Kierując pracownika na naukę lub wyrażając na to zgodę, pracodawca zobowiązuje się udzielać mu zwolnień z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny do punktualnego przybycia i uczestnictwa w obowiązkowych zajęciach. W niektórych przypadkach zatrudniony nabywa jednak również prawo do urlopu szkoleniowego.

Zwolnienia na zajęcia...

Pierwszy przypadek nie budzi żadnych wątpliwości. Aby pracownik spełnił warunek uzyskania zgody na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, wystarczy, że np. w związku z nauką otrzyma od szefa – choćby minimalną – pomoc finansową lub rzeczową. Może to być pokrycie całości lub części kosztów czesnego, dofinansowanie wydatków na zakup pomocy naukowych, podręczników czy sfinansowanie kosztów dojazdu. Takie zachowanie szefa wystarcza, aby uznać, że wyraził on zgodę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez podwładnego. ?A to z kolei stanowi podstawę domagania się przez niego zwolnień od pracy na czas uczestnictwa w zajęciach, dając jednocześnie podstawy do wnioskowania o urlop szkoleniowy.

...i dni szkoleniowe

Zgoda lub polecenie pracodawcy dotyczące dokształcania się pracownika to istotny, ale niejedyny wymóg, od którego spełnienia zależy prawo do urlopu szkoleniowego. Drugim ograniczeniem są konkretne formy kształcenia, kończące się określonym w art. 1032 § 1k.p. rodzajem egzaminu. Tylko przystąpienie do jednego z nich daje podwładnemu prawo do urlopu ?w ustalonym wymiarze.

Dodatkowo pracownik może skorzystać z 21 dni urlopu szkoleniowego w czasie ostatniego roku studiów. Służy on napisaniu pracy dyplomowej oraz przygotowaniu się i przystąpieniu do egzaminu dyplomowego.

Uwaga!

Ustawodawca jednoznacznie określa cel urlopu szkoleniowego dla studentów, którym potrzebny on jest na przygotowanie pracy, powtórkę materiału i przystąpienie do egzaminu. Taka możliwość nie przysługuje pracownikowi uczęszczającemu na studia podyplomowe. Kończą się one bowiem złożeniem pracy końcowej lub egzaminu końcowego, a nie – jak studia wyższe – obroną pracy dyplomowej.

Ostatecznie udzielenie urlopu szkoleniowego zależy jednak od wniosku pracownika. Niezłożenie go w odpowiednim czasie powoduje – w przeciwieństwie do urlopu wypoczynkowego – utratę prawa do niego. To wolne pracownik powinien bowiem wykorzystać w związku czasowym ze zdarzeniem, które daje mu to uprawnienie. W praktyce oznacza to bliskość czasową ?z egzaminem maturalnym, eksternistycznym lub potwierdzającym kwalifikacje zawodowe; ewentualnie np. końcówkę ostatniego semestru studiów, podczas którego zatrudniony oddaje ostatnie rozdziały pracy dyplomowej i przygotowuje jej obronę.

Pracodawca nie ponosi odpowiedzialności za to, czy zatrudniony korzysta ze swojego uprawnienia. Jeśli więc zatrudniony pozostaje bierny, może nie wybrać nawet części tego urlopu.

Przykład

Pracownik uzyskał zgodę przełożonego na uzupełnienie studiów licencjackich o dodatkowe dwa lata, po których uzyska tytuł zawodowy magistra. Przez cały drugi rok studiów nie wnioskował o urlop szkoleniowy, planując, że wykorzysta go na odpoczynek po zdaniu egzaminu. Takie działanie jest nieuzasadnione. Skoro w momencie wnioskowania o wolne pracownik będzie magistrem, urlopu nie spożytkowałby na napisanie pracy magisterskiej, przygotowanie do jej obrony ani złożenie egzaminu. Daje to pracodawcy podstawę, aby odmówić podwładnemu udzielenia tego urlopu.

