Na polecenie przełożonego: delegacja w celu wykonania zadania służbowego

Nie ma obowiązku, by polecenie wyjazdu miało pisemną formę. Lepiej jednak właśnie nią się posługiwać. Kwalifikowanie wyjazdu jako podróży służbowej i idące za tym zwolnienia podatkowe i ubezpieczeniowe świadczeń otrzymanych z tego tytułu przez pracownika, jak również zakwalifikowanie tych wydatków jako dokonanych zgodnie z zasadami przestrzegania dyscypliny finansów publicznych w jednostkach sfery budżetowej powinno mieć oparcie w treści jakiegoś dokumentu. Będzie nim właśnie pisemne polecenie wyjazdu.

Podkreślił to Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu w wyroku z 26 stycznia 2007 r. (I SA/Wr 1332/06, M.Podat. 2007/10/35). Wskazał, że powierzenie pracownikowi przez pracodawcę wykonania określonego zadania służbowego poza stałym miejscem pracy wymaga odpowiedniego udokumentowania. Takim dokumentem najczęściej jest polecenie wyjazdu służbowego, czyli tzw. delegacja.

Nie jest to wymóg bezwzględny. Fakt odbycia podróży służbowej oraz jej czas można dowodzić wszelkimi środkami dowodowymi (wyrok WSA w Białymstoku z 19 sierpnia 2009 r., I SA/Bk 213/09).

Treść pisma

Polecenie wyjazdu ma istotne znaczenie praktyczne, które wykracza poza tylko samą kwestię dokumentacyjną. Zakreśla poziom kosztów ponoszonych przez pracodawcę oraz wskazuje jasno na poszczególne elementy składające się na zachowanie pracownika podczas podróży (konkretny środek transportu, czas trwania delegacji itp.).

W poleceniu wyjazdu należy określić:

Polecenie wyjazdu służbowego należy wystawiać na konkretną osobę. Pracownika określa się podając jego imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe. Nie wchodzi w grę zbiorczy dokument obejmujący wysyłaną w podróż grupę pracowników.

Prawo veta

Co do zasady pracownik nie może odmówić wyjazdu w delegację. Pracodawca nie jest w tym zakresie ograniczony inną jego działalnością – pracą, prowadzeniem działalności gospodarczej, czy aktywności w organizacji pożytku publicznego itp.

Ustawodawca ustanowił jednak względny zakaz delegowania dotyczący:

Te osoby można delegować tylko za ich wyraźną zgodą. Pracodawca nie może im jednostronnie narzucić takich wyjazdów.

Ograniczenie w możliwości wysłania w podróż służbową może też wynikać z art. 8 kodeksu pracy. Zakazuje on czynienia ze swego prawa użytku, który byłby sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub z zasadami współżycia społecznego. Takie działanie lub zaniechanie nie jest uważane za wykonywanie prawa i nie korzysta z ochrony.

Przykład

Naruszenie zasad

Pracownica jest samotną matką wychowującą 11-letnie dziecko o znacznym stopniu niepełnosprawności. Pracodawca polecił jej wyjazd w dwutygodniową delegację. Odmówiła, wskazując na brak opieki nad dzieckiem. Wyciąganie wobec niej konsekwencji dyscyplinarnych z tego powodu byłoby niezgodne z zasadami współżycia społecznego. Odmowa ta opiera się bowiem na jej szczególnej sytuacji rodzinnej.

Na podobnej podstawie istnieje ograniczenie polecenia wyjazdu bez zgody pracownika, który jest niepełnosprawny – gdzie chodzi nie tyle o orzeczony stopień niepełnosprawności, co o konkretną dysfunkcję organizmu. Co prawda przepisy dotyczące zasad zatrudniania osób niepełnosprawnych nie ustanawiają zakazu ich delegowania, mimo znacznych odrębności w odniesieniu do ich czasu pracy. W zasadzie więc brak zakazu delegowania tych pracowników oznacza swobodę pracodawcy w tym zakresie.

Jednak wydanie polecenia wyjazdu w podróż służbową osobie, która ze względu na swoją niepełnosprawność jest znacznie ograniczona w możliwości samodzielnego przemieszczania się, byłoby niezgodne z zasadami współżycia społecznego. Polecenie służbowe wydane w takich okolicznościach należy uznać za niezgodne z prawem. Tym samym zatrudniony może odmówić jego wykonania bez narażania się na konsekwencje dyscyplinarne.

