Niezapowiedziana kontrola w firmie możliwa jest tylko czasami

Ustawodawca – w ramach ochrony przedsiębiorcy – nałożył na kontrolujących wiele obowiązków, w tym obowiązek zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli (wyrok WSA w Krakowie z 21 czerwca 2012 r., II SA/Kr 1200/11).

Artykuł 282b § 1 ordynacji podatkowej stanowi bowiem wyraźnie, że organy podatkowe zawiadamiają kontrolowanego (przedsiębiorcę) o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej.

Z punktu widzenia kontrolowanego przedsiębiorcy jest to niezmiernie ważne, bowiem umożliwia mu odpowiednie przygotowanie się do kontroli. Dla przykładu podatnik może wyznaczyć pełnomocnika jeszcze przed wszczęciem kontroli podatkowej, czyli od momentu doręczenia takiego zawiadomienia, w celu uzyskania pomocy specjalisty (np. doradcy podatkowego) już od pierwszego kontaktu z organem kontroli podatkowej (wyrok NSA z 23 października 2012 r., I FSK 2153/11).

Może to być niezbędne, ze względu na konieczność dokonywania kontroli z udziałem skarżącego, wymagającej precyzyjnego uzgodnienia godzin przeprowadzenia czynności (wyrok WSA w Gdańsku z 7 sierpnia 2012 r., I SA/Gd 303/12).

Wymogi formalne

Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli musi spełniać wymogi formalne, a więc powinno zawierać oznaczenie organu, datę i miejsce wystawienia dokumentu, oznaczenie kontrolowanego przedsiębiorcy, wskazanie zakresu przedmiotowego kontroli, pouczenie o prawie złożenia korekty deklaracji oraz podpis osoby upoważnionej do dokonania tego zawiadomienia. Są to elementy obligatoryjne, które w każdym zawiadomieniu muszą się znaleźć.

Gdy organ kontrolujący nie zawiadomi przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli, to już po wszczęciu kontroli musi poinformować kontrolowanego o przyczynie braku tego zawiadomienia. Taka informacja powinna się również znaleźć w protokole kontroli. Przepisy nie wskazują jednak ani formy, ani treści takiej informacji. Niemniej należy przyjąć, zgodnie z zasadą pisemności, że informacja ta powinna być dokonana na piśmie (wyrok WSA w Białymstoku z 13 marca 2012 r., I SA/Bk 459/11).

Z kolei zasada zaufania do organów państwa wymagałaby, aby organ podatkowy, oprócz powołania podstawy prawnej uzasadniającej odstąpienie od zawiadomienia o zamiarze wszczęcia postępowania kontrolnego, wskazał także na podstawie jakich informacji postępowanie zostało podjęte i skąd te informacje pochodzą (wyrok WSA w Poznaniu z 13 września 2012 r., I SA/Po 408/12).

Należy zatem przyjąć, że informacja o przyczynie braku zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli nie tylko powinna zostać przekazana pisemnie przez organ kontrolujący, lecz kontrolujący mają również obowiązek dokonać stosownego wpisu w książce kontroli przedsiębiorcy. Czynność podjęcia kontroli musi znaleźć potwierdzenie w dokumentach, w tym m.in. w zawiadomieniu o zamiarze kontroli

(wyrok WSA w Olsztynie z 5 lipca 2012 r., I SA/Ol 270/12).

Ustawodawca nie pozbawił przy tym organów podatkowych prawa do podjęcia niezapowiedzianej kontroli podatkowej. Istnieją bowiem wyjątki, kiedy zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej nie dokonuje się. Przypadki te zostały określone w art. 282c ordynacji podatkowej >patrz ramka.

