Rozliczanie delegacji służbowej, czyli jak można skomplikować to co oczywiste

Wydawałoby się, że art. 775 § 1 kodeksu pracy jest jasny, rozstrzyga bowiem jednoznacznie: Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Także rozporządzenia wykonawcze powinny być jasne i nie utrudniać czy wręcz uniemożliwiać odzyskanie poniesionych wydatków

Tymczasem rozporządzenie z 19 grudnia 2002 r. o wysokości i warunkach ustalania należności przysługujących pracownikowi z państwowej lub samorządowej jednostki sfery budżetowej z tytułu krajowej podróży służbowej (DzU nr 235, poz. 1990 ze zm.; dalej: rozporządzenie) nie do końca pozostaje w zgodzie z intencją ustawodawcy. Obok (zbędnego) powtórzenia o prawie do zwrotu poniesionych kosztów przejazdów, w tym dojazdów środkami komunikacji miejscowej, upoważnia pracodawcę do określania terminu, miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży oraz wskazania środka transportu.

Bezwzględne ograniczenie prawa do wyboru środka lokomocji wykracza poza kodeksową dyspozycję. Pracodawca w celu ograniczenia swoich kosztów może np. zmusić pracownika do korzystania z najtańszych przewoźników, nie uwzględniając normalnego komfortu podróży. Wskazywanie na długich trasach wyłącznie pociągów osobowych czy klasy drugiej dla pociągów pospiesznych to częste i niejedyne sposoby ograniczania wydatków pracodawcy kosztem pracowników. Nawet jeśli zjawisko to jest marginalne, to nie usprawiedliwia sankcjonowania go w przepisach prawa.

Niedoskonałości przepisów zostały zwielokrotnione po 1 stycznia 2007 r., kiedy rozporządzenie wzbogaciło się (DzU z 2006 r. nr 227, poz. 1661) o § 8a, a szczególnie ust. 3: "Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania".

Przepis ten doczekał się wielu, moim zdaniem niewłaściwych, interpretacji, powszechnie zaakceptowanych przez pracodawców.

Wskazuje się go jako podstawę żądania od pracownika udokumentowania kosztów podróży i dołączania do rozliczenia biletów. Praktyka ta jest nieuprawniona, nie pozwala na to konstrukcja przytoczonego przepisu. Nie można go zresztą zaliczyć do szczytowych osiągnięć legislacyjnych, zbędne jest choćby zwolnienie pracownika z załączania dokumentów, które nie istnieją, tj. potwierdzających dietę lub ryczałt.

Redaktor przepisu nieudolnie zastosował technikę doprecyzowania wieloznacznego określenia "dokument", zamieszczając w nawiasie wyraz "rachunek". Bez zastrzeżenia za pomocą odpowiednich zwrotów (w szczególności, na przykład, a zwłaszcza), że dookreślenie to ma charakter przykładowy, przepis ten należy czytać, iż chodzi o dokument, który ma cechy rachunku, a więc po prostu nim jest. Inaczej mówiąc, skonstruowano skomplikowany przepis, z którego wynika, że wszystkie wydatki związane z podróżą służbową, o których zwrot ubiega się pracownik, powinny być udokumentowane rachunkiem.

"Rachunek" także jest pojęciem wieloznacznym. Użycie go jednak w tym miejscu rozporządzenia nie pozwala mieć wątpliwości, że chodzi o rachunek, o którym mowa w art. 87 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o VAT. Pomocnicze sięgnięcie do rozporządzenia ministra finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom (...) (DzU nr 95, poz. 798 ze zm.) wywołuje jeszcze większy paradoks. Otóż jego § 20 pkt 1 w razie podróży odbytej na odległość ponad 50 km pozwala bilet jednorazowy uznać za fakturę (starszą siostrę rachunku). Pracownik podróżujący na odległość do 50 km musi żądać od przewoźnika rachunku, na dłuższe odległości zaś wystarczy mu bilet.

Po 1 stycznia 2007 r. mamy do czynienia z piętrzeniem się absurdów. Pracownik, będąc w podróży służbowej, nie może np. wykupić biletu w pierwszej klasie pociągu, gdy pracodawca wskaże mu w delegacji klasę drugą, nawet gdyby godził się na dopłatę z własnej kieszeni, gdyż w ogóle nie dostanie zwrotu, bo nie będzie mógł się wykazać biletem zgodnym ze wskazaniem w poleceniu wyjazdu. Nie uzyska również rachunku niezgodnego z nabytym biletem. Nie może także skorzystać z usług innych, np. działających na rynkach lokalnych prywatnych przewoźników tak samochodowych, jak i kolejowych.

Absurdy ujawniają się szczególnie w podróżach na duże odległości i przy skomplikowanych połączeniach, z dużą liczbą przesiadek. Pracownik związany obwarowaniami w poleceniu wyjazdu ma ograniczoną możliwość racjonalnego wyboru środka lokomocji, który w danej chwili pozwoli odbyć podróż jak najszybciej i w normalnym komforcie, nie narażając się na ryzyko, że poniesione wydatki pracodawca będzie mógł zakwestionować i odmówić ich zwrotu.

Składanie nieprawdziwych oświadczeń o zagubieniu biletu również nie jest wyjściem z sytuacji, lecz jedynie kolejnym potwierdzeniem tezy, że interpretacja dotycząca sposobu dokumentowania kosztów podróży jest nieprawidłowa.