Służbowe podróże i wyjazdy: nowe stawki i rozliczenia w 2013 r.

1 marca br. zacznie obowiązywać rozporządzenie z 29 stycznia 2013 r. ministra pracy i polityki społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r., poz. 167). Niektórzy pracodawcy już teraz mogą podjąć działania, aby wprowadzić do układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub umów o pracę nowe rozwiązania przy pokrywaniu kosztów delegacji służbowych.

Pracownikowi odbywającemu podróż służbową należą się diety, a także zwrot kosztów transportu oraz noclegu. Obecnie jeszcze zasady wypłaty tych należności określają dwa rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. Jedno z nich dotyczy podróży krajowych, a drugie – zagranicznych. Często pracodawcy zapominają, że przepisy te odnoszą się wprost jedynie do zatrudnionych w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej.

Zakres swobody

Kodeks pracy pozwala pozostałym pracodawcom (także prywatnym) określać warunki wypłacania należności za podróże służbowe w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub u mniejszych pracodawców, nieobjętych układem i niezobowiązanych do wprowadzenia regulaminu – w umowach o pracę. Ci, którzy tak robią, nie muszą stosować rozporządzeń. Mogą także już teraz dostosować dotychczasowe regulacje do rozporządzenia, które zacznie obowiązywać 1 marca br., lub zmienić je czy wprowadzić nowe rozwiązania przewidziane w styczniowym rozporządzeniu.

To, że szef może określić zasady pokrywania należności z tytułu delegacji w sposób odbiegający od ministerialnych rozporządzeń nie oznacza, że ma przy tym nieograniczoną swobodę. Po pierwsze, taką regulację będzie mógł wprowadzić całkowicie samodzielnie jedynie do regulaminu wynagradzania, i to pod warunkiem, że w zakładzie nie działają związki zawodowe, z którymi te przepisy należy uzgadniać.

Jeszcze większy wpływ na regulacje o podróżach służbowych związki zawodowe będą mieć, gdy zostaną one umieszczone z układzie zbiorowym pracy, będącym umową między pracodawcą a stroną społeczną. Podobnie przy zawarciu ich w umowie o pracę. Na zaproponowane przez szefa zasady pokrywania należności za delegacje musi się zgodzić pracownik.

Kolejne wyraźne ograniczenie polega na tym, że ustalona w układzie, regulaminie lub umowie dieta nie może być niższa niż wynikająca z rozporządzenia za podróż krajową. Oznacza to, że także diety za wyjazdy zagraniczne (w rozporządzeniach przewyższające w sposób znaczący dietę kra- jową) mogą wynosić dziś 23 zł, a od 1 marca br. 30 zł. Nie oznacza to jednak, że szef może się ograniczyć do przyznania pracownikowi najniższej diety – bez względu na miejsce docelowe podroży – i odmówić pokrycia innych związanych z nią kosztów.

Kodeks pracy gwarantuje bowiem pracownikowi prawo otrzymania od pracodawcy należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Bez wątpienia zaś będą do nich należeć przynajmniej wydatki na transport oraz nocleg i te pracodawca musi pokryć.

Czy zawsze obowiązkowa

Określenie minimalnej wysokości diety można interpretować jako bezwzględny nakaz jej wypłaty przy każdej podróży, gdy szef nie musi stosować rozporządzeń przewidujących sytuacje, w których dieta się nie należy, bo należności za podróże służbowe ustanawia w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę.

Jeżeli zważy się jednak na cel diety oraz to, że zarówno z obecnego, jak i nowego rozporządzenia wynika, że nie przysługuje ona m.in., gdy pracownikowi zapewnia się bezpłatne całodzienne wyżywienie, to należy dojść do wniosku, że w pewnych sytuacjach można pozbawić podwładnego prawa do diety.

Jak zmienić wewnętrzne zasady

Od 1 marca br. dieta za podróż krajową, a tym samym także minimalna w podróży zagranicznej u tych pracodawców, którzy regulują te należności w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę, wzrośnie do 30 zł z 23 zł. Trzeba więc dostosować te postanowienia do zmienionych przepisów. W przeciwnym razie szef narazi się na to, że inspektor pracy zakwestionuje zgodność z prawem pracy wprowadzonych przez niego (lub uzgodnionych ze związkami lub pracownikiem) regulacji.

Najłatwiej zmienić regulamin wynagradzania, gdy pracodawca nie musi uzgadniać go z zakładową organizacją związkową. Ustala jedynie jego nową treść, podaje ją w sposób przyjęty w firmie do wiadomości pracowników, a po upływie dwóch tygodni od ogłoszenia nowy regulamin wchodzi w życie.

Nie powinno być także problemu z modyfikacją umowy o pracę poprzez podwyższenie wysokości diety. Zasadą jest bowiem, że zmiany korzystne dla pracownika nie wymagają tzw. wypowiedzenia zmieniającego (ani porozumienia zmieniającego). Wystarczy zatem poinformować pracownika o nowej wysokości diet. Można wprawdzie spotkać opinię, że każda zmiana wysokości pensji wymaga wypowiedzenia lub porozumienia zmieniającego (także podwyżka może się bowiem okazać dla pracownika niekorzystna, bo np. spowoduje taki wzrost obciążeń podatkowych, że pogorszy jego sytuację).

