Szef rozlicza się z pracownikiem i wystawia mu świadectwo

W zależności od tego, jaka była przyczyna zakończenia stosunku pracy, należą mu się różne wypłaty, odprawy i świadczenia pieniężne, które reguluje pracodawca.

Choć termin odejścia już jest ustalony, to do końca okresu wypowiedzenia pracodawca wypłaca pensję ustaloną w umowie o pracę. Ile będzie to trwało? Decyduje o tym okres wypowiedzenia związany z okresem zatrudnienia u tego pracodawcy. Według kodeksu pracy najdłużej potrwa to trzy miesiące. Przepisy wewnętrzne obowiązujące w firmie lub umowa o pracę mogą jednak pracownikowi gwarantować dłuższy okres wypowiedzenia. Nawet przy rozstaniu szef musi go stosować. Chyba że strony porozumiały się inaczej.

Odchodząc, pracownik ma prawo także do innych wypłat. Chodzi np. o te składniki wynagrodzenia, które zostały określone w umowie o pracę lub przepisach firmowych, jeśli zatrudniony nabył do nich prawo. Będą to więc premie i nagrody, np. jubileuszowa. Ma też otrzymać ekwiwalent za niewykorzystany w naturze urlop wypoczynkowy.

Jeśli pracownik nie wykorzysta przysługującego mu w całości lub w części urlopu wypoczynkowego, bo jego stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł, to szef wypłaca mu za to ekwiwalent pieniężny. Jest to świadczenie jednorazowe, a reguluje je art. 171 k.p. Nie ma przy tym znaczenia, czy pracownik miał umowę na czas określony, czy bezterminową. Nie jest także istotny sposób ani przyczyna rozwiązania stosunku pracy.

Konieczność wypłaty ekwiwalentu przez pracodawcę zależy wyłącznie od tego, że w ogóle doszło do rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Musi zatem uregulować ekwiwalent za urlop pracownika, do którego nabył on prawo w trakcie zatrudnienia, a w tym czasie go nie wykorzystał. Obejmuje to zarówno bieżące, jak i zaległe urlopy (wyrok Sądu Najwyższego z 29 marca 2001 r., I PKN 336/00).

Nawet jeśli dopiero po rozwiązaniu stosunku pracy pracownik przedstawi orzeczenie o tym, że spełnia warunki do zwiększonego o dziesięć dni urlopu przewidzianego dla kombatantów, to przysługuje mu ekwiwalent za niewykorzystany w okresie pozostawania w stosunku pracy urlop w zwiększonym wymiarze (uchwała SN z 27 lutego 1985 r., III PZP 6/85).

Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy pracodawca powinien wypłacić pracownikowi w dniu, kiedy rozwiązuje się lub wygasa jego umowa o pracę. Prawo do tego świadczenia nabywa on zatem w dacie ustania stosunku pracy.

Gdyby jednak szef nie wypłacił tego świadczenia, to roszczenie pracownika o ekwiwalent przedawnia się (podobnie jak inne roszczenia ze stosunku pracy) z upływem trzech lat od dnia jego wymagalności, z reguły od dnia rozwiązania stosunku pracy (uchwała SN z 21 listopada 1975 r., V PZP 5/75). W innym orzeczeniu SN potwierdził, że bieg terminu przedawnienia roszczenia o ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane w naturze a nieprzedawnione urlopy wypoczynkowe rozpoczyna się z dniem powstania prawa do ekwiwalentu, tj. w dniu rozwiązania stosunku pracy (wyrok SN z 29 marca 2001 r., I PKN 336/00).

Zasady ustalania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy określa rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm.). Zasadniczo są one podobne do tych związanych z wynagrodzeniem urlopowym.

Jeśli składniki wynagrodzenia określone są w stałej stawce miesięcznej, to stanowią podstawę obliczenia należnego ekwiwalentu i to z miesiąca, w którym pracownik nabył do niego prawo. Jeśli pobory składały się ze zmiennych elementów, wówczas do obliczenia ekwiwalentu przyjmuje się wynagrodzenie wypłacone w ciągu trzech miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (dotyczy to składników przysługujących za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc) oraz wynagrodzenie zmienne wypłacone w 12 miesiącach kalendarzowych poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (dotyczy to składników przysługujących za okresy dłuższe niż miesiąc).

