenia osobie trzeciej, ale tylko wtedy, gdy to wynika z umowy lub ze zwyczaju albo gdy jest do tego zmuszony przez okoliczności zewnętrzne. W wypadku takim obowiązany jest zawiadomić niezwłocznie dającego zlecenie o swoim zastępcy i miejscu jego zamieszkania. W razie zawiadomienia, odpowiedzialny jest tylko za brak należytej staranności w wyborze zastępcy. Natomiast zastępca, odpowiedzialny jest za wykonanie zlecenia także względem dającego zlecenie. Jeżeli przyjmujący zlecenie ponosi odpowiedzialność za czynności swego zastępcy, jak za swoje własne czynności, ich odpowiedzialność jest solidarna.
Także dzieło może zostać wykonane przez przyjmującego zamówienie albo osobę trzecią. Jeśli jednak wykonanie dzieła uzależnione jest od przymiotów osobistych przyjmującego zamówienie, wtedy zastępstwo nie będzie możliwe. Osobiste świadczenie jest także regułą w przypadku umowy agencyjnej. Jednak strony mogą wyłączyć ten obowiązek. Takie wyłączenie może także wynikać ze zwyczaju lub z innych okoliczności.
[srodtytul]Ubezpieczenia społeczne[/srodtytul]
Omawiając kontrakty cywilnoprawne z osobami mającymi jednocześnie etat, nie sposób pominąć kwestii ich oskładkowania. Powstaje zatem pytanie - czy trzeba a jeśli tak, to czy zawsze trzeba płacić? Otóż zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych, [b]za pracownika uważa się osobę wykonującą pracę na podstawie umowy o pracę. Ale jest nim także osoba wykonująca umowę-zlecenie lub umowę o dzieło albo inną umowę o świadczenie usług,[/b] do której zastosowanie mają przepisy dotyczące zlecenia, jeżeli umowę taką zawarła z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy, lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy. Oznacza to, że pracodawca, który zatrudni na podstawie umowy zlecenie lub umowy o dzieło własnego pracownika, od przychodu uzyskiwanego przez tego pracownika z umowy zlecenie (o dzieło) musi opłacać składki na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne.
Jeżeli pracodawca zawrze z własnym pracownikiem umowę-zlecenie czy umowę o dzieło, nie dokonuje dodatkowego zgłoszenia zatrudnionej osoby do ubezpieczeń. Natomiast przychód otrzymywany z takiej umowy wykazuje łącznie w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA składanym z kodem 01 10 XX.
Trzeba pamiętać, że takiego statusu „własnego pracownika” nie ma osoba przebywająca na urlopie wychowawczym, urlopie bezpłatnym lub osoba pobierająca zasiłek macierzyński. Wynika to z tego, że w okresie przebywania na urlopie bezpłatnym, wychowawczym czy też w okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego stosunek pracy ulega zawieszeniu. Nie zostaje rozwiązany, ale pracownik nie świadczy pracy, a pracodawca nie wypłaca mu wynagrodzenia. Jeżeli więc umowa-zlecenie zostanie zawarta z taką osobą pracodawca powinien ją zgłosić do obowiązkowych ubezpieczeń – emerytalnego i rentowych – i rozliczać za nią składki jako za zleceniobiorcę. Inaczej będzie podczas zatrudnienia pracownika w okresie takich urlopów na umowę o dzieło. Wówczas nie opłacane są żadne składki, bo ta umowa nie jest samoistnym tytułem do ubezpieczeń.
Trzeba też mieć na uwadze, że uczniowie gimnazjów, szkół ponadgimnazjalnych, szkół ponadpodstawowych lub studenci do ukończenia 26 lat nie podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, gdy wykonują umowę cywilnoprawną. Inaczej będzie, gdy staną się stroną stosunku pracy.
