Jak rozliczyć wydatki na pojazd pracownika

Właściciel firmy może zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki, jakie ponosi na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów w jazdach zamiejscowych na potrzeby wykonywanej przez niego działalności. Wydatki te mogą być jednak kosztem tylko do wysokości stawek za 1 km przebiegu pojazdu określonych w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością.

Przebieg powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez przedsiębiorcę na koniec każdego miesiąca. Ewidencję przebiegu pojazdu powinna prowadzić osoba, która go używa.

Wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów w jazdach lokalnych będą kosztem podatkowym do wysokości określonego limitu lub ryczałtu pieniężnego, który ustala pracodawca na podstawie stawek za 1 km podanych we wspomnianym rozporządzeniu.

Ryczałt ten ustalany jest w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, i nie może przekroczyć:

- 300 km – do 100 tys. mieszkańców,

- 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

- 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.

Na potrzeby przedsiębiorcy pracownik może wykorzystywać prywatny samochód osobowy nie tylko w jazdach lokalnych, ale i w zamiejscowych podróżach służbowych (jazdy krajowe).

Definicję podróży służbowej zawiera art. 77 kodeksu pracy. Wynika z niej, że podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Za podróż służbową nie uznaje się więc podróży do i w obrębie miejscowości, w której pracownik ma stałe miejsce pracy. Podobnie jest z podróżą do i w obrębie miejscowości, w której pracodawca ma siedzibę, jeżeli pracownik w umowie o pracę ma wyznaczone jako miejsce pracy siedzibę firmy.

Podstawową cechą podróży służbowej jest wykonywanie pracy w miejscu innym niż stałe miejsce pracy, czyli opuszczenie stałego miejsca pracy, którym jest zazwyczaj siedziba pracodawcy, a nie teren objęty jego działalnością.

Ważne jest zatem dokładne określenie miejsca wykonywania pracy dla stwierdzenia samego nabycia przez pracownika uprawnień do świadczeń przysługujących z tytułu podróży służbowej.

Warto pamiętać, że miejsce pracy nie musi się pokrywać z siedzibą zakładu pracy (nie są to pojęcia tożsame). Z wyroku Sądu Najwyższego z 11 kwietnia 2001 r. (I PKN 350/00) wynika, że nie jest podróżą służbową stałe wykonywanie zadań w różnych miejscowościach i terminach, których wyboru dokonuje każdorazowo sam pracownik w ramach uzgodnionego rodzaju pracy.

Miejsce wykonywania pracy powinno być tak ustalone, by pracownik miał możliwość wykonywania zadań, wliczając w to czas dojazdu do miejsca ich wykonywania w ramach umówionej dobowej i tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.

Jeżeli w umowie o pracę strony określą, że miejscem wykonywania pracy przez pracownika jest np. obszar gminy, to wykonywanie pracy na uzgodnionym przez strony obszarze gminy nie powoduje obowiązku wypłaty temu pracownikowi świadczeń z tytułu podróży służbowej.

Przepisy mówią, że z podatku zwolniona jest dieta i inne należności z podróży służbowej, jednak tylko do wysokości określonej w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Nadwyżka podlega opodatkowaniu według stawki podatkowej właściwej dla dochodów pracownika osiągniętych ze stosunku pracy.

Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą i pracownikiem, w wysokości określonej w umowie.

Ryczałt wypłacany z tytułu używania prywatnego samochodu przez pracownika w jazdach lokalnych nie korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych i stanowi u niego przychód podlegający opodatkowaniu. Wyjątkiem są sytuacje, gdy obowiązek lub możliwość przyznania prawa do zwrotu kosztów wynika wprost z przepisów ustaw (dotyczy to jedynie pracowników poczty oraz służb leśnych do limitów określonych w odrębnych przepisach).

Przedsiębiorca, który wykorzystuje w firmie prywatne auto osobowe niewprowadzone do ewidencji środków trwałych, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów poniesione wydatki związane z używaniem samochodu, do wysokości wynikającej z liczby kilometrów wykazanych w ewidencji przebiegu pojazdu, przemnożonych przez aktualną stawkę za 1 km.

Dochodem (lub odpowiednio stratą) ze sprzedaży samochodu jako środka trwałego jest różnica między przychodem z odpłatnego zbycia a wartością początkową wykazaną w ewidencji pomniejszoną o sumę odpisów amortyzacyjnych dokonanych przez podatnika. Niestety, z ustaw o podatkach dochodowych wynika, że przy ustalaniu kosztu podatkowego ze zbycia środka trwałego wartość początkową pomniejsza się zarówno o odpisy amortyzacyjne, które były uprzednio zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, jak również odpisy do nich niezaliczone (np. odpisy od samochodu osobowego o wartości przekraczającej 20 tys. euro).

Sprzedaż samochodu niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, która następuje poza działalnością gospodarczą i została dokonana po upływie sześciu miesięcy od końca miesiąca, w którym miało miejsce jego nabycie, nie powoduje obowiązku zapłaty podatku dochodowego.

Sprzedaż samochodu należącego do majątku prywatnego podatnika nie podlega też VAT, gdyż podatnik nie dokonuje jej w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.