Niekiedy pracownik odchodzi z pracy nie tylko z własnej woli. Czasami dzieje się tak, gdy firma ma kłopoty finansowe lub organizacyjne i musi zmniejszyć liczebność załogi. Wówczas rzeczywisty i jedyny powód rozstania z zatrudnionym leży po stronie pracodawcy. Nawet jeśli szef zwalnia jedną osobę, a zatrudnia co najmniej 20 pracowników, i wyłącznym powodem redukcji są przyczyny leżące po stronie firmy, to stosuje ustawę z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (DzU nr 90, poz. 844 ze zm.).

Odnosi się więc ona zarówno do wieloosobowego zmniejszenia stanu załogi, którego warunki zostały określone w art. 1 ust. 1, jak i do pojedynczego przypadku zwolnienia pracownika (art. 10), o ile tylko nie on przyczynia się do rozstania z pracodawcą. W takiej sytuacji zwalniany z pracy otrzyma odprawę pieniężną.

Niezwłocznie po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy pracownik musi otrzymać świadectwo pracy. Jest to dokument, który zawiera najistotniejsze informacje o przebiegu pracy i ustaniu zatrudnienia.

Obowiązek wydania świadectwa pracy przez pracodawcę ustanawia art. 97 § 1 k.p. Żadne okoliczności nie zwalniają go z tego wymogu i nie usprawiedliwiają, gdy ten dokument wyda później niż w momencie ustania zatrudnienia.

Ponadto szef nie może uzależniać przekazania świadectwa pracownikowi od tego, czy wcześniej rozliczył się z nim, np. z pobranej odzieży ochronnej czy służbowego telefonu komórkowego. Zatrudniony musi więc otrzymać ten dokument bezwarunkowo. Jeśli pracownik istotnie nie rozliczył się i wyrządził szkodę w mieniu pracodawcy, to ten może dochodzić od niego odszkodowania przed sądem – na ogólnych zasadach.

Jeśli zatrudniony nie otrzyma świadectwa, bo szef mu go nie wydaje, jest to wykroczenie przeciwko prawom pracownika (art. 282 § 1 pkt 3 k.p.). Gdy inspektor pracy je stwierdzi, może ukarać pracodawcę mandatem.

Co to znaczy, że szef wydaje świadectwo pracy niezwłocznie? Termin ten precyzuje § 2 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (DzU nr 60, poz. 282 ze zm.). Szef wydaje je bezpośrednio pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej na piśmie – w dniu, w którym dochodzi do rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Jeśli nie może wydać tego dokumentu pracownikowi ani osobie upoważnionej, to nie później niż w ciągu siedmiu dni od ustania stosunku pracy przesyła go pocztą lub doręcza w inny sposób.

Sąd Najwyższy w wyroku z 14 listopada 1996 r. (I PKN 15/96) uznał, że wysłanie świadectwa pracy do organu rentowego zamiast wydania go pracownikowi narusza art. 97 § 1 k.p., choćby ten pracownik zgłosił pracodawcy zamiar przejścia na rentę inwalidzką.

Pracownik nie może domagać się świadectwa pracy, gdy tylko dojdzie do wypowiedzenia umowy o pracę. Wolno mu to zrobić dopiero wtedy, gdy upłynie okres wypowiedzenia. Dlaczego? W tym czasie mogą jeszcze zdarzyć się okoliczności, które spowodują, że treść już wydanego dokumentu nie będzie odpowiadać faktom. Jeśli jednak w czasie wypowiedzenia pracownik już poszukuje nowej pracy, to może wystąpić do dotychczasowego pracodawcy, aby wystawił mu zaświadczenie o zatrudnieniu lub inny dokument o treści zbliżonej do świadectwa pracy.

Treść świadectwa pracy określają:

- art. 97 § 2 k.p.,

- rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (DzU nr 60, poz. 282 ze zm.),