Krok po kroku, jak zatrudnić nowego pracownika

Nowego kolegę najlepiej jest wdrażać według wcześniej przygotowanego planu, biorąc pod uwagę charakter wykonywanych przez niego zadań, jego doświadczenie i kwalifikacje oraz specyfikę zakładu. Pozwoli to na szybką adaptację na nowym stanowisku oraz spowoduje, że nie będzie on budował własnych, często błędnych wyobrażeń na temat firmy czy zadań i celów, które przed nim stoją.

Proces wdrażania nowych kolegów zaczynamy jeszcze przed ich przyjęciem. Przełożony powinien przygotować ich miejsce pracy, plan spotkań z osobami uczestniczącymi we wdrożeniu oraz poinformować ich o tym. Ma ponadto zaplanować zadania dla nowego, zwłaszcza te, z których zostanie rozliczony w pierwszych tygodniach. Przydatnym narzędziem ułatwiającym wdrożenie kandydatów do pracy jest opracowanie „przewodnika dla nowych pracowników”, czyli dokumentu, najlepiej w wersji elektronicznej dostępnej w intranecie, o najważniejszych zasadach funkcjonowania firmy. Powinien on określać:

- strategię, misję i wizję zakładu,

- jego strukturę organizacyjną,

- obowiązujące w nim procedury i zasady postępowania,

- reguły komunikacji w firmie,

- obowiązki pracodawcy i pracowników wynikające z kodeksu pracy oraz z regulacji wewnętrznych,

- płace i opiekę firmy,

- systemy motywacji, oceny i rozwoju pracowników.

Przewodnik ten nie zastąpi oczywiście tradycyjnego sposobu wprowadzenia do organizacji, ale przyspieszy z pewnością uzyskanie przez zatrudnionego samodzielności w realizacji stawianych przed nim obowiązków.

Początkowe tygodnie są dosyć stresujące dla nowej osoby. Uzyskuje ona wówczas informacje niezbędne do swobodnego poruszania się po firmie i do samodzielnej realizacji zleconych jej czynności. Dobrze jest też przygotować ten okres tak, by nie przebiegał chaotycznie. Należy więc przewidzieć zarówno spotkania wprowadzające, jak i możliwość wzięcia udziału w standardowych, rutynowych zebraniach. Najlepiej, by spotkaniom wprowadzającym towarzyszyły pierwsze, samodzielne zadania dla nowej osoby. Trzeba też wyznaczyć opiekuna, który oprowadzi ją po firmie, przedstawi współpracownikom i pomoże rozwiązać pierwsze problemy.

Kolejne tygodnie przeznaczamy przede wszystkim na dokładniejsze zapoznanie ze specyfiką firmy i nowymi zadaniami. Osobę przyjmowaną posyłamy wówczas na dodatkowe kursy wdrażające, które pozwalają na zdobycie szczegółowych informacji o spółce, jej produktach i usługach oraz narzędziach informatycznych. W tym okresie należy również na bieżąco oceniać wykonywane zadania i udzielać informacji zwrotnych.

Można ponadto zorganizować imprezę integracyjną, i to nie tylko w sytuacji gdy zatrudnia się większą grupę pracowników, ale również pojedynczą osobę. W tym okresie warto też poznać spostrzeżenia nowego pracownika dotyczące firmy, jej organizacji czy procedur – tego typu informacje i świeże spojrzenie kogoś z zewnątrz mogą się okazać cenne dla kierownictwa zakładu.

Z przyjęciem do pracy wiążą się liczne obowiązki formalne, których prawidłowe wykonanie decyduje o zgodności procesu rekrutacji z prawem. Dlatego prawie każdy kadrowiec ma swoją „listę kontrolną” – ściągawkę wskazującą kolejne czynności do wykonania i dokumenty konieczne do podpisania. Większe firmy tworzą specjalne procedury opisujące kolejne działania departamentu personalnego. Taki „przewodnik dla nowego pracownika” lub „pakiet powitalny” umożliwia standaryzację procesu i jego prawidłową realizację niezależnie od zmiany osoby na stanowisku kadrowego. Opracowania tego typu są zwykle dostosowane do konkretnej organizacji oraz specyfiki jej funkcjonowania. Tym niemniej można wyróżnić główne etapy procesu zatrudnienia i określić, jakie czynności należy w nich realizować. Przedstawiamy je w tabeli "Formalności związane z werbunkiem kandydata do pracy", wskazując, na co należy zwracać uwagę z punktu widzenia prawa.