Sprawy rozstrzygnięte ostateczną decyzją

Kontrolę podatkową podejmuje się z urzędu. Nie zawsze jednak może ona być wszczęta. Ustawodawca wprost określił bowiem, że w zakresie spraw rozstrzygniętych decyzją ostateczną organu podatkowego kontrola podatkowa nie może być ponownie wszczęta. Jest tu jednak wyjątek. Zasada ta nie dotyczy bowiem sytuacji, gdy kontrola podatkowa jest niezbędna dla przeprowadzenia postępowania:

1) w sprawie stwierdzenia nieważności, stwierdzenia wygaśnięcia, uchylenia lub zmiany decyzji ostatecznej lub wznowienia postępowania w sprawie zakończonej decyzją ostateczną;

2) w związku z uchyleniem lub stwierdzeniem nieważności decyzji przez sąd administracyjny.

W jakim czasie przyjdą inspektorzy

Ustawodawca wskazał ruchomy przedział czasowy, w którym organ kontrolujący powinien wszcząć kontrolę podatkową. Jest to nie wcześniej niż po upływie siedmiu dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli.

Jeśli zaś kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, to w takim przypadku wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia o wszczęciu kontroli. Istotne jest więc, że od dnia doręczenia przedsiębiorcy zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli, zaczyna biec termin jej wszczęcia, a termin 30-dniowy nie ulegnie przedłużeniu. Uprawnienie organu podatkowego do kontroli podatkowej po upływie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia wygasa w sposób automatyczny.

Szybciej na wniosek

Przedsiębiorca może zawnioskować, aby kontrola podatkowa została wszczęta przed upływem owych siedmiu dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Jest to jednak tylko prawo podatnika do wystąpienia z takim wnioskiem, który może zostać przez organ podatkowy uwzględniony lub też nie.

Z drugiej strony, jeśli organ podatkowy z jakichś przyczyn chce rozpocząć kontrolę podatkową u podatnika przed upływem siedmiu dni od dnia doręczenia zawiadomienia, to wymaga to zgody kontrolowanego.

Należy jednak zauważyć, że doręczenie zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej nie przesądza, że taka kontrola zostanie przeprowadzona. Organ podatkowy może bowiem (już po doręczeniu takiego zawiadomienia) zrezygnować z przeprowadzenia kontroli podatkowej, wskutek zaistniałych okoliczności uzasadniających taką rezygnację.

W takiej sytuacji organ podatkowy nie ma obowiązku zawiadomienia podatnika o odstąpieniu od kontroli podatkowej, czy w inny sposób poinformowania go o takim odstąpieniu. Jednak w tym miejscu należałoby się zastanowić, czy organ podatkowy nie powinien takiej informacji przekazać podatnikowi.

Kiedy bez uprzedzenia

Zgodnie z art. 282c ordynacji podatkowej nie zawiadamia się o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej, jeżeli:

1. kontrola podatkowa dotyczy zasadności zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego w rozumieniu przepisów o VAT;

2. kontrola podatkowa ma być wszczęta na żądanie organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze o przestępstwo lub przestępstwo skarbowe;

3. kontrola podatkowa dotyczy opodatkowania przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych;

4. kontrola podatkowa dotyczy niezgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej;

5. kontrola podatkowa ma być podjęta w oparciu o informacje uzyskane na podstawie przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

6. kontrola podatkowa zostaje wszczęta po okazaniu legitymacji służbowej kontrolowanemu (lub innej upoważnionej osobie), gdy czynności kontrolne są niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia;

7. kontrola podatkowa ma charakter doraźny dotyczący ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej, użytkowania kasy rejestrującej lub sporządzania spisu z natury;

8. kontrola podatkowa dotyczy podatku od wydobycia niektórych kopalin;

9. organ podatkowy posiada informacje, z których wynika, że kontrolowany został prawomocnie skazany w Rzeczypospolitej Polskiej za popełnienie przestępstwa skarbowego, przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu, przestępstwa z ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości lub wykroczenia polegającego na utrudnianiu kontroli; w przypadku osoby prawnej ten warunek odnosi się do każdego członka zarządu lub osoby zarządzającej, a w przypadku spółek nie mających osobowości prawnej – do każdego wspólnika;

10. organ podatkowy posiada informacje, z których wynika, że kontrolowany jest zobowiązanym w postępowaniu egzekucyjnym w administracji;