Spółka, jak każdy inny podmiot uczestniczący w obrocie prawnym i gospodarczym, działa w środowisku prawnym stworzonym przez zewnętrzne przepisy powszechnie stosowane. Przepisy te, ze względu na swój uniwersalny charakter, są jednak zwykle niewystarczające, bo nie uwzględniają specyfiki konkretnej spółki.
Spółka, gdy sama dostrzeże potrzeby regulacyjne, powinna przystąpić do stworzenia odpowiedniego systemu prawa wewnętrznego. Funkcjonując bez takiego systemu i zadowalając się posiadaniem jedynie najogólniejszej regulacji, jaką jest statut, będzie skazana na działania prawnie chaotyczne, które mogą stwarzać znaczne ryzyko operacyjne.
Pisemne decyzje organów spółki, które zawierają nakaz, przyzwolenie lub zakaz określonego zachowania się w jednostkowych, czyli jednorazowych sytuacjach, adresowane indywidualnie do określonego pracownika lub ich wąskiego grona, wygasające przez ich jednorazowe wykonanie, nie mają charakteru regulacji wewnętrznej.
Takie decyzje powinny natomiast znajdować swoją podstawę w regulacjach wewnętrznych, tak w zakresie kompetencji do ich wydawania (normy kompetencyjne), jak i dopuszczalnej treści.
W każdej spółce akcyjnej zalążkiem systemu prawa wewnętrznego jest statut, czyli regulacja wymagana przez przepisy kodeksu spółek handlowych. Statut jest swego rodzaju konstytucją spółki, stojąc najwyżej w hierarchii aktów prawa wewnętrznego.
Na jego podstawie wydawane są akty niższego rzędu, tj. uchwały walnego zgromadzenia, uchwały rady nadzorczej, uchwały zarządu, zarządzenia prezesa zarządu lub ewentualnie innych członków zarządu.
Ustalając treść regulacji wewnętrznej, można postępować według jednej z dwóch metod, uwzględniając w niej:
- wszystkie reguły postępowania dla regulowanej sytuacji, przez powtórzenie norm zawartych w zewnętrznych przepisach prawa i dodanie pozostających z nimi w zgodzie specyficznych norm dla spółki, albo
- wyłącznie specyficzne normy dla spółki, z pominięciem norm zawartych w zewnętrznych przepisach prawa, co wymaga założenia, że adresaci regulacji znają te normy zewnętrzne i będą śledzić ich zmiany.
Każda z tych metod ma swoje zalety, ale i niesie zagrożenia. Pierwsza z nich ma oczywisty walor edukacyjny w sensie podnoszenia świadomości prawnej pracowników spółki, ale stwarza ryzyko zniekształcenia norm zewnętrznych przy ich inkorporowaniu do prawa wewnętrznego.
Taka regulacja łatwo też może doprowadzić w okresie jej obowiązywania do utrzymywania w prawie wewnętrznym rozwiązań już nieaktualnych w wyniku zmian przepisów prawa (ciężar obserwowania takich zmian spoczywa tu na spółkowym prawodawcy).
Druga metoda, pozbawiona waloru edukacyjnego, jest bardziej elastyczna, ale stwarza konieczność stałego szkolenia pracowników w zakresie przepisów prawa, mających zastosowanie w ich działalności, i egzekwowania tej wiedzy. Nie można wykluczyć, że dla pewnych regulowanych sytuacji jedna z tych metod będzie bardziej właściwa.
Sensowne może się także okazać pójście drogą kompromisu między nimi. Może on polegać np. na wprowadzeniu do prawa wewnętrznego tych norm zewnętrznych, które są stabilne (jak podstawowe konstrukcje cywilistyczne), i pomijaniu norm podlegających częstym zmianom.
Podstawowe wskazania dotyczące uprawnionych do stanowienia regulacji wewnętrznych wynikają z przepisów k.s.h. i statutu spółki, co dotyczy w szczególności prawotwórczych kompetencji walnego zgromadzenia i rady nadzorczej.
Zwykle wątpliwości zaczynają się na poziomie zarządu spółki i dotyczą tego, jakie sprawy powinny być regulowane uchwałami zarządu (kolegialnie), a jakie mogą być regulowane zarządzeniami z poziomu prezesa lub członka zarządu.
W tej kwestii należy sięgnąć do art. 371 § 1 k.s.h. Wprowadza on zasadę, że w przypadku gdy zarząd jest wieloosobowy, to wszyscy jego członkowie są obowiązani i uprawnieni do wspólnego prowadzenia spraw spółki, chyba że statut stanowi inaczej.
Należy przyjąć, że „prowadzenie spraw spółki” to zarówno podejmowanie decyzji w jednostkowych sprawach, jak i stanowienie prawa wewnętrznego spółki przez wydawanie aktów o charakterze normatywnym, a „wspólne prowadzenie” jest możliwe tylko w trybie uchwał.
Wniosek jest więc prosty: w razie braku zapisanych w statucie podstaw do samodzielnego działania w zakresie prowadzenia spraw spółki przez poszczególnych członków zarządu (w tym prezesa) wszystkie samoistne (tzn. wynikające z kompetencji statutowej) regulacje wewnętrzne powinny mieć formę uchwały zarządu.
Oznacza to, że w każdym przypadku, dla każdej regulowanej materii aktem najwyższej rangi, niejako inicjującym stanowienie prawa w tym zakresie, powinna być uchwała zarządu zawierająca normy o charakterze ogólnym (w tym kierunkowym) oraz komplet niezbędnych delegacji do stanowienia norm szczegółowych w trybie aktów wykonawczych, a także zawierająca normy kompetencyjne dla podejmowania decyzji jednostkowych w zakresie regulowanej materii.
