- W firmie każdy urlop (najczęściej jednodniowy) zgłoszony wcześniej pracodawcy a nieznajdujący się w planie urlopów może być traktowany jako na żądanie. Mimo że niejednokrotnie zgłasza się go tydzień lub kilka tygodni wcześniej i jest to spowodowane np. wyznaczoną wizytą u lekarza (kolejki do specjalisty są nawet półroczne) lub uzgodnionym terminem przeglądu u mechanika samochodowego. Takich przypadków więc nie da rady przewidzieć w planie. Czy i jaką można przyjąć liczbę dni wyprzedzenia przy zgłaszaniu chęci nieplanowanego urlopu?
– pyta czytelnik.
Zasadą jest, że pracodawca, u którego działa zakładowa organizacja związkowa, udziela urlopów wypoczynkowych zgodnie z planem. Obejmuje cały wymiar urlopu przysługującego pracownikowi z wyłączeniem wolnego na żądanie. Biorąc pod uwagę, że zatrudnionemu przysługują cztery dni urlopu na żądanie rocznie, to w zależności od jego stażu pracy roczny plan wakacji będzie obejmował albo 16, albo 22 dni w ciągu roku kalendarzowego.
Plan urlopów jest wiążący dla pracodawcy i pracowników. Prawo przewiduje kilka przypadków, kiedy wolno wprowadzić zmiany do raz ustalonego grafiku wakacji. Jeśli takie zmiany mają być wcielone na wniosek pracownika, powinien on je umotywować ważnymi powodami. Jednak wtedy ostateczną decyzję o przesunięciu wakacji ujętych w planie podejmuje szef.
Podwładny nie może samodzielnie zmienić daty urlopu przewidzianego w grafiku. W zasadzie nie ma tu znaczenia, czy pracownik chce takiej zmiany z kilkudniowym, czy kilkumiesięcznym wyprzedzeniem.
Względnie swobodnie podwładny może dysponować tylko urlopem nieobjętym planem. Chodzi o ten na żądanie. Z założenia jest on przeznaczony, aby wykorzystać go właśnie wtedy, gdy pojawią się okoliczności, których nie można było przewidzieć przy ustalaniu grafiku wakacji.
Rozpowszechniona opinia, że urlop na żądanie dotyczy jedynie wypadków nagłych, gdy zgłoszenie zapotrzebowania na to wolne następuje z dnia na dzień, nie wynika z przepisów. Te nie określają bowiem, kiedy pracownik może najwcześniej zgłosić wniosek o taki urlop. Wskazują jedynie termin końcowy takiego zgłoszenia.
W konsekwencji pracodawca, u którego obowiązuje plan urlopów, ma prawo uzależnić danie jednodniowego urlopu od tego, żeby podwładny wybrał taki na żądanie, nawet gdy wniosek zgłosi kilka dni przed jego datą.
W praktyce wskazane jest, żeby szef w miarę możliwości uwzględniał prośby o zmianę planu urlopu. Dotyczy to nawet takich sytuacji, gdy pracownik nie wskazuje ważnej przyczyny przesunięcia, ale swój wniosek złożył na tyle wcześnie, że pracodawca był w stanie przeorganizować pracę i zapewnić zastępstwo. Gdyby bowiem okazało
się, że uporczywie odmawia uwzględniania wniosków zatrudnionych dotyczących zmian w planie urlopów po to, aby ich szykanować, a nie ze względu na potrzebę zapewnienia należytej organizacji pracy, można rozważyć, czy nie nadużywa prawa. W skrajnych wypadkach, gdyby takie działanie było stale wymierzone w jednego pracownika, szef naraża się na zarzut dyskryminacji. Aby jednak mu to skutecznie zarzucić, w praktyce muszą wystąpić dodatkowe okoliczności i zazwyczaj będzie to trudne do uzasadnienia.
—Katarzyna Niedźwiadek menedżer i radca prawny w Deloitte Legal Pasternak i Wspólnicy Kancelaria Prawnicza sp.k.
—Adam Jodłowski starszy prawnik w tej kancelarii