Zasad równego traktowania powinieneś również przestrzegać podczas werbunku nowego pracownika. Pamiętaj też, że informacje i dokumenty, jakich możesz od niego żądać, ściśle limitują przepisy.

Zanim zawrzesz umowę o pracę, wolno z nim podpisać list intencyjny lub umowę przedwstępną. Zabezpieczysz się w ten sposób przed zbyt szybkim rozstaniem i spokojnie poprowadzisz rozmowy na temat konkretnych warunków zatrudnienia. List intencyjny to inna instytucja prawna niż umowa przedwstępna. Aby naświetlić różnicę między tymi dokumentami, należy zwrócić uwagę na procedury ich wykorzystania.

Według prawa cywilnego (stosowanego do stosunku pracy na podstawie art. 300 kodeksu pracy) umowę o pracę zawieramy w trybie ofertowym lub negocjacyjnym. Pierwszy regulują art. 66 – 70 kodeksu cywilnego, a charakteryzuje się tym, że działania stron dążących do zawarcia umowy są wyraźnie wyodrębnione i stanowią konkretne zdarzenia prawne (oświadczenia woli).

Procedura zawarcia umowy składa się z dwóch elementów: propozycji jej podpisania (oferta pochodząca od jednej ze stron) i akceptacji propozycji przez drugą stronę (przyjęcie oferty).

Do zawarcia umowy w trybie negocjacyjnym dochodzi natomiast, gdy strony porozumieją się co do wszystkich jej postanowień (art. 72 kodeksu cywilnego). Stanowiska stron w negocjacjach nie przyjmują formy zdarzeń prawnych (oświadczeń woli), ale wolno je udokumentować właśnie listem intencyjnym.

Pierwotnie list intencyjny oznaczał rzeczywiście list, w którym jedna ze stron negocjacji wyrażała wobec partnera swoją wolę zawarcia umowy, wskazując ewentualnie kwestie już uzgodnione oraz wymagające dalszych ustaleń. Następnie kopię listu mogła podpisać druga strona i odesłać zwrotnie na znak akceptacji. Obecnie przez list intencyjny rozumiemy jedynie techniczne określenie dokumentu podpisanego przez jedną lub obie strony w trakcie negocjowania umowy definitywnej. Nie jest on zatem wyrazem złożenia przez strony oświadczenia woli, a w konsekwencji podpisująca go strona nie działa z wolą wywołania jakichkolwiek skutków prawnych. Jest on raczej zaproszeniem do podjęcia negocjacji i zawarcia określonej umowy. Treść takiego listu może przedstawiać się następująco.

Charakter oświadczenia pracodawcy w liście intencyjnym nie jest stanowczy. Strony podpisujące dokument nie zmierzają do określonego skutku prawnego. Nie rodzi to obowiązku zawarcia umowy w razie złożenia przez adresata oferty lub podjęcia negocjacji. Do oświadczeń tego rodzaju nie stosujemy przepisów o czynnościach prawnych (dotyczących zdolności do czynności prawnych, wad oświadczenia woli itp.). W szczególności składający oświadczenie w takiej formie może je w każdej chwili odwołać.

Jeśli strony uzgodniły wszystkie warunki umowy, a nie chcą z jakichś przyczyn jej zawrzeć, to mogą poprzestać na razie na umowie przedwstępnej. Jest ona w przeciwieństwie do listu intencyjnego zdarzeniem prawnym. Przez tę umowę strony zobowiązują się do zawarcia oznaczonej umowy ostatecznej, np. konkretnej umowy o pracę. Dla swej skuteczności umowa przedwstępna powinna określać stanowcze zobowiązanie zawarcia w przyszłości określonej umowy oraz istotne postanowienia przyrzeczonej umowy, czyli w przypadku umowy o pracę: strony, rodzaj pracy oraz wynagrodzenie.