Inna jest sytuacja, gdy statut odchodzi od zasady zapisanej w art. 371 § 1 k.s.h. Wymaga to określenia w statucie, w jakim zakresie sprawy spółki są prowadzone (w sensie stanowienia prawa wewnętrznego i podejmowania jednostkowych decyzji) przez zarząd in gremio, przez prezesa zarządu i przez poszczególnych członków zarządu.
Takie określenie może być zrealizowane nie tylko przez szczegółowe zapisy statutu, ale także przez statutowe odesłanie w tym zakresie np. do regulaminu zarządu, uchwalanego przez walne zgromadzenie lub radę nadzorczą.
Regulacje powinny być wydawane zgodnie z zapisami statutu i ograniczać się do zakresu, w jakim wydający je prowadzi sprawy spółki. Tak więc inny niż prezes członek zarządu może wydawać zarządzenia tylko w materiach w całości mu statutowo przypisanych do prowadzenia. Jeżeli wymagająca regulacji materia wykracza poza ten zakres, to kompetencja do wydania regulacji powinna być lokowana na odpowiednim, wyższym szczeblu struktury spółki.
Ponadto, jeżeli regulacja nakłada na wskazane w niej osoby (określone przez funkcje lub stanowiska pracy) nowe obowiązki (lub modyfikuje dotychczasowe obowiązki) albo przypisuje bądź modyfikuje takim osobom uprawnienia (zarówno w sferze podejmowania decyzji, jak i stanowienia prawa przez wydawanie aktów wykonawczych), to prawodawca wydający taką regulację powinien być usytuowany w strukturze zarządzania co najmniej jeden szczebel wyżej od tych osób (od najwyżej usytuowanej z nich).
Jeżeli zatem inny niż prezes członek zarządu uzyskuje prawo podejmowania jakichś decyzji lub wydawania aktów wykonawczych, to regulacja powinna mieć co najmniej formę zarządzenia prezesa (a może także być uchwałą zarządu).
Warto dodać, że samoistne regulacje mogą zawierać delegacje do wydawania regulacji wykonawczych na niższym niż zarząd poziomie, np. dyrektora departamentu.
Kiedy mogą być własne przepisy
Spółki tworząc system prawa wewnętrznego, wprowadzają regulacje, które:
- zawierają zapisane normy ciągłego lub wielokrotnego postępowania,
- są stosowane do opisanych w nich sytuacji, trwających w czasie lub powtarzających się,
- są adresowane rodzajowo, a nie indywidualnie,
- obowiązują przez dłuższy czas określony w samej regulacji albo do uchylenia przez następną regulację o tym samym zakresie.
Opinia:
Wojciech Marekradca prawny, współpracujący z kancelarią LEXdirekt Widziewicz Szepietowski
Wprowadzając regulacje wewnętrzne, łatwo popaść w stan „prawodawstwa euforycznego”, wynikającego z wiary w omnipotencję zapisanych w nich norm, które mają stanowić panaceum na wszystkie problemy spółki.
Ceną, jaką płaci się za takie podejście, jest zazwyczaj „przeregulowanie” spółki, które często paraliżuje jej działalność biznesową.
Tak więc zanim zostanie podjęta decyzja o przyjęciu regulacji wewnętrznej, trzeba ustalić, jakie normy postępowania mają być w spółce wdrożone i do kogo będą adresowane.
Regulacja wewnętrzna jest wskazana tylko wtedy, gdy jej projektodawca wie, co powinno być w spółce czynione, w jakich okolicznościach, w jaki sposób i przez kogo.
Wprowadzenie regulacji wewnętrznej nie ma sensu, gdy zdrowy rozsądek i uwagi firmowych prawników wskazują, że jej przedmiot ze swej natury nie nadaje się do regulacji albo nie będzie jej można skutecznie wdrożyć bądź nie da się egzekwować zapisanych w niej zasad.
Nie należy także wprowadzać regulacji wewnętrznej w sferze, w której wszystko funkcjonuje dobrze, a stan taki nie zwiększa ryzyka operacyjnego.
Trochę dystansu i rezerwy do zmian na siłę
Zarząd spółki powinien się wystrzegać:
- wiary, że regulacjami wewnętrznymi można rozwiązać wszelkie problemy, także te natury technologicznej, organizacyjnej czy nawet ekonomicznej,
- „przeregulowania” działalności spółki i nadmiernej szczegółowości regulacji wewnętrznych, odbierających całemu systemowi prawa wewnętrznego i poszczególnym aktom walor elastyczności i odporności na konieczność częstych zmian, a ponadto prowadzących do oczywistej fikcji znajomości prawa wewnętrznego przez organy i pracowników spółki,
- braku poszanowania zasad wskazujących, kto powinien być prawodawcą w zakresie danej materii poddawanej regulacji,
- braku precyzji w określaniu w tytułach regulacji rzeczywistego jej zakresu,
- regulowania jednym aktem różnych
kwestii z wielu dziedzin, co utrudnia adresatom aktu dotarcie do właściwej regulacji,
- braku właściwych odesłań pomiędzy aktami, pozwalających adresatom dotrzeć do całości uregulowania danej sprawy,
- braku precyzji i konsekwencji w stosowaniu jednolitej terminologii w regulacjach, których projekty wychodzą z różnych jednostek organizacyjnych spółki.
Czytaj więcej:
