Dokumenty związane z zatrudnieniem muszą być odpowiednio prowadzone i gromadzone. Generalnie akta osobowe firma musi przechowywać aż przez 50 lat. Zdarza się jednak, że pracodawca kończy działalność przed tym terminem. Co wtedy?
Odpowiedź znajdziemy w art. 51u ust. 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=CF2D0FE3A941D9D0BAA5AA5FACC82BC3?id=182006]ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn. DzU z 2006 r. nr 97, poz. 673 ze zm.)[/link].
Zgodnie z tym przepisem w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie przekazana dokumentacja do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego od dnia:
- zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentacji osobowej,
- wytworzenia – dla dokumentacji płacowej.
[b]A co, jeśli firma nie ma pieniędzy na przekazanie dokumentacji do archiwizowania? [/b]
Niemożność zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania musi potwierdzić sąd rejestrowy. W tym celu pracodawca podlegający wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub do ewidencji działalności gospodarczej musi złożyć wniosek.
Wtedy dokumentację przejmuje archiwum państwowe utworzone w tym celu przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego. Przed wydaniem postanowienia w sprawie wspomnianego wniosku sąd zasięga opinii naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla siedziby pracodawcy o jego stanie majątkowym.
Do zadań archiwum państwowego należy w szczególności ewidencjonowanie, przechowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie przejętej dokumentacji oraz wydawanie z niej odpisów i kopii.
[ramka][b]Kwity trzeba uporządkować[/b]
[b] Dokumentacja przekazywana przez pracodawcę do dalszego przechowywania powinna być przed przekazaniem uporządkowana. [/b]
Do porządkowania dokumentacji stosuje się odpowiednio przepisy [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=C8B150EDB29F7F6FF89CE7B2493EF765?id=167071]rozporządzenia ministra kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (DzU nr 167, poz. 1375)[/link], z wyłączeniem obowiązku opatrywania poszczególnych stron dokumentacji kolejnym numerem. [/ramka]
