Zgodnie z ustawą o służbie zastępczej ten rodzaj służby poborowi mogą odbyć w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, publicznych zakładach opieki zdrowotnej oraz organizacjach pożytku publicznego. Niezależnie od tego odbywający służbę musi w tych podmiotach wykonywać prace na rzecz ochrony środowiska, ochrony przeciwpożarowej, ochrony zdrowia, pomocy społecznej, opieki nad osobami niepełnosprawnymi czy bezdomnymi oraz na rzecz administracji publicznej i wymiaru sprawiedliwości.
Zainteresowany przyjęciem poborowych składa do ministra pracy wniosek o wyrażenie zgody na odbywanie u niego służby zastępczej. Należy go kierować do departamentu ds. obronnych i ochrony informacji niejawnych w resorcie pracy. To on prowadzi wykaz podmiotów, które minister zaakceptował do odbywania u nich służby zastępczej. Wzór wniosku określa rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 23 sierpnia 2007 r. w sprawie wzoru wniosku o wyrażenie zgody na odbywanie służby zastępczej oraz dokumentów, jakie mają być dołączone do tego wniosku (DzU nr 159, poz. 1123). Wniosek i dołączone do niego dokumenty umożliwiają uzyskanie informacji o statusie prawnym podmiotu, dotychczasowej działalności oraz ocenę, czy prowadzona przez niego działalność pozwala na odbywanie u niego tej służby.
Formularz nie jest skomplikowany, a liczba załączników nieduża. Oprócz wniosku ministerstwu trzeba dostarczyć zaświadczenie o nadaniu numeru REGON, odpis z Krajowego Rejestru Sądowego, jeśli podmiot jest tam zarejestrowany, wydany nie wcześniej niż na 30 dni przed złożeniem wniosku. Fundacje lub stowarzyszenia dołączają jeszcze statut, a podmioty powołane uchwałą albo zarządzeniem – akt założycielski.
Pracodawca wpisany do rejestru tych, którzy mogą korzystać z pracy poborowych, musi informować ministra pracy o każdej zmianie mającej wpływ na odbywanie u niego tej służby. Prawo do korzystania z pracy tych osób nie jest dane raz na zawsze. Minister cofa zgodę, gdy pracodawca:
- zaprzestał wykonywania prac na rzecz ochrony środowiska, ochrony przeciwpożarowej, ochrony zdrowia, pomocy społecznej, opieki nad osobami niepełnosprawnymi albo bezdomnymi oraz na rzecz administracji publicznej i wymiaru sprawiedliwości,
- przestał być państwową lub samorządową jednostką organizacyjną, publicznym zakładem opieki zdrowotnej lub organizacją pożytku publicznego.
O wydanej zgodzie minister zawiadamia właściwego marszałka województwa, który podpisuje później umowę z podmiotem o wykonywanie pracy przez poborowego skierowanego do odbycia służby zastępczej. Pracodawca, który ją dostał, może wystąpić do marszałka województwa z ofertą przyjęcia konkretnej liczby poborowych na określone stanowiska pracy.
Zgodnie z art. 26 ustawy o służbie zastępczej marszałek województwa (poprzez wojewódzki urząd pracy) zwraca wypłacone przez pracodawcę świadczenie pieniężne w wysokości 640 zł. Na tę sumę składa się kwota netto, którą otrzymuje poborowy, czyli 552,26 zł, oraz składka na ubezpieczenie społeczne, którą ponosi poborowy, tj. 87,74 zł. Tylko ta kwota (640 zł) jest pracodawcom refundowana. Pozostałe należności wypłacane poborowemu (np. nagroda, dodatek za pracę w porze nocnej) oraz składka na ubezpieczenie społeczne (ok. 100 zł) w całości obciążają zakład.