Bez przeliczania na godziny

Urlop szkoleniowy różni się od wypoczynkowego tym, że nie przelicza się go na godziny. Nie zależy też od wymiaru czasu pracy zatrudnionego. Analogią jest jedynie udzielanie go na dni pracy. Przy czym bez znaczenia pozostaje zaplanowany na dany dzień wymiar czasu pracy. W efekcie to od wniosku pracownika zależy, ile godzin obejmie w praktyce jego urlop szkoleniowy.

Nieobecności w grafiku

Związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych nieobecności w pracy są bardzo trudne do uwzględnienia w grafiku. Żaden przepis nie zobowiązuje bowiem pracownika do przedstawienia szefowi planu zajęć.

Najmniej komplikacji pojawi się w firmie, ?w której praca odbywa się w dni powszednie, ?a  pracownicy uczą się w trybie zaocznym. Wtedy zajęcia w szkole lub na uczelni mają miejsce jedynie w weekendy. W takich okolicznościach praca i edukacja nie kolidują ze sobą czasowo, ?a pracownik może je łączyć w pełnym wymiarze.

Często zdarza się jednak, że podwładny uczy się lub studiuje wieczorowo. Wtedy dni i godziny zajęć mogą – przynajmniej częściowo – pokrywać się z jego grafikiem pracy. W takim przypadku możliwość dostosowania harmonogramu pracy do rozkładu zajęć szkolnych mają jedynie ci pracodawcy, którzy sami skierowali pracowników na kurs lub uczelnię i znają ich plan zajęć albo pozyskali tę wiedzę w inny sposób. Nic nie stoi wtedy na przeszkodzie, aby plan pracy podwładnego ułożyć tak, aby uniknąć kolizji między godzinami pracy i zajęć. Pozwoli to ograniczyć lub wyeliminować konieczność udzielania dodatkowych, płatnych zwolnień.

Przykład

Pracownik produkcji zatrudniony w równoważnym czasie pracy przejawiał wszystkie cechy dobrego brygadzisty. Ponieważ jednak edukację zakończył na szkole zawodowej, wykluczało to możliwość przeszeregowania go na wyższe stanowisko. Po rozmowie z podwładnym pracodawca skierował go do wieczorowego technikum budowy maszyn. Świadomy, że zajęcia odbywają się w środy, czwartki i piątki od godziny 17, planował pracownikowi w tych dniach pracę od 8 do 15. Było to równoważone dziesięcioma godzinami pracy w poniedziałki i dziewięcioma ?we wtorki. Tym sposobem pracodawca uniknął konieczności udzielania zatrudnionemu dodatkowych zwolnień od pracy. W omawianym przypadku szef musi udzielić podwładnemu – jest złoży on wniosek w okresie nauki – jedynie sześć dni urlopu szkoleniowego. Wymiar tego wolnego zależy od tego, na jakie dni pracownik zawnioskuje o jego udzielenie. Jeśli wystąpi o wolne w poniedziałki, sześć dni urlopu przełoży się na 60 godzin płatnego czasu wolnego.

Jeśli pracodawca wyraził zgodę na kształcenie się przez pracownika, a nie ma wglądu w jego plan zajęć kolidujący z rozkładem pracy, nie uniknie udzielania mu zwolnień od pracy. To sytuacja niekorzystna dla firmy. Nie dość, że w okresie zwolnień i urlopów nie korzysta on z pracy zatrudnionego, to jeszcze musi mu płacić nie pomniejszone z tego tytułu wynagrodzenie. Przepis art. 1031 § 3 k.p. przewiduje bowiem, że podwładny zachowuje prawo do wynagrodzenia zarówno za czas urlopu szkoleniowego, jak i zwolnień ?z całości lub części dnia pracy.

Im większy wymiar takich absencji, tym większe straty pracodawcy w zakresie efektywnego wykorzystania czasu pracy – bo okresów zwolnień nie da się zaplanować w grafiku. Tacy pracodawcy nie mają innego wyjścia, niż planować szkolącym się standardowe harmonogramy tak jak reszcie załogi oraz dostosowywać je na etapie wykonania do napływających od nich wniosków o zwolnienia z całości lub części dnia pracy. Wszystko to powoduje, że obecnie pracodawcy niechętnie zgadzają się na kształcenie pracowników.

