Zgodnie z ustawą o służbie zastępczej ten rodzaj służby poborowi mogą odbyć w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, publicznych zakładach opieki zdrowotnej oraz organizacjach pożytku publicznego. Niezależnie od tego odbywający służbę musi w tych podmiotach wykonywać prace na rzecz ochrony środowiska, ochrony przeciwpożarowej, ochrony zdrowia, pomocy społecznej, opieki nad osobami niepełnosprawnymi czy bezdomnymi oraz na rzecz administracji publicznej i wymiaru sprawiedliwości.
Zainteresowany przyjęciem poborowych składa do ministra pracy wniosek o wyrażenie zgody na odbywanie u niego służby zastępczej. Należy go kierować do departamentu ds. obronnych i ochrony informacji niejawnych w resorcie pracy. To on prowadzi wykaz podmiotów, które minister zaakceptował do odbywania u nich służby zastępczej. Wzór wniosku określa rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 23 sierpnia 2007 r. w sprawie wzoru wniosku o wyrażenie zgody na odbywanie służby zastępczej oraz dokumentów, jakie mają być dołączone do tego wniosku (DzU nr 159, poz. 1123). Wniosek i dołączone do niego dokumenty umożliwiają uzyskanie informacji o statusie prawnym podmiotu, dotychczasowej działalności oraz ocenę, czy prowadzona przez niego działalność pozwala na odbywanie u niego tej służby.
Formularz nie jest skomplikowany, a liczba załączników nieduża. Oprócz wniosku ministerstwu trzeba dostarczyć zaświadczenie o nadaniu numeru REGON, odpis z Krajowego Rejestru Sądowego, jeśli podmiot jest tam zarejestrowany, wydany nie wcześniej niż na 30 dni przed złożeniem wniosku. Fundacje lub stowarzyszenia dołączają jeszcze statut, a podmioty powołane uchwałą albo zarządzeniem – akt założycielski.
Pracodawca wpisany do rejestru tych, którzy mogą korzystać z pracy poborowych, musi informować ministra pracy o każdej zmianie mającej wpływ na odbywanie u niego tej służby. Prawo do korzystania z pracy tych osób nie jest dane raz na zawsze. Minister cofa zgodę, gdy pracodawca:
- zaprzestał wykonywania prac na rzecz ochrony środowiska, ochrony przeciwpożarowej, ochrony zdrowia, pomocy społecznej, opieki nad osobami niepełnosprawnymi albo bezdomnymi oraz na rzecz administracji publicznej i wymiaru sprawiedliwości,
