Posiadanie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) nie jest bezwzględnym obowiązkiem każdej firmy. Tworzą go bowiem te, które według stanu na 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.
Mniejsze, w których pracuje mniej niż 20 osób (w przeliczeniu na pełne etaty), mogą tworzyć fundusz socjalny albo wypłacać świadczenie urlopowe. Wyboru nie mają pracodawcy będący jednostkami organizacyjnymi prowadzącymi gospodarkę finansową na zasadach określonych w ustawie o finansach publicznych.
U nich ZFŚS musi funkcjonować – bez względu na to, ile osób zatrudniają.
[srodtytul]Jest furtka[/srodtytul]
Ustawodawca dał jednak pewne uprawnienia pracodawcom nienależącym do sektora finansów publicznych. Ci bowiem, zachowując procedury określone w [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=86E4490315AA403F77E9D90626558C37?n=1&id=74017&wid=327623]ustawie z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.)[/link], mogą się zwolnić z obowiązku tworzenia ZFŚS.
W firmach zatrudniających co najmniej 20 osób (przeliczając to na pełne etaty), które nie zamierzają prowadzić działalności socjalnej, postanowienie w tej sprawie powinno zostać wprowadzone do układu zbiorowego pracy. Jeśli natomiast pracodawca nie jest nim objęty – do regulaminu wynagradzania. W tym samym trybie może być również kształtowana wysokość odpisu na fundusz.
Warto przy tym pamiętać, że przedsiębiorstwa, w których 1 stycznia danego roku jest zatrudnionych (w przeliczeniu na pełne etaty) mniej niż 20 podwładnych, a które nie są objęte układem zbiorowym pracy i nie mają obowiązku tworzenia regulaminu wynagradzania, muszą jeszcze w styczniu powiadomić załogę o tym, że nie będą w tym roku tworzyć funduszu ani wypłacać świadczenia urlopowego.
[b] Informacje o tym mają przekazać w sposób zwyczajowo u siebie przyjęty, np. na tablicy ogłoszeń albo w e-mailu wysłanym do każdego pracownika lub w intranecie.
Inaczej jest w przypadku, gdy w tych firmach funkcjonuje prawo wewnątrzzakładowe (układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagradzania). Wówczas postanowienie o rezygnacji z funduszu lub niewypłacaniu świadczenia urlopowego musi się znaleźć właśnie tam.[/b]
[ramka][b]Przykład[/b]
Firma prywatna zatrudnia 24 pracowników, a w przeliczeniu na pełne etaty – 19. Nie jest objęta przepisami prawa wewnątrzzakładowego.
Pod koniec 2008 r. postanowiła, że jej sytuacja finansowa nie pozwala w 2009 r. ani tworzyć ZFŚS, ani wypłacać świadczenia urlopowego.
Nie powiadomiła jednak o tym pracowników. Inspekcja pracy w trakcie kontroli zakwestionowała brak funduszu lub wypłaty wspomnianego świadczenia.
Pracodawca musiał więc wypełnić zaległe obowiązki socjalne wobec załogi. W tym roku przedstawił jej już informację o tym, że nie będzie wypłacać pieniędzy za urlop ani tworzyć funduszu.
W związku z tym, że zdążył z tym do 31 stycznia, inspekcja pracy w razie ewentualnej rekontroli nie zakwestionuje jego działania.[/ramka]
[ramka][b]Przykład[/b]
Pracodawca zatrudnia 50 pracowników. Boryka się z pewnymi trudnościami finansowymi, w związku z czym zamierza zrezygnować z tworzenia ZFŚS.
W zamian chciałby wypłacać zatrudnionym świadczenia urlopowe. Zgodnie z ustawą o funduszu pracodawcy zobowiązani do tworzenia go mogą dowolnie kształtować wysokość odpisu. Mogą też zadecydować, że w ogóle nie będzie tworzony.
Oczywiście rezygnacja lub inne niż w ustawie określenie wysokości odpisu na fundusz wymaga dokonania odpowiednich zmian w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania. Decyzja o rezygnacji z funduszu może zostać podjęta w dowolnym momencie.[/ramka]
Nie ma przeszkód, aby w przepisach zakładowych wprowadzić inną formę realizacji świadczeń socjalnych w miejsce funduszu, np. określone świadczenie przysługujące pracownikom korzystającym z urlopów wypoczynkowych.
Nie będzie to jednak świadczenie urlopowe, o którym mowa w ustawie o ZFŚS. Takie bowiem mogą wypłacać jedynie pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.
Jeżeli więc firma zamierza wprowadzić dodatkowe wynagrodzenie wypłacane pracownikom korzystającym z urlopów, to oczywiście jest to możliwe. Nie będzie ono jednak podlegało zwolnieniu ze składek na ubezpieczenia społeczne pracowników.
Z tego bowiem zwolnione są tylko świadczenia urlopowe wypłacane na podstawie art. 3 ust. 3 ustawy o funduszu – do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w ustawie.
[srodtytul]Naliczenie odpisów[/srodtytul]
To nie wszystkie obowiązki, jakie muszą wypełniać firmy. Te, które tworzą ZFŚS, już niebawem będą naliczać tegoroczne odpisy na zatrudnionych. A to za sprawą prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, który najpóźniej do 20 lutego w Monitorze Polskim musi poinformować o tym, jaka jest wysokość przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej, będącego podstawą do wyliczenia odpisów na fundusz na dany rok.
Przy wspomnianych obliczeniach bierze się pod uwagę albo takie wynagrodzenie w całym roku poprzednim, albo za drugie półrocze roku poprzedniego, jeżeli wynagrodzenie z tego okresu było wyższe.
Pracodawcy są zobowiązani najpóźniej do końca maja przekazać na wyodrębnione konto funduszu pierwszą ratę odpisów. Ta wynosi 75 proc. Pozostałą część muszą wpłacić do końca września. Wtedy też mogą przekazać pieniądze z dobrowolnych zwiększeń odpisów.
Pracodawcy muszą pamiętać, żeby nie obniżać ustalonych w ustawie wielkości obowiązkowych odpisów podstawowych.Te bowiem rozumiane są jako minimalne. Wyjątkiem jest sytuacja (wspomniana na początku), gdy regulamin wynagradzania albo obowiązujący w firmie układ zbiorowy pracy stanowią inaczej.
[ramka][b]Uwaga [/b]
Jeżeli w firmie nie funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa, wówczas postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na fundusz lub nietworzenia go należy uzgodnić z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. [/ramka]
[ramka][b]Uwaga [/b]
Z obowiązku przekazania pierwszej raty w ustawowym terminie jest zwolniony ten pracodawca, który rozpoczął działalność w danym roku kalendarzowym, a jest zobowiązany do utworzenia funduszu. On przekazuje odpisy na ZFŚS od następnego roku kalendarzowego.
Wyjątkiem jest sytuacja, gdy rozpoczęcie działalności w roku kalendarzowym następuje w wyniku komercjalizacji, przejęcia, podziału lub połączenia firmy lub jej części, z równoczesnym przejęciem pracowników. [/ramka]
[ramka][b]Obowiązkowe płatności[/b]
Odpis podstawowy wynosi:
- na jednego zatrudnionego w normalnych warunkach – 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia,
- na jednego pracownika zatrudnionego w szczególnie uciążliwych warunkach pracy – 50 proc. przeciętnej pensji,
- na jednego pracownika młodocianego w pierwszym roku nauki – 5 proc.; w drugim roku nauki – 6 proc., oraz w trzecim roku nauki – 7 proc. przeciętnej pensji. [/ramka]
