Jeśli bez poniesienia tego wydatku zadanie służbowe może być wykonane, nie pociąga to za sobą dodatkowych, nieracjonalnych kosztów związanych np. z wydłużeniem czasu trwania delegacji, to nie jest to wydatek niezbędny. I jako taki może zostać zakwestionowany przez organy kontrolne.
Koszty opłaty wizowej to wydatek konieczny. Bez jego poniesienia pracownik nie może wjechać na teren państwa będącego celem podróży, a zatem nie może wykonać zadania służbowego. Inaczej mówiąc – bez tej opłaty delegacja „upada", zatrudniony nie może zrealizować polecenia służbowego i nie ma tu jego winy. Z zasad prawa pracy wynika bowiem, że to pracodawca ponosi koszty pracy i nie może takimi bezpośrednimi kosztami obciążać pracownika.
W taki też sposób podszedł do tego WSA w Gliwicach w wyroku z 7 grudnia 2011 r. (I SA/Gl 901/11), kwestionując interpretację dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach.
Sąd uznał za niezasadne stanowisko organu podatkowego, że wydatek poniesiony przez pracownika na zakup wizy, w związku z odbywaną przez niego zagraniczną podróżą służbową, a następnie zwrócony mu przez pracodawcę nie korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 361 ze zm., dalej ustawa).
Jeżeli zatem pracownik wykonujący pole- cenie służbowe pracodawcy musiał ponieść dodatkowy wydatek wykupienia wizy niezbędnej do przekroczenia granicy kraju i odbycia podróży służbowej poza jego granicami, to zwrócone mu przez pracodawcę pieniądze są zwolnione od podatku dochodowego.
Sąd podkreślił, że twierdzenie organu wyda- jącego przedmiotową interpretację, że samo wykupienie przez pracownika wizy – bez której nie mógłby on wykonać polecenia służbowego i przekroczyć granicy – nie stanowi wydatku z tytułu podróży służbowej, gdyż „mając takowy dokument pracownik może przekraczać granicę w celach prywatnych", wyklucza zastosowanie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy, co jest całkowicie nieuzasadnione.
