Realizując projekt za fundusze unijne, licz się z częstymi kontrolami

Czy da się uniknąć kontroli prawidłowej realizacji inwestycji współfinansowanej ze środków unijnych?

To pytanie mogą sobie zadawać przedsiębiorcy, którzy natrafiają na problemy z jej realizacją. Zamówione urządzenia nie są dostarczane na czas, maszyna, która miała kosztować 100 tys. zł, kosztuje 120 tys. Zakładana powierzchnia hali produkcyjnej okazuje się za mała i trzeba ją powiększyć.

Czy uda się ukryć takie dodatkowe koszty i bezproblemowo rozliczyć dotację? Powiedzmy sobie szczerze, że szanse na to są niewielkie. [b]Przedsiębiorca, który podpisał umowę o dofinansowanie, automatycznie wyraża zgodę na poddawanie się drobiazgowej kontroli[/b].

Specjalnie piszemy „poddawanie”, a nie „poddanie”, ponieważ takich kontroli może być kilka. Ponadto mogą one być przeprowadzane zarówno w trakcie realizacji inwestycji, bezpośrednio po jej zakończeniu, jak i w ciągu kilku następnych lat. Kontrola może mieć miejsce w siedzibie odpowiedniej instytucji, w biurze przedsiębiorcy, a także w miejscu prowadzonej inwestycji.

[srodtytul]Wielu uprawnionych[/srodtytul]

Do drzwi firmy mogą zapukać pracownicy właściwie wszystkich instytucji zaangażowanych w proces wykorzystania środków unijnych w Polsce (czyli tzw. instytucji zarządzających, pośredniczących i wdrażających), pracownicy urzędu kontroli skarbowej, a nawet wysłannicy Brukseli (pracownicy Komisji Europejskiej, Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych OLAF, Europejskiego Trybunału Obrachunkowego).

Oczywiście, ze względu na skalę, a szczególnie liczbę realizowanych projektów unijnych prawdopodobieństwo tego, że przyjdzie do nas kontrola z Brukseli, jest niewielkie. Dlatego [b]w praktyce należy się spodziewać weryfikacji inwestycji przez tę instytucję, z którą firma ma bezpośredni kontakt, czyli tę, do której składała wniosek o dofinansowanie i z którą podpisała umowę o dofinansowanie. Co istotne, taki urząd do przeprowadzania kontroli w swoim imieniu może upoważnić np. jakąś firmę audytorską.[/b]

I wreszcie odpowiedź na pytanie postawione na samym początku. Czy kontroli w ogóle da się uniknąć? Odpowiedź jest jednoznaczna: nie. Nawet jeżeli ominie nas kontrola w biurze firmy lub w miejscu realizacji projektu, to podstawowa kontrola zostanie przeprowadzona na podstawie wniosku o płatność końcową i dostarczonych wraz z nim załączników. A te dokumenty firma będzie musiała przedstawić, jeżeli zechce ostatecznie rozliczyć się z inwestycji.

[srodtytul]Co zweryfikują[/srodtytul]

Warto sobie uświadomić, że podpisując umowę o dofinansowanie, przedsiębiorca zobowiązuje się do realizacji projektu zgodnie z polskim i wspólnotowym prawem. Jest to dość abstrakcyjny zapis. Kto mógłby bowiem uczciwie stwierdzić, że rzeczywiście w pełni zna wszystkie regulacje prawne. To raczej wezwanie do działania w dobrej wierze i przestrzegania tych norm, które odnoszą się bezpośrednio do problematyki funduszy unijnych.

W takim wypadku najważniejszym dokumentem pozostaje umowa o dofinansowanie projektu. To ona zawiera obowiązki i uprawnienia stron oraz to, do czego przedsiębiorca zobowiązuje się w zamian za obietnicę otrzymania dotacji. I to również sposób wykonania tej umowy jest podstawowym przedmiotem kontroli.

[b]Przede wszystkim kontrolujący sprawdzą, czy projekt został zrealizowany zgodnie z przyjętym harmonogramem rzeczowo-finansowym. [/b]

Innymi słowy, jeżeli przedsiębiorca miał rozbudować halę produkcyjną o 200 mkw., to czy wywiązał się z tego obowiązku, jeżeli miał kupić maszynę X, to czy ją nabył, jeżeli miał przyjąć pięć osób, to czy tyle znalazło zatrudnienie itd. Następnie weryfikacji zostanie poddany terminarz. To znaczy sprawdzone zostanie nie tylko to, czy harmonogram rzeczowo-finansowy został prawidłowo zrealizowany, ale czy nastąpiło to w okresie kwalifikowalności wydatków (czyli w terminach narzuconych umową).

[ramka][b]Przykład 1[/b]

Firma w trakcie realizacji inwestycji zorientowała się, że musi zwiększyć nakłady na rozbudowę hali produkcyjnej. We wniosku o dofinansowanie zakładała wydatki na taką pozycję w wysokości 100 tys. zł (netto). Taka kwota została zaakceptowana przez instytucję i przeniesiona do umowy o dofinansowanie jako kwalifikowana.

