Wybór stosowanego w firmie okresu rozliczeniowego i systemu czasu pracy ma dla firmy ogromne znaczenie. Przesądza o stopniu elastyczności planowania godzin wykonywania obowiązków przez pracowników.
Nie licz tygodniami
Ustawodawca dopuszcza możliwość stosowania okresów rozliczeniowych stanowiących wielokrotność tygodnia lub miesiąca. Czterotygodniowy okres rozliczeniowy obowiązuje z mocy prawa pracowników zatrudnionych przy pracach w ruchu ciągłym (art. 138 § 1 k.p.). Niemniej powszechnie przyjmuje się, że mogą je też stosować pracodawcy działający w inny sposób. Taka praktyka jest dość popularna w jednostkach sfery budżetowej, gdyż przepisy szczególne przewidują dla nich okresy rozliczeniowe obejmujące do 8 lub 12 tygodni.
Liczenie okresów rozliczeniowych tygodniami rodzi jednak poważne problemy natury praktycznej. Nie pokrywają się one bowiem z terminami wypłat wynagrodzenia, które muszą występować co najmniej raz w miesiącu (art. 85 § 1 k.p.). W efekcie obliczając pensję pracowników, szef musi sumować faktyczny czas pracy z dwóch różnych okresów.
Takie okresy rozliczeniowe nie pokrywają się ponadto z miesiącami kalendarzowymi. W związku z tym służby kadrowe muszą same ustalać wymiar czasu pracy przypadający do przepracowania w konkretnym przedziale czasu, bez możliwości posiłkowania się gotowymi zestawieniami.
Tych wad nie rekompensują jakieś szczególne korzyści ze stosowania okresów rozliczeniowych stanowiących wielokrotność tygodnia. W praktyce więc przypadki dobrowolnego ich stosowania należą do rzadkości.
Miesięczny korzystniejszy
Prawdziwą popularność zyskała alternatywa – czyli okres rozliczeniowy o długości miesiąca lub jego wielokrotności.
Miesięczne okresy rozliczeniowe są standardem w przypadku stosowania systemu:
- równoważnego do 16 godzin (art. 136 § 1 k.p.),
- skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.) oraz
- weekendowego (art. 144 k.p.).
W pozostałych przypadkach pracodawca może, bez spełniania dodatkowych warunków, wydłużyć okres rozliczeniowy do 3 miesięcy – w odniesieniu do pozostałych odmian systemu równoważnego lub nawet do 4 miesięcy – w przypadku systemów podstawowego, przerywanego i zadaniowego.
Warto pamiętać, że ustawodawca dopuszcza dalsze wydłużanie okresów rozliczeniowych w rolnictwie, hodowli, przy pilnowaniu mienia i ochronie osób – do 6 miesięcy, a gdy jest to dodatkowo uzasadnione nietypowymi warunkami organizacyjnymi lub technicznymi – nawet do 12 miesięcy (art. 129 § 2 k.p.). Przepisu tego nie stosuje się jednak do pracowników zatrudnionych w systemach równoważnych.
Zgodnie bowiem z art. 135 § 3 k.p. w przypadku, gdy wykonują oni prace uzależnione od pory roku lub warunków atmosferycznych, pracodawca może wydłużyć przyjęty okres rozliczeniowy maksymalnie do 4 miesięcy. Dotyczy to jedynie pracowników zatrudnionych w systemach, które pozwalają na wydłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 12 lub do 24 godzin. W przypadku prac przy dozorze urządzeń lub częściowym pozostawaniu w pogotowiu do pracy, obowiązuje sztywny 1-miesięczny okres rozliczeniowy.
Bez zgody z kalendarzem
Żadna z regulacji kodeksu pracy, które odnoszą się do instytucji okresu rozliczeniowego, nie posługuje się pojęciem miesiąca kalendarzowego. Nie można tego jednak kwalifikować jako niedopatrzenia ustawodawcy, skoro w art. 128 § 3 pkt 2 k.p., zawierającym definicję tygodnia pracy, odwołuje się on do kolejnych dni kalendarzowych. Podobnie art. 151 § 3 k.p. jasno wskazuje, że określony w niej limit nadgodzin obowiązuje pracownika w roku kalendarzowym.
Zatem miesiąc bądź jego wielokrotność nie musi – w kontekście okresów rozliczeniowych – oznaczać miesiąca lub miesięcy kalendarzowych. Ale w większości przypadków taka właśnie jest wola pracodawców, którzy stosują okresy rozliczeniowe pokrywające się z miesiącami kalendarzowymi, aby uniknąć dodatkowych komplikacji. Jeśli jednak szef woli rozpoczynać okresy rozliczeniowe w trakcie miesiąca, z uwagi na płynące z tego faktu korzyści uzasadnione specyfiką branży, ma do tego pełne prawo. Tym samym może idealnie dopasować okres rozliczeniowy do rytmu pracy zakładu.
Może być przełom lat
Kolejnym problemem, który występuje w przypadku stosowania okresów rozliczeniowych niepokrywających się z miesiącami kalendarzowymi jest ryzyko, że taki okres przypadnie na przełomie dwóch lat kalendarzowych. Taki przypadek może zaistnieć również w zakładach, które stosują okresy rozliczeniowe stanowiące wielokrotność tygodnia, czy w firmach stosujących kilkumiesięczne okresy rozliczeniowe – jeśli nie pokrywają się one z kwartałami roku.
Przykład 2
Z ROKU NA ROK
Pracodawca wydał nowy regulamin pracy w połowie stycznia 2013 r. Zachowanie 2-tygodniowego vacatio legis od dnia podania go do wiadomości załogi spowodowało, że jego postanowienia zaczęły obowiązywać od 1 lutego. Ponieważ nie przewidziano w tym dokumencie przepisów przejściowych, ta sama data początku obowiązywania regulaminu znalazła zastosowanie do wprowadzonych w tym akcie 3-miesięcznych okresów rozliczeniowych.
W efekcie pierwszy okres rozliczeniowy obejmował miesiące luty – kwiecień 2013 r., kolejny maj – lipiec 2013 r., dalej sierpień – październik 2013 r. W efekcie ostatni okres rozliczeniowy rozpoczynający się w listopadzie 2013 r. obejmie również styczeń 2014 r. Może to powodować realne problemy z przypisaniem stwierdzonych nadgodzin do poszczególnych lat. Ma niebagatelne znaczenie wobec obowiązującego, odrębnie w każdym roku kalendarzowym, limitu takiej pracy.
Uwaga!
Gdy okres rozliczeniowy przypada na przełomie lat, pracodawca powinien przyjąć zasadę, zgodnie z którą nadgodziny dobowe zalicza się do limitu z tego roku, w którym one wystąpiły. Przy okresie rozliczeniowym listopad 2013 r. – styczeń 2014 r. oznacza to, że do limitu za 2013 r. zaliczymy przekroczenia dobowe z listopada i grudnia tego roku, a nadgodziny dobowe ze stycznia wejdą do limitu na 2014 r. Tak samo należy kwalifikować wszystkie przekroczenia średniotygodniowe, gdyż powstają one dopiero po zamknięciu okresu rozliczeniowego, czyli już w 2014 r.
Im dłużej, tym lepiej
Bez cienia wątpliwości można stwierdzić, że przyjęcie dłuższego (np. 3-miesięcznego) okresu rozliczeniowego jest działaniem korzystnym dla pracodawcy. Pozwala mu bowiem na większą swobodę w dysponowaniu obowiązującym pracownika wymiarem czasu pracy i np. planowanie go z dużą elastycznością.
Co więcej połączenie dłuższego okresu rozliczeniowego z systemem równoważnym pozwala jednocześnie przewidzieć nierównomierny rozkład czasu pracy. To zaś daje pracodawcy możliwość intensyfikowania aktywności pracowniczej w okresach, gdy prze- widywany poziom zapotrzebowania na pracę rośnie oraz udzielania większej liczby dni wolnych lub planowania dniówek krótszych niż norma w pozostałych tygodniach. Dzięki temu firma może dostosować harmonogramy pracy do specyfiki danej branży.
Przykład 3
NA CAŁY SEZON
Przedsiębiorca prowadzący dużą firmę wydawniczą zdaje sobie sprawę z sezonowości rynku, który przeżywa okres wzmożonej chłonności w miesiącach sierpień – wrzesień – październik oraz listopad – grudzień.
