Dodatkowe koszty obciążające najemców należy udokumentować fakturą

Przedsiębiorcy wynajmujący nieruchomości (lokale mieszkalne i użytkowe) z reguły obciążają najemców, oprócz czynszu najmu, także kosztami dodatkowymi (np. prąd, woda/ścieki, gaz, ciepło, opłaty eksploatacyjne pobierane przez wspólnoty mieszkaniowe, także te dotyczące części wspólnych budynku). Obowiązek ponoszenia tych opłat dodatkowych wynika z umów najmu. Koszty mediów rozliczane są na podstawie faktur otrzymanych od dostawców na podstawie faktycznego zużycia, a koszty eksploatacyjne na podstawie obciążenia ze wspólnoty mieszkaniowej. Z reguły w dacie wystawienia faktury za najem (zwłaszcza dotyczy to przypadku, gdy faktury za najmem są wystawiane ”z góry”) nie jest znana wysokość kosztów dodatkowych. Dlatego w praktyce obciążenie najemców kosztami mediów następuje po otrzymaniu przez wynajmującego faktury za media albo zawiadomienia ze wspólnoty mieszkaniowej o wysokości tych opłat. Wysokość kosztów dodatkowych jest uzależniona od faktycznego zużycia. Koszty eksploatacyjne z kolei zwykle są rozliczane na podstawie metrażu lub liczby osób zamieszkujących dany lokal. Podatnicy niejednokrotnie mają problem z ustaleniem, czy obciążanie najemców kosztami dodatkowymi powinno być dokumentowane fakturami i czy w przypadku otrzymania od dostawców mediów faktur będących podstawą obciążenia najemców kosztami mediów po dacie wystawienia faktur za najem w danym miesiącu wynajmujący powinien wystawić kolejne faktury w danym miesiącu. Problematyczne jest także to, czy w przypadku otrzymania wyrównania kosztów eksploatacyjnych za okres dłuższy niż miesiąc wynajmujący może uwzględnić te koszty w fakturze wystawianej za miesiąc, w którym otrzymał te rozliczenia i w którym obciąża nimi najemców.