Zwrot kosztów za prywatny pojazd pracownika używany do celów służbowych

Przy jazdach lokalnych nie jest to jego bezwzględny wymóg, który zawsze pojawia się automatycznie, gdy zatrudniony używa pojazdu w interesie pracodawcy. Konieczność zwrotu określonych kosztów eksploatacyjnych następuje na ogół dopiero wtedy, gdy strony dogadają się w tym zakresie na mocy osobnej umowy cywilnoprawnej.

W jakiej formie

Według rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm., dalej rozporządzenie ministra infrastruktury) rekompensata za jazdy prywatnym pojazdem występuje albo pod postacią miesięcznego ryczałtu pieniężnego, albo jako tzw. kilometrówka, szacowana na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu.

Nie ma jednak przeszkód, aby zwracać podwładnym rzeczywiście poniesione koszty eksploatacyjne, jeśli zainteresowani tak uzgodnią.

Podpisujemy umowę

Zazwyczaj wypłaty zatrudnionym pieniędzy jako zwrot kwot wydatkowanych w związku z używaniem prywatnych pojazdów na potrzeby zakładu szef dokonuje w cyklach miesięcznych, na podstawie ustaleń poczynionych wcześniej z podwładnym. Niekiedy przyznanie prawa do tej rekompensaty za jazdy niezwiązane z delegacjami wynika wprost z odrębnych ustaw. Odnosi się to np. do listonoszy i pracowników służby leśnej.

Decydując się na zwrot wydatków przeznaczonych na lokalne jazdy odbywane w celach służbowych samochodami nienależącymi do firmy, pracodawcy powinni zawrzeć z pracownikiem dodatkową umowę (§ 1 ust. 1 rozporządzenia ministra infrastruktury). Sprecyzuje ona reguły korzystania z aut lub jednośladów przy realizacji obowiązków pracowniczych i dokonywanego zwrotu kosztów przy tym powstających.

Przepisy nie wymagają, aby tę umowę sporządzić na piśmie, ale lepiej tak zrobić ze względów dowodowych. Taka forma pomoże, gdyby między stronami doszło do sporu na tle rozliczeń.

Co ustalić

W przepisach nigdzie nie znajdziemy wytycznych, jakiej treści ma być umowa o użytkowaniu pojazdu niebędącego własnością pracodawcy do zadań służbowych. Praktyka podpowiada jednak, aby zawierała ona m.in.:

-  określenie, jakiego rodzaju pojazd pracownik będzie używał, z podaniem marki, numeru rejestracyjnego i pojemności silnika,

-  zobowiązanie podwładnego do wykorzystywania pojazdu, którego koszty eksploatacyjne będą zwracane, do zadań służbowych związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podmiot zatrudniający,

-  zasady refundacji wydatków (np. czy zwrot będzie następował na bazie kilometrówki, czy w formie miesięcznego ryczałtu pieniężnego),

-  wysokość stawki za kilometr, na podstawie której zakład skalkuluje zatrudnionemu należny zwrot poniesionych wydatków,

-  limit kilometrów, objęty refundacją kosztów (przy ryczałtowym rozliczaniu wydatków eksploatacyjnych),

-  ustalenie, na których stacjach benzynowych pracownik ma tankować paliwo niezbędne do odbywania lokalnych jazd służbowych (istotne zwłaszcza, gdy zatrudniony ma otrzymać zwrot faktycznie poczynionych wydatków eksploatacyjnych),

-  wskazanie, jakie dokumenty/oświadczenia są niezbędne do comiesięcznego rozliczania zwrotu kosztów (z podaniem terminów, do kiedy powinny być one składane w firmie),

-  datę obowiązywania umowy oraz sposób i okres jej ewentualnego wypowiedzenia,

-  pouczenie o konsekwencjach podawania danych niezgodnych ze stanem faktycznym (np. możliwość rozwiązania umowy o pracę przy poświadczeniu nieprawdy).

Przykładowe postanowienia umowy o korzystaniu z prywatnego samochodu do celów służbowych

Umowa o korzystaniu z prywatnego samochodu do celów służbowych

§ 1

Pracownik wyraża zgodę na używanie w jazdach lokalnych do celów służbowych samochodu osobowego marki honda civic, o nr rejestracyjnym EL 3480W i pojemności skokowej silnika 1800 cm3, będącego jego własnością.

§ 2

1. Pracodawca będzie rozliczał koszty używania samochodu wskazanego w § 1 umowy dla celów służbowych na podstawie liczby faktycznie przejechanych kilometrów.

2. Zwrot kwoty wydatkowanej w związku z używaniem prywat-

nego pojazdu w jazdach lokalnych przysługuje w wysokości

obliczonej jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i liczby przejechanych kilometrów, która nie może przekroczyć 700 km w miesiącu.

3. Wysokość stawki za 1 kilometr przebiegu ustala się na podstawie rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.)

4. W celu uzyskania zwrotu kosztów pracownik ma obowiązek prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu według wzoru stanowiącego załącznik do niniejszej umowy. Po zaakceptowaniu przez bezpośredniego przełożonego ewidencja powinna być przedkładana w dziale księgowości w terminie 7 dni od zakończenia miesiąca, którego ewidencja dotyczy.

§ 3

1. Pracownik jest zobowiązany niezwłocznie poinformować pracodawcę o:

- zbyciu bądź utracie samochodu wskazanego w § 1 niniejszej umowy,

- utracie prawa jazdy.

2. W przypadku umyślnego podania w ewidencji przebiegu pojazdu danych niezgodnych ze stanem faktycznym pracodawca ma prawo rozwiązać z pracownikiem umowę o pracę.