W praktyce firma wydała 120 tys. zł (netto) i taką kwotę przedstawiła do refundacji, dołączając odpowiednią fakturę i poświadczenie przelania środków na rzecz wykonawcy. W trakcie weryfikacji wniosku o płatność kontrola wykazała, że wydatek ten jest niezgodny z umową o dofinansowanie. W takiej sytuacji refundacja może nastąpić, ale tylko do pierwotnej kwoty, a firma na pewno zostanie poproszona o wyjaśnienie tej sytuacji.[/ramka]

[ramka][b]Przykład 2[/b]

Firma we wniosku o dofinansowanie zadeklarowała rozbudowę hali o 100 mkw. W praktyce hala została rozbudowana o 80 mkw. Przedsiębiorca, nie chcąc uszczuplać dotacji, sfałszował dokumenty budowlane i protokół odbioru.

Przedstawił wniosek o rozliczenie inwestycji i otrzymał dotację. Po dwóch latach w jego fabryce pojawiła się kontrola, która wykryła nieprawidłowość. Przedsiębiorcy grozi odpowiedzialność karna za fałszowanie dokumentów, a przeciwko firmie toczy się postępowanie o zwrot wypłaconej dotacji.

Kontynuując ten przykład, warto zaznaczyć, że przedsiębiorca, godząc się na nieco niższą dotację, mógł uniknąć przykrych konsekwencji. Wystarczy, że w odpowiednim czasie wystąpiłby o zmianę umowy o dofinansowanie. Deklarując, że zachowa wszystkie cele projektu mimo mniejszej powierzchni hali, na pewno uzyskałby na to zgodę.

Oczywiście dotacja zostałaby zmniejszona proporcjonalnie do niższych kosztów rozbudowy hali, ale przedsiębiorca mógłby ją otrzymać. A tak traci wszystko.[/ramka]

Kontrola dokonywana na etapie weryfikacji wniosku o rozliczenie polega głównie na analizie dokumentów finansowych. Służy sprawdzeniu prawidłowości wydatków: czy były kwalifikowane, czy faktury są prawidłowo opisane i znajdują uzasadnienie w kontekście celu całej inwestycji, czy faktycznie dokonano płatności, czy z dat wystawienia i płatności faktur oraz realnie dokonanych płatności wynika, że zostały one wykonane w terminie.

Trzeba zaznaczyć, że kontrola może się zakończyć już na tym etapie. Firma otrzyma dotację i nigdy więcej nie spotka się z pytaniami na jej temat. Oczywiście, kontrole, szczególnie dokonywane na miejscu (w siedzibie firmy), mogą być bardziej szczegółowe. Wtedy oprócz badania dokumentów finansowych kontrolerzy mogą zażądać przedstawienia wszystkich dokumentów związanych z realizacją inwestycji (umowy z wykonawcami, ich oferty, protokoły odbioru itp.).

Nie wolno także zapominać o obowiązku chwalenia się uzyskaną dotacją. Kontroli podlega również sposób informacji i promocji projektu. Dlatego należy pamiętać o właściwym znakowaniu dokumentacji związanej z projektem (godło UE, logo programu, z którego jest współfinansowany projekt, nazwa funduszu), pomieszczeń, w których jest on realizowany, wizualizacji zakupionych w ramach projektu urządzeń i środków trwałych (odpowiednie plakaty, tabliczki).

[srodtytul]Zatrzasnąć drzwi[/srodtytul]

Każda umowa o dofinansowanie zawiera zapis mówiący o poddaniu się kontroli oraz podstawowe informacje na jej temat. Przedsiębiorca, który odmówi i na przykład nie dostarczy wskazanych przez kontrolerów dokumentów lub nie wpuści ich do siedziby firmy, naraża się na zarzut złamania umowy o dofinansowanie.

Takie działanie jest podstawą do jej natychmiastowego rozwiązania (nawet bez uwzględnienia terminu wypowiedzenia) przez instytucję, która ją podpisała. To z kolei skutkuje automatyczną utratą dotacji, a jeżeli cała lub jej część została już wypłacona, obowiązkiem jej zwrotu. Dlatego strategia polegająca na omijaniu kontroli i odmowie współpracy w trakcie jej wykonywania nie przyniesie firmie nic dobrego.

[ramka][b]Co grozi za naruszenie przepisów[/b]

W przypadku wykrycia w czasie kontroli nieprawidłowości przedsiębiorca musi liczyć się z nałożeniem na niego sankcji. Charakter i dotkliwość kary będzie zależeć od rodzaju nieprawidłowości. Inna sankcja jest przewidziana za fałszowanie dokumentów, inna za popełnienie błędów rachunkowych. W przypadku poważnego naruszenia przepisów różne kary mogą być stosowane łącznie.

A oto z czym musi się liczyć nieuczciwy lub nieostrożny przedsiębiorca:

- [b]zwrot dotacji[/b] – taka sankcja zostanie zastosowana np. za naruszenie umowy polegające na niezrealizowaniu zakładanego projektu. Jeżeli przedsiębiorca zadeklarował zakup maszyny i uruchomienie produkcji, co w praktyce nie nastąpiło, będzie zwracał otrzymaną dotację wraz z odsetkami;

- [b]zwrot części dotacji[/b] – taka kara może mieć miejsce np. w sytuacji uznania przez kontrolerów części wydatków za nieprawidłowe lub zawyżone. Przykładowo, we wniosku o płatność znajdą się pozycje, których nie było we wniosku o dotację i umowie o dofinansowanie. Nie zostaną zatem uznane za wydatki kwalifikowane.