Pierwszy z okresów wzrostu jest ściśle związany z początkiem roku szkolnego i akademickiego oraz wynikającym z tego zapotrzebowaniem na podręczniki. Drugi to okres świąteczny, gdy dobra książka często staje się prezentem mikołajkowym, bożonarodzeniowym czy noworocznym.
W związku z powyższym pracodawca zdecydował się na wprowadzenie 3-miesięcznych okresów rozliczeniowych, obejmujących miesiące grudzień – luty, marzec – maj, czerwiec – sierpień, wrzesień – listopad.
Dzięki temu okresy wzmożonego zapotrzebowania na pracę zostały rozbite na różne okresy rozliczeniowe, co nie pozostaje bez wpływu na możliwości pracodawcy kumulowania w nich pracy. Inną zaletą tego rozwiązania jest ograniczenie do minimum okresów rozliczeniowych, w których firma nie ma szans na większe zamówienia.
Łatwiej przez wakacje
Właściwie dobrany kilkumiesięczny okres rozliczeniowy pozwala zapewnić taką obsadę stanowisk, która zagwarantuje płynność pracy zakładu w sezonach zwiększonej absencji pracowników (np. urlopowym lub chorobowym). To kolejna zaleta płynąca z planowania pracy w 3-miesięcznych okresach rozliczeniowych, które nie pokrywają się z kwartałami roku.
Dzięki takiemu ich ustaleniu czas letnich wakacji można podzielić na dwa okresy rozliczeniowe. Wymaga to planowania pracy w sposób przedstawiony w przykładzie 2, gdy jeden okres rozliczeniowy obejmował miesiące od maja do lipca, a drugi od sierpnia do października. Jest to ogromne ułatwienie w planowaniu właściwej obsady stanowisk w sezonie urlopowym.
Szef zyskuje możliwość zapewnienia odpowiedniego zastępstwa za wypoczywających pracowników, bez konieczności polecania innym podwładnym nadgodzin. Z drugiej zaś strony ma on większe pole manewru w zakresie możliwości uwzględnienia wniosków pracowników o udzielenie urlopu wypoczynkowego w okresie, gdy ich dzieci korzystają z ferii szkolnych.
W TRAKCIE MIESIĄCA
Biuro rachunkowe zatrudnia pracowników w równoważnym systemie czasu pracy i w miesięcznych okresach rozliczeniowych, które nie pokrywają się z miesiącami kalendarzowymi.
Z uwagi na rytm pracy biura pracodawca postanowił bowiem, że okresy rozliczeniowe zatrudnionych w nim pracowników będą rozpoczynać się od 20. dnia danego miesiąca i kończyć 19. dnia kolejnego miesiąca. Harmonogram pracy osób zatrudnionych do pracy w biurze w okresie czerwiec – lipiec 2013 r. przedstawia się w następujący sposób >patrz harmonogram.
Data
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
1
2
3
Dzień
Czw.
Pt.
Sb.
Nd.
Pn.
Wt.
Śr.
Czw.
Pt.
Sb.
Nd.
Pn
Wt
Śr
Plan
6
6
6
6
6
6
6
6
6
6
Data
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
Dzień
Czw.
Pt.
Sb.
Nd.
Pn.
Wt.
Śr.
Czw.
Pt.
Sb.
Nd.
Pn
Wt
Śr
Plan
6
6
8
8
8
10
10
12
12
12
Data
18
19
Dzień
Czw.
Pt.
Plan
12
12
Plan pracy jest prawidłowy. Niemniej żeby go ułożyć, pracodawca musiał zacząć od obliczenia wymiaru czasu pracy przypadającego do przepracowania w przyjętym okresie rozliczeniowym.
Wymaga to, zgodnie z art. 130 k.p., pomnożenia przez 40 godzin liczby pełnych tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym (tj. 4 tyg. × 40 godz. = 160 godz.). Kolejnym działaniem jest dodanie do otrzymanego wyniku iloczynu 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego (tj. 2 dni × 8 godz. = 16 godz.), zatem 160 godz. + 16 godz. = 176 godz.
Ponieważ w okresie od 20 czerwca do 19 lipca 2013 r. nie przypadają żadne święta, wymiaru tego nie pomniejsza się już o iloczyn 8 godzin i liczby dni świątecznych przypadających w innym dniu niż niedziela.
Autor jest asystentem sędziego Sądu Najwyższego