[ramka][b]Przykład[/b]
Pracownica ma 22 lata i jest studentką studiów wieczorowych. Pracuje na pół etatu. Pracodawca normalnie rozlicza jej angaż. Latem dziewczyna miała więcej wolnego czasu i pracodawca zaproponował jej zlecenie. Od przychodu uzyskiwanego ze zlecenia przez studentkę, która równocześnie w tej samej firmie jest zatrudniona na umowę o pracę, trzeba opłacić składki ZUS. Jeśli jednak studentka wzięłaby urlop bezpłatny i pozostała na zleceniu, to tylko z tej umowy nie będzie podlegała żadnym ubezpieczeniom.[/ramka]
[ramka][b]Uwaga [/b]
Sprawy ze stosunku pracy rozpatrywane są przez sądy pracy. Z kolei dla sporów wynikłych z umów cywilnoprawnych właściwe są sądy cywilne. [/ramka]
[ramka][b]Zakaz zawierania pozornych umów[/b]
Pracodawca nie może zatrudnić pracownika na podstawie umowy cywilnoprawnej, jeżeli treść takiej umowy będzie zbieżna z warunkami wykonywania pracy określonymi w kodeksie pracy. Grozi za to grzywna w wysokości od 1 do 30 tys. zł.[/ramka]
[ramka][b]Uwaga [/b]
Jeśli firma zatrudni pracowników na podstawie umów cywilnoprawnych poza podstawowym czasem pracy przy pracach tego samego rodzaju, co objęte stosunkami pracy, to będzie to obejście przepisów o pracy w godzinach nadliczbowych (por. [b]wyrok SN z 16 grudnia 1998 r., II UKN392/98[/b]).[/ramka]
[ramka][b]Definicje kodeksowe[/b]
[b]Zlecenie[/b] – przez umowę-zlecenia przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie (art. 734 § 1 k.c.), np. zlecenie może dotyczyć wykonania raportu czy badania;
[b]Dzieło[/b] – przez umowę o dzieło przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia (art. 627 k.c.), np. dzieło może obejmować stworzenie programu komputerowego, namalowanie obrazu;
[b]Umowa agencyjna[/b] – przez umowę agencyjną przyjmujący zlecenie (agent) zobowiązuje się w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa do stałego pośredniczenia za wynagrodzeniem przy zawieraniu z klientami umów na rzecz dającego zlecenie przedsiębiorcy albo do zawierania ich w jego imieniu (art. 758 § 1 k.c.), np. agent pośredniczy w zawieraniu umów na rzecz mocodawcy.[/ramka]
[ramka][b]Przedsiębiorca nie zawsze może liczyć na niższe koszty[/b]
[i][b]Odpowiada Anna Sadowska, główny kontroler w dziale usług kadrowo-płacowych w firmie Mazars[/b][/i]
[b]Jak rozliczyć umowę o dzieło z osobą, która nie jest pracownikiem zamawiającego? Skąd popularność takich umów?[/b]
Anna Sadowska: Przedsiębiorcy chętnie zawierają umowy o dzieło ze względu na niskie koszty zatrudnienia na podstawie takich umów. Jednak nie we wszystkich przypadkach zawarcie umowy o dzieło będzie wiązało się z niższymi kosztami.
Rozliczając umowę o dzieło z osobą, która nie jest pracownikiem, płatnik składek zgodnie z art. 41 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest zobowiązany pobrać zaliczkę w wysokości 19 proc. Wykonawca umowy (podatnik) może złożyć wniosek o zastosowanie stawki wyższej (30 bądź 40 proc.).
Zaliczkę na podatek oblicza się od przychodu pomniejszonego o koszty uzyskania przychodu. Jeśli przedmiotem umowy o dzieło nie są utwory w znaczeniu prawa autorskiego, to płatnik odlicza od przychodu 20 proc. kosztów. Jeśli zaś przedmiotem umowy jest utwór, to koszty wynoszą 50 proc. przychodu.
Umowy o dzieło, jeśli są zawierane z osobami niebędącymi pracownikami zamawiającego, nie stanowią tytułu do ubezpieczeń społecznych ani ubezpieczenia zdrowotnego.