Biorąc jednak pod uwagę to, że diety nie stanowią wynagrodzenia (inny jest ich cel), a ponadto są zwolnione z opodatkowania, bezpieczne jest przyjęcie, że ich podwyższenie będzie dla pracownika zawsze korzystne. Tym bardziej, że nawet brak dostosowania funkcjonujących w firmie regulacji o należnościach za delegacje do nowego rozporządzenia nie pozbawi podwładnych prawa do domagania się od 1 marca br. diety w wysokości co najmniej 30 zł. Tak samo, gdy szef nie zdąży doprowadzić do zmiany układu zbiorowego pracy.

Nie ma bowiem jakiegokolwiek uzasadnienia, aby odmiennie traktować w tym zakresie pracowników sfery budżetowej oraz zatrudnionych w sektorze prywatnym.

Dlatego także pracodawca prywatny, określając zasady wypłaty należności za delegacje, np. w regulaminie wynagradzania, może postanowić, że dieta nie przysługuje, gdy pracownik ma zapewnione wszystkie posiłki. Może także wykorzystać przewidziane w nowym rozporządzeniu rozwiązanie i zmniejszyć dietę o określony odsetek, gdy pracownik będzie miał gwarantowane tylko niektóre posiłki.

W krajowej podróży służbowej można będzie nie wypłacać diety w całości, gdy podwładny ma zapewnione całodzienne wyżywienie, zaś przy podróży zagranicznej zawsze będzie mu się należało co najmniej 25 proc. diety na drobne wydatki. Wynika to z odmienności celów diet w obu rodzajach podróży. Te drobne wydatki mają służyć zaspokojeniu takich potrzeb, które mogą pojawić się tylko w delegacji zagranicznej. Przykładowo będzie to koszt nabycia adaptera do prądu, jeśli pracownik jedzie do kraju z innym napięciem elektrycznym.

Co istotne, obecne rozporządzenie o podróżach krajowych nie przewiduje możliwości pomniejszania diety, jeśli podwładnemu zapewnia się tylko niektóre posiłki. Dlatego użycie takiego rozwiązania przez firmy prywatne było dotąd ryzykowne. Od 1 marca br. będzie je już można bezpiecznie stosować.

Pracodawca może także zobowiązać się, że będzie pokrywał rzeczywiste koszty całodziennego wyżywienia poniesione przez pracownika na wyjeździe. Także wtedy uniknie wypłaty diety w całości przy podróży krajowej i jej 75 proc. przy zagranicznej. Może też wprowadzić limity na poszczególne posiłki, aby pracownicy nie stołowali się w najbardziej luksusowych restauracjach lub nie zamawiali najdroższych dań.

Dieta nie przysługuje także za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika.

Za przejazdy...

Koszty przejazdów i dojazdów są bez wątpienia kosztami związanymi w sposób bezpośredni z podróżą służbową – pracownikowi należy się więc ich zwrot. To szef powinien określić środek transportu właściwy do odbycia delegacji. Nowe rozporządzenie słusznie precyzuje, że ma on także określić jego rodzaj i klasę.

Nie ma natomiast przeszkód, aby pracodawca sformułował tu ogólne zasady, np. w regulaminie wynagradzania. Wówczas nie będzie musiał tego robić za każdym razem, co ułatwi mu funkcjonowanie, zwłaszcza gdy pracownicy często wyjeżdżają. Może np. postanowić, że po kraju pracownicy podróżują głównie koleją, drugą klasą. Natomiast z samolotu mogą skorzystać tylko wtedy, gdy podróż pociągiem w jedną stronę będzie trwać ponad pięć godzin, a ponadto cena biletu lotniczego nie przekroczy trzykrotności tej za bilet kolejowy.

...i noclegi

W delegacji należy także pokryć koszt noclegu. Nowością w tym zakresie jest wprowadzenie od 1 marca br. limitu kosztu doby hotelowej w podróży krajowej. To 20-krotność diety krajowej, czyli 600 zł. Do tej pory takie limity były przewidziane jedynie wobec podróży zagranicznych.

Oczywiście wprowadzenie tego pułapu nie ogranicza pracodawcy. Ma prawo zgodzić się na zwrot kosztów noclegu przekraczających ten limit, jeśli są powierdzone rachunkiem. Także w tym zakresie szef może wprowadzić np. w regulaminie wynagradzania określone zasady. Coraz częściej pracodawcy prywatni wskazują limity kwotowe dla doby hotelowej w poszczególnych krajach niższe niż przewidziane w rozporządzeniach. Muszą one jednak uwzględniać realia panujące w docelowym kraju wyjazdu i umożliwiać skorzystanie z noclegu.

Inne wydatki

Pracodawcy sfery budżetowej muszą także zwracać inne niezbędne udokumentowane wydatki, określone lub uznane odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Nowe rozporządzenie podaje ich przykłady. Są to opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania i miejsca parkingowe. Tu pracodawca ma dość dużą swobodę.

Wolno mu określać wydatki, które zwróci wyjeżdżającemu lub jeśli je poniesie bez wcześniejszego uzgodnienia, ma prawo je uznać lub zakwestionować. Jeśli jednak pracownik musiał pokryć te wydatki (bez ich poniesienia nie zostałby osiągnięty cel podróży służbowej lub jej przebieg zostałby poważnie zakłócony) i są one uzasadnione (podwładny korzysta z rozwiązań optymalnych pod względem kosztów), szef powinien mu za nie oddać. W przeciwnym razie podwładny będzie mógł dochodzić ich zwrotu przed sądem.

Do czego służy