Ustne polecenie pracownikowi wykonania dodatkowej pracy

Rozwój technologii czy zwykłe zmiany organizacyjne mogą prowadzić do tego, że potrzebne staje się obciążenie etatowca nowymi obowiązkami, bez zmiany jego rodzaju pracy. Przykładem jest choćby przejęcie przez przedstawiciela handlowego zleceń z kolejnej miejscowości, dodatkowego rodzaju dłużników przez windykatora lub powierzenie pracownikowi ds. personalnych wprowadzenia systemu ocen.

W zakresie umówionych zadań

Jeżeli dodatkowo zlecone czynności mieszczą się w rodzaju wykonywanej pracy określonym w umowie, pracodawca nie musi sporządzać ani aneksu, ani wypowiedzenia warunków pracy. Nie ma też obowiązku zwiększenia pensji, chociaż może się liczyć z takim wnioskiem podwładnego.

Te zmiany nazywane są w prawie pracy nieistotnymi, ponieważ nie wpływają na rodzaj pracy. Mieszczą się w zakresie uprawnień kierowniczych szefa i można je wprowadzać przez wydanie polecenia, które jest dla pracownika wiążące na podstawie art. 100 § 1 kodeksu pracy (zob. aktualny wyrok Sądu Najwyższego z 7 listopada 1974 r., I PR 332/74, nowsze wyroki SN z 14 października 2004 r., I PK 663/03; z 19 lutego 2010 r., II PK 221/09; z 12 kwietnia 2012 r., II PK 216/2011). Polecenie to nie musi być przy tym pisemne.

Niekoniecznie na piśmie

W praktyce często te nieistotne modyfikacje oznaczają potrzebę zmiany zakresu czynności/obowiązków. Jest to dokument konkretyzujący rodzaj umowy o pracę, który pracodawca może, ale którego nie musi wydawać. Ponadto, jeżeli dochodzi do trwałej modyfikacji obowiązków, wskazane jest dokonanie zmiany w HR-owym dokumencie, jakim jest opis stanowiska pracy/stanowiskowa karta pracy. Brak zmian w tych dokumentach jest jednak tylko błędem administracyjnym, który nie pozbawia skuteczności zlecenia dodatkowej pracy.

Zakres czynności niekiedy zawiera określenie pracowniczej powinności „inne czynności zlecone przez przełożonych". Jest ono poprawne. W wielu przypadkach trudno bowiem wymienić wszystkie zadania, jakie obecnie i w przyszłości będą się mieściły w zakresie rodzaju pracy wskazanego w umowie. Jednocześnie należy pamiętać, że ta klauzula jest elementem zakresu czynności, który doprecyzowuje umówiony rodzaj pracy. Oznacza to, że pracownik nie ma obowiązku wykonania innej czynności, która wykracza poza ten rodzaj pracy.

Ostrożnie z czasem pracy

Powierzając dodatkową pracę, szef musi uwzględnić, że jej wykonywanie zajmie określony czas. Oznacza to ryzyko pojawienia się nadgodzin, które trzeba będzie rozliczyć. Dotyczy to także podwładnych zatrudnionych w systemie zadaniowego czasu pracy. Oni również mają prawo do dodatkowych świadczeń za godziny nadliczbowe, jeżeli nałożonych obowiązków nie można obiektywnie wykonać w normalnym czasie pracy.

Stała lub czasowa modyfikacja

Jeżeli szef oceni, że dodatkowe polecenia rozszerzają zakres obowiązków podwładnego poza rodzaj pracy wynikający z aktualnej umowy, powinien podpisać z nim aneks, a w razie braku jego zgody – wręczyć mu wypowiedzenie zmieniające. Gdy pracownik je przyjmie, nowe warunki wchodzą w życie po upływie okresu wypowiedzenia. Natomiast odmowa prowadzi do rozwiązania umowy (art. 42 § 2 i 3 k.p.).