Znany celu wyjazdu

W poleceniu pracownik otrzymuje informację zarówno o tym, gdzie ma pojechać (przy czym może to być jedno, jak i kilka miejsc), jak i co ma zrobić – czyli jakie zadanie służbowe wykonać.

Skoro delegacja to wyjazd poza stałe miejsce pracy, to adres docelowy nie może znajdować się w miejscowości lub obszarze określonym jako miejsce pracy wysyłanego.

Przykład

Faktyczne granice

Przedstawiciel handlowy, którego miejscem pracy jest województwo zachodniopomorskie, otrzymał polecenie wyjazdu służbowego do Koszalina. Nie jest to podróż służbowa. Takie określenie miejsca docelowego oznaczałoby, że zatrudniony nie ma prawa do świadczeń „delegacyjnych". Gdyby je otrzymał (np. diety), nie będą one podlegać zwolnieniom podatkowemu i ubezpieczeniowemu.

Inaczej byłoby, gdyby chodziło o przedstawiciela handlowego, którego miejscem pracy jest np. Warszawa, a województwo zachodniopomorskie to obszar przypisany mu merytorycznie, na którym jednak fizycznie przebywa tylko wyjątkowo. W takiej sytuacji wyjazd do Koszalina byłby w rzeczywistości wyjazdem poza stałe miejsce pracy tej osoby.

Cel wyjazdu należy przy tym określać ogólnie, np. „Odbycie spotkania handlowego", „Remont pomieszczeń biurowych zleceniodawcy".

Start i meta

Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca. Może uznać, że jest to miejscowość pobytu stałego lub czasowego delegowanej osoby. W ten sposób będzie mógł rozliczyć koszty podróży już od faktycznego miejsca zamieszkania pracownika, czyli rzeczywiste wydatki, jakie poniósł delegowany.

Podróż służbowa rozpoczyna się po opuszczeniu miejscowości określonej jako początkowa. Dojazd np. na dworzec (w obrębie tej miejscowości) z mieszkania pracownika nie jest jeszcze delegacją. Nie można więc rozliczyć kosztów tego dojazdu na zasadzie świadczeń z tytułu podróży służbowej.

Przykład

Dojazd na dworzec

Pracownik mieszka na obrzeżach Poznania. Ma wyjechać służbowo pociągiem z dworca głównego. Dojazd na dworzec, chociaż czasochłonny i pociągający za sobą określone koszty, nie jest dla niego przejazdem w ramach podróży służbowej. Gdyby mieszkał w którejś z podpoznańskich miejscowości, to pracodawca mógłby ją wskazać jako miejscowość rozpoczęcia podróży i rozliczyć koszty dojazdu na dworzec w Poznaniu.

Czas delegacji

Pracodawca wskazuje, kiedy pracownik ma się udać w podróż i kiedy z niej wrócić. Dobrze, gdy nie ogranicza się tu jedynie do dat, ale też dookreśli godziny. Oczywiście trzeba je podać tylko w przybliżeniu. Najczęściej nie ma pewności co do dokładnej godziny zakończenia delegacji.

Czas wyjazdu wpływa w szczególności na wysokość świadczeń „delegacyjnych". Nie jest jednak obojętny również w odniesieniu do kwestii dotyczących czasu pracy.

Jeśli sam przejazd w delegacji przypada poza zwykłymi godzinami pracy zatrudnionego, nie wlicza się go do czasu pracy. Stanowi czas pracy, gdy podczas przejazdu pracownik wykonuje pracę. Dotyczy to w szczególności (ale nie tylko) kierowców.

Przykład

godziny za kółkiem

Kierowca ma wyjechać w delegację, żeby dostarczyć maszynę klientowi. Czas przejazdu jest tu w oczywisty sposób wliczany do czasu pracy, gdyż prowadzenie pojazdu jest podstawową czynnością wykonywaną przez kierowcę w ramach jego obowiązków służbowych.

Czas trwania delegacji musi być powiązany z realizowanym zadaniem.

