Kto może skontrolować sezonową firmę

Przedsiębiorca ma obowiązek umożliwić inspektorom wykonywanie czynności kontrolnych. Musi więc udzielać im wyjaśnień i zapewnić warunki do pracy. Jeżeli ma takie możliwości, to nawet udostępnia samodzielne pomieszczenie i miejsce do przechowywania dokumentów.

Kontrolerzy mają spore przywileje, ale muszą też pamiętać o ustawowych ograniczeniach. Sprawdzać mogą, co do zasady (są wyjątki), w godzinach prowadzenia działalności. Kontrola u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może też przekraczać:

- 4 tygodni – w przypadku mikroprzedsiębiorców oraz przedsiębiorców małych i średnich,

- 8 tygodni – w przypadku pozostałych przedsiębiorców.

Nie można też równocześnie prowadzić więcej niż jednej kontroli w firmie. Przepisy przewidują jednak wiele wyjątków od tych reguł (art. 82 ust. 1 oraz art. 83 ust. 2 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, dalej: ustawy o swobodzie). Przykładowo ograniczeń czasu i ilości kontroli się nie stosuje, gdy „odrębne przepisy przewidują możliwość przeprowadzenia kontroli w toku postępowania prowadzonego przez organ” (np. gdy kontrolę podatkową prowadzi urząd kontroli skarbowej, nie musi się przejmować limitami czasowymi). Dłużej też można sprawdzać choćby, czy przedsiębiorcy przysługuje zwrot VAT. Przepisy nie obowiązują również wtedy, gdy przeciwko przedsiębiorcy jest prowadzone śledztwo czy dochodzenie lub gdy kontrolę uzasadnia się narażeniem życia, zdrowia bądź środowiska.

Nie stosuje się również ograniczeń dotyczących kontroli weterynaryjnych bądź sanitarnych w zakresie bezpieczeństwa żywności (szczegóły – art. 84 ustawy o swobodzie).

Urząd może też uznać, że przedsiębiorca „rażąco” naruszył przepisy i przeprowadzić ponowną kontrolę w tym samym roku, nawet jeżeli wyczerpał już swój roczny limit czasu. Pozwala na to art. 83 ust. 4 ustawy o swobodzie. Przepis ten mówi, że w sytuacji, w której wyniki kontroli wykazały rażące naruszenie przepisów prawa przez przedsiębiorcę, można przeprowadzić powtórną kontrolę w tym samym zakresie przedmiotowym w danym roku kalendarzowym, a czasu jej trwania nie wlicza się do limitów. To, czy naruszenie prawa jest rażące, oceniają kontrolerzy. Może tak być wtedy, gdy podatnik posługiwał się fikcyjnymi fakturami lub np. w zakładzie gastronomicznym doszło do zatrucia na dużą skalę.

Przedsiębiorca powinien mieć książkę kontroli, w której znajdą się informacje o wizytach przedstawicieli poszczególnych inspekcji. Ustawa o swobodzie nie narzuca formy takiej książki, może to być zwykły zeszyt, najlepiej z ponumerowanymi stronami. Książka pozwala sprawdzać, czy kontrolujący nie przekroczyli ustawowych ograniczeń. Kontroler wpisuje w nią m.in. daty kontroli, jej zakres i zalecenia pokontrolne, a przedsiębiorca informuje o wykonaniu tych zaleceń bądź ich uchyleniu przez organ nadrzędny bądź sąd.

Bardzo często podczas kontroli inspektor pobiera próbki, przeprowadza, niekiedy kosztowne badania bądź pomiary. Zasada odpłatności za nie jest zawsze taka sama.

Jeżeli pobrane próbki, przeprowadzone badania bądź pomiary potwierdzą, że w firmie wszystko jest w porządku, to płaci za nie organ kontrolujący. Jeżeli jednak się okaże, że coś jest nie tak, to przedsiębiorca zwraca równowartość kosztów takich próbek i badań.

Limit kontroli, jaki ma do wykorzystania inspektor, jest liczony w tygodniach, a nie w dniach roboczych. Potwierdziło to Ministerstwo Gospodarki w wyjaśnieniach z 7 grudnia 2005 r. (odpowiedź na pytanie DOBREJ FIRMY). Podajemy przykłady, jak liczyć ten czas.

Mały przedsiębiorca wykonuje działalność przez siedem dni w tygodniu. Kontrola rozpoczęta 31 marca br. zakończyła się u niego 27 kwietnia. W tym wypadku kontrola trwała cztery tygodnie, co akurat w tym wypadku jest równoznaczne z 28 dniami. Określona inspekcja wyczerpała już swój roczny limit czasu na kontrole.

Mały przedsiębiorca wykonuje działalność przez pięć dni w tygodniu – od poniedziałku do piątku. Dla celów kontroli traktuje się ten okres jako jeden tydzień. Kontrola rozpoczęła się 31 marca 2008 r. Została zakończona 25 kwietnia. Dana inspekcja wyczerpała więc już swój roczny limit czasu na kontrole w tej firmie, ponieważ w piątki i soboty przedsiębiorca nie pracuje.Więcej na temat wyliczania limitu kontroli pisaliśmy w DF z 5 grudnia 2006 r.

Ograniczenia czasu kontroli nie dotyczą tylko wizyty w siedzibie firmy. Kontrolujący nie mogą po czterech tygodniach przenieść się do urzędu i dalej sprawdzać firmy.

Uprawnienia kontrolerów z większości inspekcji są podobne.Zazwyczaj są oni uprawnieni do:

- wstępu do budynków, lokali lub innych pomieszczeń, a w określonych przypadkach także do mieszkania kontrolowanego,

- żądania wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli,

- żądania od kontrolowanego lub jego przedstawiciela niezwłocznego usunięcia uchybień porządkowych i organizacyjnych,

- pobierania nieodpłatnie próbek produktów do badań,

- dostępu do ksiąg w siedzibie kontrolowanego albo w miejscu ich prowadzenia lub przechowywania,

- legitymowania,

- zabezpieczania zebranych dowodów, produktów, pomieszczenia i środków przewozowych,

- żądania udostępnienia akt, ksiąg i dokumentów (oraz innych materiałów) związanych z kontrolą, sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i pobierania danych w formie elektronicznej oraz wydania ich za pokwitowaniem,

- przesłuchiwania kontrolowanego, osób upoważnionych do reprezentowania lub prowadzenia jego spraw, pracowników oraz współpracowników, świadków,

- korzystania z opinii biegłych,

- przeglądania akt postępowania przygotowawczego i sądowego, akt spraw sądowych, dokumentów zawierających informacje stanowiące tajemnicę państwową, służbową lub zawodową oraz sporządzania z nich notatek i odpisów,

- wstępu na teren kontrolowanego i poruszania się po nim bez przepustki (na podstawie legitymacji służbowej) i bez obowiązku poddania się rewizji osobistej (z zachowaniem jednak zasad bezpieczeństwa i higieny pracy),