Na wszelki wypadek

Ten sposób postępowania warto wprowadzić także wtedy, gdy trudno ocenić, czy planowana modyfikacja obowiązków doprowadzi do zmiany rodzaju pracy. Jeżeli ta zmiana ma być tymczasowa, należy skorzystać z przejściowego powierzenia innej pracy, o którym mowa w art. 42 § 4 k.p. Oznacza to możliwość zlecania innej pracy nie dłużej niż przez trzy miesiące w roku w razie istnienia uzasadnionych potrzeb pracodawcy. Inną pracą mogą przy tym stanowić dotychczasowe obowiązki poszerzone o nowe. Należy przy tym pamiętać o zakazie obniżenia stanowiska, a także o tym, że nowa praca powinna odpowiadać kwalifikacjom podwładnego. Niedopuszczalne jest zatem powierzanie zarówno obowiązków odpowiadających wyższym, jak i niższym wymaganiom.

Obostrzenie dotyczące odpowiednich kwalifikacji i zachowania pensji nie dotyczy natomiast zmiany warunków zatrudnienia przez aneks czy wypowiedzenie zmieniające. Przepisy nie przewidują przy tym ograniczeń czasowych dla wprowadzenia nowych warunków. Zatem szef, który chce powierzyć etatowcowi pracę o niższych bądź wyższych kwalifikacjach, może zaproponować mu aneks zmieniający rodzaj pracy na kilka miesięcy albo wręczyć wypowiedzenie warunków obejmujące określony czas.

Jednak i to rozwiązanie ma swoje minusy. Po pierwsze, wypowiedzenie zmieniające warunki pracy osoby zatrudnionej na czas nieokreślony musi zawierać przyczynę uzasadniającą. Po drugie – od każdego wypowiedzenia podwładny może odwołać się do sądu pracy. Po trzecie zaś – odmowa przyjęcia nowych warunków skutkuje rozwiązaniem umowy, czyli utratą pracownika.

Więcej niż w umowie

Z wyroku Sądu Najwyższego z 11 lutego 2010 r. (I PK 185/09, Monitor Prawa Pracy 2010 nr 8, str. 394) wynika, że pracodawca, który nie ma pisemnej zgody podwładnego na wykonywanie dodatkowych obowiązków bez podwyżki, może zostać zmuszony przez sąd do wypłaty dodatkowego wynagrodzenia. SN rozpatrywał wtedy sprawę pracownicy zatrudnionej w pełnym wymiarze czasu pracy na stanowisku magazyniera. W umowie zapisano, że do jej obowiązków należy wydawanie i odbieranie narzędzi. Jednak na ustne polecenie prezesa firmy sprzątała pomieszczenia biurowe, za co nie otrzymywała dodatkowego wynagrodzenia, choć się go domagała. Ta sytuacja trwała trzy lata. Po tym czasie pracodawca wypowiedział kobiecie dotychczasowe warunki pracy i zaproponował stanowisko sprzątaczki. Pracownica odmówiła, co skutkowało rozwiązaniem z nią umowy. Wniosła wtedy sprawę do sądu, domagając się 27 tys. zł z tytułu wykonywania dodatkowej pracy poza obowiązkami określonymi w umowie.

SN uznał, że powierzenie pracownicy równoległe dwóch rodzajów pracy (magazyniera i sprzątaczki) nie było adekwatne do jej wynagrodzenia. Dodatkowo pracodawca dokonał tego bez wyraźnej zgody podwładnej. SN podkreślił, że pracodawca wynagradzał ją zgodnie z umową, ale tylko za pracę magazyniera. Zauważył, że to, co robiła powódka, nie odpowiadało kryteriom wynagrodzenia godziwego za rzeczywistą pracę, o której mowa w art. 13 i 80 k.p. Wskazał też, że pracodawca nie mógł powoływać się na art. 42 § 4 k.p., który przewiduje możliwość zlecania pracownikowi innych prac bez wypowiadania warunków pracy i płacy. Dodatkowe obowiązki powierzano bowiem stale przez trzy lata. Gdyby pracodawca zawarł aneks do umowy albo wręczył pracownicy wypowiedzenie zmieniające, wyrok byłby inny.

Nie tylko do celów dowodowych

Zarówno stałe, jak i czasowe powierzenie dodatkowej lub nowej pracy powinno mieć formę pisemną. Odnośnie do zmiany tymczasowej jest to wskazane ze względów dowodowych, a w przypadku stałej – także z uwagi na treść art. 29 § 4 k.p. Przepis ten wymaga formy pisemnej do zmiany warunków umowy. Jednak jej brak nie powoduje nieważności zmiany, chyba że strony zastrzegły w kontrakcie taką sankcję.