W związku z delegacją zagraniczną pracownikowi przysługuje, poza dietami, zwrot kosztów:

a) przejazdów i dojazdów,

b) noclegów,

c) innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Przepisy nie zawierają więc zamkniętego katalogu konkretnych świadczeń dla podróżującego, ale pozwalają na rozliczenie tych wszystkich wydatków, które były niezbędne do wykonania przez pracownika zleconego mu zadania służbowego. Przy ich określaniu (ewentualnie uznawaniu, gdyż w niektórych sytuacjach nie uda się zaplanować każdego wydatku) pracodawca musi stosować kryteria oceny.

Jeśli bez poniesienia tego wydatku zadanie służbowe może być wykonane, nie pociąga to za sobą dodatkowych, nieracjonalnych kosztów związanych np. z wydłużeniem czasu trwania delegacji, to nie jest to wydatek niezbędny. I jako taki może zostać zakwestionowany przez organy kontrolne.

Koszty opłaty wizowej to wydatek konieczny. Bez jego poniesienia pracownik nie może wjechać na teren państwa będącego celem podróży, a zatem nie może wykonać zadania służbowego. Inaczej mówiąc – bez tej opłaty delegacja „upada", zatrudniony nie może zrealizować polecenia służbowego i nie ma tu jego winy. Z zasad prawa pracy wynika bowiem, że to pracodawca ponosi koszty pracy i nie może takimi bezpośrednimi kosztami obciążać pracownika.

W taki też sposób podszedł do tego WSA w Gliwicach w wyroku z 7 grudnia 2011 r. (I SA/Gl 901/11), kwestionując interpretację dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach.

Sąd uznał za niezasadne stanowisko organu podatkowego, że wydatek poniesiony przez pracownika na zakup wizy, w związku z odbywaną przez niego zagraniczną podróżą służbową, a następnie zwrócony mu przez pracodawcę nie korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 361 ze zm., dalej ustawa).

Jeżeli zatem pracownik wykonujący pole- cenie służbowe pracodawcy musiał ponieść dodatkowy wydatek wykupienia wizy niezbędnej do przekroczenia granicy kraju i odbycia podróży służbowej poza jego granicami, to zwrócone mu przez pracodawcę pieniądze są zwolnione od podatku dochodowego.

Sąd podkreślił, że twierdzenie organu wyda- jącego przedmiotową interpretację, że samo wykupienie przez pracownika wizy – bez której nie mógłby on wykonać polecenia służbowego i przekroczyć granicy – nie stanowi wydatku z tytułu podróży służbowej, gdyż „mając takowy dokument pracownik może przekraczać granicę w celach prywatnych", wyklucza zastosowanie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy, co jest całkowicie nieuzasadnione.