Przykład

Przedwczesny wyjazd

Pracownik ma w poniedziałek w południe spotkać się z kontrahentem pracodawcy w Pradze. Wylatuje z Warszawy do Pragi już w czwartek rano. Jest to nieprawidłowe określenie czasu trwania podróży. Jeżeli poza tym spotkaniem nie wykonywał w Pradze czynności służbowych, to pobyt weekendowy trzeba zakwalifikować jako prywatny. Tak wczesny wyjazd jest bowiem zbyt mocno oderwany czasowo od terminu spotkania. Wiąże się z tym brak możliwości zaliczenia do kosztów należnych z tytułu wyjazdu służbowego wydatków na noclegi oraz wypłaconych za cały czas tego wyjazdu diet.

Środek transportu

Każdorazowo to pracodawca określa środek transportu, którym ma się przemieszczać pracownik w czasie służbowego wyjazdu, jego rodzaj oraz klasę. Powinien go wskazać konkretnie, tzn. nie tylko np. „PKP", ale dookreślić to przez np. „PKP TLK II kl.". Taki zapis w poleceniu skutkuje tym, że rozliczenie przejazdu następuje według z góry znanych lub możliwych do określania stawek. Mimo ewentualnych zmian środka transportu albo jego klasy pracodawca rozlicza koszty wyjazdu zgodnie ze wskazaniami w poleceniu przejazdu.

Przykład

O klasę wyżej

Pracownik otrzymał polecenie przejazdu PKP TLK II kl. W rozliczeniu przedstawił bilety PKP TLK I klasa. Mimo to otrzyma zwrot kosztów w wysokości ceny biletu II klasy.

Oczywiście pracodawca może wyrazić zgodę na zmianę środka transportu w uzasadnionych sytuacjach (np. przedłużone spotkanie). Wtedy rozlicza koszty przejazdów według nowych ustaleń.

Środek transportu trzeba wskazać na tyle dokładnie, by nie było w tym zakresie żadnych wątpliwości i żeby nie pozostawić pracownikowi swobody. Wskazanie samego „PKP" daje daleko idące możliwości wyboru środka transportu, a to często skutkuje koniecznością rozliczenia kosztów nieprzewidzianych z góry (przejazd droższym rodzajem pociągu).

Pracodawca może wskazać jako środek transportu komunikację publiczną, pojazd służbowy lub pojazd niebędący jego własnością. W tym ostatnim przypadku nie może jednak narzucić pracownikowi, by ten wykorzystał swój prywatny samochód. Jedynie – jak wskazują przepisy – wyraża zgodę na odbycie podróży samochodem, który nie należy do niego. Jednak strony mogą poczynić stosowne ustalenia wcześniej, umawiając się np., że w podróże służbowe pracownik będzie udawał się swoim prywatnym autem.

Od 1 marca br. zarówno w przypadku wyjazdu krajowego jak i zagranicznego pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd nie tylko samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy, ale również motocyklem lub motorowerem. Do 28 lutego motocykl i motorower był dopuszczony jedynie przy wyjazdach na terenie Polski.

Przykład

Czas to pieniądz

Przy wyborze środka transportu należy brać pod uwagę nie tylko koszty bezpośrednie, ale również wpływ przejazdu danym środkiem transportu na pozostałe kwestie. Niekiedy podróż droższym środkiem transportu (np. samochodem służbowym) może być znacznie krótsza, przez co nie trzeba ponosić kosztów dodatkowego noclegu.

Pod uwagę trzeba też wziąć to, że jeśli pracownik podróżował w godzinach nocnych w warunkach uniemożliwiających odpoczynek, a jego wyjazd zakończył się w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy było mniej niż osiem godzin, nie musi przychodzić do pracy w dniu po powrocie.

Swoją nieobecność dokumentuje oświadczeniem (§ 3 pkt 5 rozporządzenia MPiPS z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, DzU nr 60, poz. 281 ze zm.). Przyjmuje się, że warunki umożliwiające wypoczynek w porze nocnej to miejsce leżące do spania – przejazd w przedziale sypialnym, kuszetką.

Musi być służbowy cel

Delegacja to wyjazd w celu wykonania zadania służbowego. Podróży, której celu w żaden sposób nie da się powiązać nawet z bardzo szeroko rozumianym zakresem potencjalnego działania pracodawcy, nie można zakwalifikować jako służbowej.