[b]Czy możemy to omówić na konkretnym przykładzie?[/b]
Tak. Załóżmy, że firma zawarła umowę o dzieło z osobą fizyczną na wykonanie półki według przedstawionego projektu. Za wykonanie dzieła ustalono w umowie wynagrodzenie w wysokości 2000 zł. Firma od wypłaconego wynagrodzenia powinna pobrać zaliczkę na podatek dochodowy obliczoną w następujący sposób:
2000 zł wynagrodzenia minus 20 proc. koszty = 400 zł
2000 zł minus 400 kosztów = 1600 zł – podstawa opodatkowania
1600 zł x 19 proc. podatku = 304 zł
Wynagrodzenie do wypłaty wniesie 1696,00 zł (2000 zł – 304 zł).
[b]A jak w takim razie będzie wyglądało rozliczenie umowy o dzieło z własnym pracownikiem?[/b]
Dla celów ubezpieczeniowych umowa o dzieło zawarta z własnym pracownikiem traktowana jest jak przychody z umowy o pracę. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi suma przychodów z tych umów i od niej nalicza się składki na te ubezpieczenia. Natomiast składkę na ubezpieczenie zdrowotne odliczenia z podatku należy naliczyć odrębnie od przychodu z umowy o pracę i z umowy o dzieło. Spowodowane to jest tym, że zaliczka na podatek od tych przychodów liczona jest odrębnie i oddzielnie musi być odliczona z podatku składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia (7,75 proc.).
W dokumentach rozliczeniowych do ZUS podstawa składki i sama składka na ubezpieczenie zdrowotne jest wykazywana już łącznie.
Dla celów podatkowy przychód z umowy o pracę i przychód z umowy o dzieło jest traktowany oddzielnie.
Przykładowo, z pracownikiem z wynagrodzeniem miesięcznym z umowy o pracę wynoszącym 2000 zł pracodawca zawarł dodatkowo na okres miesiąca umowę o dzieło na kwotę 1000 zł.
Rozliczenie wynagrodzenia pracownika za okres, kiedy nastąpiła wypłata umowy o dzieło, powinno wyglądać następująco:
1. Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne 3000 zł (2000 zł +1000 zł),
Składki na ubezpieczenie społeczne finansowane przez pracownika 411,30 zł
– emerytalne: 292,80 zł,
– rentowe: 45 zł,
– chorobowe: 73,50 zł;
2. Podstawa składki na ubezpieczenie zdrowotne dla obliczenia pełnej 9-proc. składki na ubezpieczenie zdrowotne: 2588,70 (3000 zł – 411,30 zł)
– składka na ubezpieczenie zdrowotne 9 proc. – 232,98 zł
3. Podstawa składki na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia
– z umowy o pracę 2000 – 274,20 (minus 13,71 proc. składki na ubezpieczenie społeczne): 1725,80 zł;
– z umowy o dzieło 1000 zł – 137,10 zł (minus 13,71 proc. składki na ubezpieczenie społeczne): 862,90 zł;
– składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku z umowy o pracę: 133,75 zł;
– składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku z umowy o dzieło: 66,87 zł.
4. Podstawa opodatkowania przy założeniu, że pracownikowi są odliczane podstawowe koszty i ulga podatkowa
– umowa o pracę 2000 zł – 274,20 zł – 111,25 zł = 1614,55 – po zaokrągleniu w górę to 1615 zł
– umowa o dzieło 1000 zł – 137,10 zł = 862,90 zł – 172,58 zł (20 proc. kosztów) = 690,32 – po zaokrągleniu w dół to 690,00 zł
5. Zaliczka na podatek dochodowy
– umowa o pracę 1615 zł x 19 proc. – 48,90 zł (ulga) –133,75 zł (składka zdrowotna do odliczenia) = 124,20 zł, a po zaokrągleniu w dół to 124 zł,
– umowa o dzieło 690 zł x 19 proc. – 66,87 zł = 64,23 zł, czyli po zaokrągleniu będzie to 64,00 zł
[/ramka]