Rozwiązaniem indywidualny rozkład

Brak zgody pracodawcy na podnoszenie kwalifikacji przez podwładnego nie przekreśla możliwości jego dalszego kształcenia się. Jest to jednak utrudnione, ponieważ w znacznej mierze zależy od dobrej woli przełożonego, który nie musi udzielać zwolnień na udział w zajęciach.

Wyjściem z sytuacji może być indywidualny rozkład czasu pracy. Pozwoli on dostosowywać dni i godziny pracy do rozkładu zajęć w zakresie podjętych przez podwładnego studiów lub innej formy podnoszenia kwalifikacji. Problem jednak w tym, że wniosek zatrudnionego w tej sprawie nie jest dla szefa wiążący (art. 142 k.p.).

Przy braku zgody pracodawcy na dokształcanie zmienia się sytuacja stron stosunku pracy. W interesie zatrudnionego leży bowiem informowanie szefa o dniach i godzinach, w których ma zaplanowane zajęcia szkolne. Jeśli bowiem nie zostaną one uwzględnione przy ustalaniu rozkładu, jedyną szansą na zwolnienie z pracy w celu uczestnictwa w zajęciach jest uzyskanie zgody przełożonego na wyjście prywatne w godzinach pracy. Nawet jeśli szef lub bezpośredni przełożony przychyli się do takiego wniosku, prywatne wyjście trzeba odpracować. W przeciwnym wypadku może ono być podstawą proporcjonalnego obniżenia wynagrodzenia. To zaś może przysporzyć problemów osobie, która łączy pracę na etacie z edukacją.

Przykład

Pracownik zatrudniony w sklepie ze sprzętem sportowym podjął na własną rękę studia wieczorowe ?na AWF. Z uwagi na dużą liczbę zajęć praktycznych odbywają się one od środy do soboty między 16 a 22. Dodatkowo w co czwarty poniedziałek pracownik musi brać udział w indywidualnych zajęciach z trenerem wiodącej dyscypliny. Zapomniał o tym przy wnioskowaniu o indywidualny rozkład czasu pracy, dlatego w poniedziałki zwalnia się z pracy wcześniej, odpracowując to częściowo we wtorki. W tym przypadku zgoda na prywatne wyjścia wynika z dobrej woli pracodawcy, który mógłby odmówić jej udzielenia. Pracownik nie zachowuje wynagrodzenia za godziny nieodpracowanych wyjść prywatnych, więc szef ma podstawy, aby proporcjonalnie obniżyć jego wynagrodzenie za pracę.

Prośba co najmniej tydzień wcześniej

Częstą praktyką stosowaną przez pracodawców zatrudniających studentów i inne osoby uczące się jest stosowanie tzw. próśb grafikowych. Polega to na wprowadzeniu możliwości składania przez pracowników wniosków dotyczących ich planu pracy na kolejny miesiąc. Pracodawca uwzględnia je przy ustalaniu rozkładu czasu pracy.

Z uwagi na konieczność ogłaszania grafików ?z tygodniowym wyprzedzeniem prośby grafikowe muszą jednak napływać do przełożonego wcześniej, aby mógł on dotrzymać ustawowych terminów na poinformowanie podwładnych o ich rozkładach. Jednak nawet pracodawcy otwarci na negocjowanie z podwładnymi ostatecznego kształtu ich harmonogramów nie  są w stanie uwzględnić wszystkich zgłoszonych preferencji, choćby z uwagi na konieczność zapewnienia ciągłości pracy ?i wymaganej obsady stanowisk, a przede wszystkim konieczność przestrzegania ochronnych przepisów prawa pracy. Warto też pamiętać, że powyższe działanie nie jest obowiązkiem pracodawcy, lecz przejawem jego dobrej woli wobec zatrudnionych.

Autorzy są prawnikami, ?byłymi pracownikami PIP, aktualnie wspólnikami ?w firmie Pogotowie Kadrowe sp. J.