godziny za kółkiem
Kierowca ma wyjechać w delegację, żeby dostarczyć maszynę klientowi. Czas przejazdu jest tu w oczywisty sposób wliczany do czasu pracy, gdyż prowadzenie pojazdu jest podstawową czynnością wykonywaną przez kierowcę w ramach jego obowiązków służbowych.
Czas trwania delegacji musi być powiązany z realizowanym zadaniem.
Przykład
Przedwczesny wyjazd
Pracownik ma w poniedziałek w południe spotkać się z kontrahentem pracodawcy w Pradze. Wylatuje z Warszawy do Pragi już w czwartek rano. Jest to nieprawidłowe określenie czasu trwania podróży. Jeżeli poza tym spotkaniem nie wykonywał w Pradze czynności służbowych, to pobyt weekendowy trzeba zakwalifikować jako prywatny. Tak wczesny wyjazd jest bowiem zbyt mocno oderwany czasowo od terminu spotkania. Wiąże się z tym brak możliwości zaliczenia do kosztów należnych z tytułu wyjazdu służbowego wydatków na noclegi oraz wypłaconych za cały czas tego wyjazdu diet.
Środek transportu
Każdorazowo to pracodawca określa środek transportu, którym ma się przemieszczać pracownik w czasie służbowego wyjazdu, jego rodzaj oraz klasę. Powinien go wskazać konkretnie, tzn. nie tylko np. „PKP", ale dookreślić to przez np. „PKP TLK II kl.". Taki zapis w poleceniu skutkuje tym, że rozliczenie przejazdu następuje według z góry znanych lub możliwych do określania stawek. Mimo ewentualnych zmian środka transportu albo jego klasy pracodawca rozlicza koszty wyjazdu zgodnie ze wskazaniami w poleceniu przejazdu.
Przykład
O klasę wyżej
Pracownik otrzymał polecenie przejazdu PKP TLK II kl. W rozliczeniu przedstawił bilety PKP TLK I klasa. Mimo to otrzyma zwrot kosztów w wysokości ceny biletu II klasy.
Oczywiście pracodawca może wyrazić zgodę na zmianę środka transportu w uzasadnionych sytuacjach (np. przedłużone spotkanie). Wtedy rozlicza koszty przejazdów według nowych ustaleń.
Środek transportu trzeba wskazać na tyle dokładnie, by nie było w tym zakresie żadnych wątpliwości i żeby nie pozostawić pracownikowi swobody. Wskazanie samego „PKP" daje daleko idące możliwości wyboru środka transportu, a to często skutkuje koniecznością rozliczenia kosztów nieprzewidzianych z góry (przejazd droższym rodzajem pociągu).
Pracodawca może wskazać jako środek transportu komunikację publiczną, pojazd służbowy lub pojazd niebędący jego własnością. W tym ostatnim przypadku nie może jednak narzucić pracownikowi, by ten wykorzystał swój prywatny samochód. Jedynie – jak wskazują przepisy – wyraża zgodę na odbycie podróży samochodem, który nie należy do niego. Jednak strony mogą poczynić stosowne ustalenia wcześniej, umawiając się np., że w podróże służbowe pracownik będzie udawał się swoim prywatnym autem.
Od 1 marca br. zarówno w przypadku wyjazdu krajowego jak i zagranicznego pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd nie tylko samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy, ale również motocyklem lub motorowerem. Do 28 lutego motocykl i motorower był dopuszczony jedynie przy wyjazdach na terenie Polski.
Przykład
Czas to pieniądz
Przy wyborze środka transportu należy brać pod uwagę nie tylko koszty bezpośrednie, ale również wpływ przejazdu danym środkiem transportu na pozostałe kwestie. Niekiedy podróż droższym środkiem transportu (np. samochodem służbowym) może być znacznie krótsza, przez co nie trzeba ponosić kosztów dodatkowego noclegu.
Pod uwagę trzeba też wziąć to, że jeśli pracownik podróżował w godzinach nocnych w warunkach uniemożliwiających odpoczynek, a jego wyjazd zakończył się w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy było mniej niż osiem godzin, nie musi przychodzić do pracy w dniu po powrocie.
Swoją nieobecność dokumentuje oświadczeniem (§ 3 pkt 5 rozporządzenia MPiPS z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, DzU nr 60, poz. 281 ze zm.). Przyjmuje się, że warunki umożliwiające wypoczynek w porze nocnej to miejsce leżące do spania – przejazd w przedziale sypialnym, kuszetką.
Musi być służbowy cel
Delegacja to wyjazd w celu wykonania zadania służbowego. Podróży, której celu w żaden sposób nie da się powiązać nawet z bardzo szeroko rozumianym zakresem potencjalnego działania pracodawcy, nie można zakwalifikować jako służbowej.
