Pracownik wystąpił o duplikat świadectwa pracy wystawionego ?w 1999 r. Przejrzałam jego akta osobowe i sprawdziłam, że w dokumencie wówczas wydanym zapisano nieprawidłowy okres zatrudnienia. Wystawiłam mu więc świadectwo, wskazując, że jest to korekta, a nie duplikat. Czy postąpiłam prawidłowo? –
pyta czytelniczka.
Tak.
Informacje podane ?w świadectwie pracy muszą być prawdziwe, pełne ?i rzetelne. Jest to bowiem podstawowy dokument potwierdzający fakt i przebieg zatrudnienia etatowca. Zwykle świadectwo pracy firma wystawia w dwóch egzemplarzach. Oryginał otrzymuje pracownik, a jego kopia pozostaje w aktach osobowych tego etatowca w zakładzie. Czasami były podwładny utraci wydany mu dokument i zwraca się wtedy do pracodawcy z prośbą o jeszcze jeden egzemplarz. Szef powinien też pozytywnie zareagować, jeśli pracownik zgłosi się z papierem, który wymaga poprawienia.
Czym więc różni się korekta od duplikatu?
W uzasadnionych przypadkach na wniosek pracownika pracodawca wydaje odpis świadectwa pracy, zwany inaczej duplikatem. Przepisy nie precyzują, jakie to są sytuacje. Ocenia je szef, samodzielnie uznając, czy zgłoszony przypadek jest uzasadniony. Najczęściej taką prośbę były etatowiec kieruje, gdy zgubi lub utraci papier np. w wyniku pożaru czy kradzieży.
Wtedy na podstawie posiadanej w aktach pracowniczych kopii świadectwa zakład wystawia mu duplikat. Dopuszcza to § 4 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu ?i trybu jego wydawania i prostowania (DzU nr 60, poz. 282 ?ze zm.).
Przepisy nie określają także techniki przygotowania tego odpisu.
Co do zasady jednak zamieszcza się w nim wszystkie dane zawarte w posiadanej przez firmę kopii świadectwa, włącznie z pierwotną datą jego wystawienia (umieszczoną ?w prawym górnym rogu). Duplikat powinien więc wyglądać tak jak oryginalny dokument, wystawiony po rozwiązaniu stosunku pracy. Ma zatem zawierać wszystkie te dane, jakie miało poprzednie świadectwo. Uwzględnia także wcześniejszą terminologię, np. „zakład pracy" zamiast obecnego „pracodawcy".
Jedyna różnica między oryginałem a duplikatem dotyczy zaznaczenia, że jest to właśnie odpis i przy tej adnotacji podaje się aktualną datę jego wystawienia, np. 26 marca 2014 r. Niektórzy opatrują to także pieczątką i podpisem osoby wystawiającej obecnie taki dokument. Nie jest to jednak konieczne. W aktach zakładowych i tak umieszcza się notatkę ?o sporządzeniu duplikatu i jego powodach oraz dołącza się potwierdzenie odebrania tego odpisu przez pracownika.
Należy kierować się przy tym zasadą, aby przepisy regulujące wydawanie świadectw czy opinii pracy na podstawie starych aktów wykonawczych (np. rozporządzenia Rady Ministrów z 20 listopada 1974 r. w sprawie świadectw pracy i opinii, DzU nr 45, poz. 269 ze zm.) odnosiły się do kodeksu pracy z ówczesnego okresu.
Przy okazji przeglądania posiadanych papierów, np. wtedy, gdy wystawia się duplikat, pracodawca może zauważyć błąd popełniony w wydanym wcześniej świadectwie. Ma wówczas prawo samodzielnie skorygować dokument o przebiegu zatrudnienia, tak jak zrobiła to czytelniczka. ?W takiej sytuacji w aktach powinna zamieścić notatkę o przyczynie zmiany, nawet gdy wyjdą one na jaw wiele lat po zakończeniu współpracy. Do byłego pracownika zaś wysyła pismo z informacją o korekcie. Wystawia mu wówczas poprawioną wersję dokumentu, usuwając niewłaściwe informacje i zaznaczając, że jest to korekta.
Gdy pracownik występuje ?o korektę dokumentu, ma poprzednie zaświadczenie o zatrudnieniu. Należy go więc poprosić o zwrot nieprawidłowej wersji. Jeśli jej nie odda, bo przecież nie ma takiego obowiązku, szef sporządza o tym notatkę do akt i dodaje pismo potwierdzające, że pracownik odebrał poprawione świadectwo (ewentualnie tzw. zwrotkę z poczty dokumentującą odbiór tej przesyłki).
