Każdy pracodawca, nawet ten zatrudniający jednego pracownika, musi wręczyć podwładnym informacje o podstawowych warunkach ich zatrudnienia, które wynikają z przepisów, a których nie określa umowa. Może wybrać albo dokładny opis, polegający w znacznej mierze na przepisaniu właściwych regulacji z kodeksu i regulaminu albo wersję skróconą, czyli wskazanie tych przepisów.

Tydzień od podpisu

Pisemną informację należy przekazać pracownikowi w terminie siedmiu dni od dnia zawarcia umowy. Może to być też dzień podpisania angażu, ale trzeba wtedy pamiętać, aby informacja stanowiła odrębny dokument, a nie np. załącznik do umowy.

Fakt zapoznania się z informacją podwładny potwierdza na piśmie. Najprostszy sposób uzyskania potwierdzenia ?to sporządzenie informacji ?w dwóch egzemplarzach ?i podpisanie obu przez strony. Jeden otrzymuje pracownik, ?a drugi trafia do jego akt.

Bogatsze zestawienie

Na firmy zatrudniające mniej niż 20 pracowników, czyli te, które nie tworzą regulaminu pracy, nałożono obowiązek informacyjny w większym zakresie. Jest on poszerzony o treści, które zawierałby ten regulamin >patrz tabela.

Po zmianach aktualizacja

Omawiany obowiązek nie jest jednorazowy. Pracodawca musi bowiem aktualizować informację w razie zmiany warunków zatrudnienia. Są to m.in. takie sytuacje, jak:

O zmianie warunków należy pracownika poinformować niezwłocznie, nie później niż ?w ciągu miesiąca od wejścia zmian w życie. Gdyby jednak przed tym terminem miało dojść do rozwiązania umowy o pracę, pracownik powinien się dowiedzieć o zmianach najpóźniej do dnia ustania zatrudnienia.

Niezapoznanie pracownika ?z informacjami o warunkach zatrudnienia powoduje – tak jak niezapoznanie z treścią regulaminu pracy – że pracownik może uwolnić się od odpowiedzialności za naruszenie swoich obowiązków porządkowych, powołując się na ich usprawiedliwioną nieznajomość.

Wariant 1. ?Forma opisowa

W tej postaci pracodawca podaje wymagane informacje wynikające z przepisów kodeksu pracy i regulaminu pracy (a w jego braku – z własnych ustaleń). Aby nie narazić się na zarzut niepełnej informacji, pracodawcy często przepisują obszerne fragmenty k.p., głównie te dotyczące uprawnień urlopowych.

Gdy w firmie nie obowiązuje regulamin pracy, znaczną część pisma zajmuje opis zasad usprawiedliwiania nieobecności w pracy, będący odwzorowaniem przepisów rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. ?w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (DzU ?nr 60, poz. 281 ze zm.).

Jednym z powtarzających się błędów jest wskazanie zasad wypowiedzenia umowy na czas określony dłuższy niż sześć miesięcy jedynie w informacji o warunkach zatrudnienia. Brak takiej klauzuli w treści takiej umowy przesądza natomiast, że nie można jej rozwiązać w ten sposób, niezależnie od zapisów w informacji o warunkach zatrudnienia.

Wariant 2. ?Forma skrócona

Na przekazanie pracownikom mniej szczegółowej informacji o warunkach zatrudnienia pozwala pracodawcy art. 29 § 3

1

k.p. Wskazuje wtedy podwładnym konkretne przepisy dotyczące ich poszczególnych warunków zatrudnienia. Dotyczy to także informowania ?o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 3

3

k.p.).

Chodzi tu nie tylko o przepisy k.p., ale też o przepisy regulaminu pracy czy układu zbiorowego pracy (np. dotyczące częstotliwości wypłaty pensji). Można wskazać przepisy k.p. dotyczące wymiaru urlopu wypoczynkowego i okresu wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony ?w taki sposób, że nie będzie konieczna aktualizacja informacji wraz z osiągnięciem przez zatrudnionego dłuższego stażu pracy. Przykładowy zapis: „Ma Pan(i) prawo do urlopu w wymiarze wynikającym z: art. 154, 154

1

, 154

2

, 155, 155

1

, 155

2

i 155

3

k.p.". „Obowiązuje Pana/ią okres wypowiedzenia umowy o pracę wskazany w art. 36 § 1 k.p.".

Wady wersji skróconej:

Indywidualne podejście

Zarówno pierwsza, jak i kolejne informacje o warunkach zatrudnienia mogą mieć jedną z dwóch form: opisową albo skróconą, polegającą na wskazaniu odpowiednich przepisów. Niezależnie od tego informację trzeba zindywidualizować. Jej treść musi być w miarę możliwości dostosowana do sytuacji prawnej osoby, której jest wręczana. Błędem jest przekazanie pracownikowi wyciągu z kodeksu pracy lub kserowanie niektórych jego stron.