Regulamin pracy lub wynagradzania oraz wszelkie zmiany w tych aktach trzeba podać do wiadomości pracowników na 2 tygodnie przed ich wejściem w życie (art. 1043 k.p.). Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 6 października 2004 r. (I PK 569/03). Uznał wówczas, że regulamin wynagradzania, który nie został ustalony na piśmie i podany do wiadomości pracowników, nie obowiązuje jako akt prawny.
Przykład
Nowe regulacje
Pracodawca zwiększył stan zatrudnienia do 20 osób. W związku z tym wydał regulaminy pracy i wynagradzania, a następnie 1 grudnia 2014 r. ogłosił je załodze. Ponieważ ogłoszenie regulaminów to pewne zdarzenie prawne, tego dnia nie wliczamy do 2-tygodniowego okresu vacatio legis. W efekcie 2 tygodnie upłynęły 15 grudnia, więc od 16. dnia tego miesiąca pracodawca mógł stosować te przepisy wobec pracowników. Jednocześnie powinien odebrać od wszystkich zatrudnionych oświadczenia o zapoznaniu się z treścią regulaminu pracy.
Ogłoszenie zmian w przepisach wewnątrzzakładowych na dwa tygodnie przed ich wejściem w życie nie wyczerpuje obowiązków szefa w przypadku, gdy te modyfikacje są niekorzystne dla pracowników.
Przykład
Obniżka dla wszystkich
Pracodawca obniżył w regulaminie wynagradzania wysokość premii. Żeby móc stosować tę zmianę, musi najpierw wypowiedzieć każdemu pracownikowi dotychczasowe warunki płacy (art. 773 § 5 w związku z art. 24113 § 2 k.p.). W związku z tym nowe kwoty premii zaczną obowiązywać zatrudnionych w różnych terminach, w zależności od obowiązującego ich okresu wypowiedzenia. Pracodawca może ujednolicić tę datę dla całej załogi, zawierając z pracownikami aneksy do umów, w których określi datę obowiązywania zmienionych przepisów regulaminu płac z uwzględnieniem najdłuższego możliwego (tj. 3-miesięcznego) okresu wypowiedzenia.
Innym przypadkiem poważnej zmiany warunków zatrudnienia jest przejęcie zakładu pracy lub jego części przez innego pracodawcę. Przede wszystkim w terminie 2 miesięcy od daty takiego przejęcia pracownik może rozwiązać stosunek pracy bez wypowiedzenia, za 7-dniowym uprzedzeniem. Warto też pamiętać o obowiązku poinformowania o przejęciu zakładu związków zawodowych działających na terenie zakładu przejmowanego i przejmującego. Gdy takich organizacji nie ma, trzeba poinformować o tym pracowników firmy na 30 dni przed przewidywaną datą przejścia (art. 231 § 3 – 5 k.p.).
Musi być konkretna data wypłaty
Karol Lankamer, prawnik, wspólnik w firmie Pogotowie Kadrowe sp. J.
Pracodawca ma obowiązek ustalić stały termin wypłaty wynagrodzenia za pracę. Pensja powinna być wypłacana niezwłocznie po jej naliczeniu. W praktyce wynagrodzenie można wypłacać w miesiącu, za który przysługuje. Terminem wypłaty jest wtedy przeważnie ostatni dzień miesiąca.
Ustawodawca dopuszcza również odsunięcie terminu wypłaty na kolejny miesiąc kalendarzowy, ale musi ona nastąpić najdalej w ciągu jego pierwszych 10 dni. Co istotne, art. 85 § 2 k.p. posługuje się zwrotem „w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego", który pracodawcy niejednokrotnie powielają w wewnątrzzakładowych przepisach. To błąd, ponieważ ustawodawca wymaga określenia konkretnego terminu wypłaty pensji tak, żeby w razie opóźnienia nie było wątpliwości co do dnia, od którego pracownikowi przysługują ustawowe odsetki za zwłokę.
Obowiązek wyznaczenia konkretnego dnia wypłaty potwierdza § 3 wskazanego przepisu. Stanowi on, że jeśli ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia jest dniem wolnym od pracy, pensje wypłaca się w dniu poprzedzającym. Skoro taki dzień może przypaść na dzień wolny, to musi to być konkretna data.
