Udzielanie zamówień publicznych często jest polem, na którym dochodzi do nadużyć. Nieformalne kontakty zamawiającego z wykonawcami mogą prowadzić do unieważnienia całego przetargu. Mogą również narazić zamawiającego na odpowiedzialność finansową, a niekiedy nawet karną.
Aby podobnych przypadków uniknąć, warto się zapoznać z „Rekomendacjami postępowań antykorupcyjnych przy stosowaniu procedury udzielania zamówień publicznych” wypracowanymi przez Centralne Biuro Antykorupcyjne.
Odpowiedzialnym za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania zmierzającego do udzielenia zamówienia publicznego ustawodawca uczynił kierownika zamawiającej jednostki, np. wójta w gminie. Regułą jest, że czynności te powierza on pracownikom podległego mu urzędu.
Okazuje się jednak, że ustawa - Prawo zamówień publicznych (dalej: pzp) nie jest wystarczającą regulacją gwarantującą rzetelne i obiektywne przeprowadzenie procedury przetargowej. Pozostawia bowiem osobom bezpośrednio w nią zaangażowanym zbyt dużą swobodę. W konsekwencji CBA rekomenduje, aby regulację tą uzupełniały przepisy wewnętrzne: regulamin udzielania zamówień publicznych i regulamin działania komisji przetargowej. Ich konstrukcja powinna umożliwiać identyfikację osób odpowiedzialnych za dokonanie poszczególnych czynności w procesie udzielania zamówienia, jak też dokumentów i zapisów w celu późniejszego odtworzenia procesu decyzyjnego.
Wprowadzenie takich wewnętrznych regulaminów daje pracodawcy możliwość stosowania odpowiedzialności porządkowej wobec pracowników, którzy w swej pracy nie respektują zawartych w nich postanowień.
Co w nich zapisać? Przede wszystkim konieczność przestrzegania formy pisemnej. Każdy pracownik zaangażowany w postępowanie powinien być zobowiązany do dokumentowania podejmowanych czynności na piśmie. Dotyczy to sporządzania informacji zarówno o źródłach, z których korzystał, opracowując specyfikację istotnych warunków zamówienia, jak i o kontaktach z potencjalnymi wykonawcami. Zasadą powinno być, że wszelkie pytania i udzielane na nie odpowiedzi mają formę pisemną.
[wyimek]Spotkania z oferentami powinny się odbywać tylko w siedzibie zamawiającego[/wyimek]
Aby zwiększyć kontrolę podejmowanych decyzji, warto wprowadzić zasadę, że każdą czynność realizują co najmniej dwie osoby (tzw. zasada dwóch par oczu). Regulaminy powinny gwarantować również niezależność pracownikom oddelegowanym do przygotowania przetargu.
Należy też bezwzględnie przestrzegać obowiązku odbierania od takich pracowników oświadczeń o braku lub istnieniu okoliczności uzasadniających wyłączenie danej osoby z postępowania (art. 17 pzp). CBA przypomina, że składa się je pod rygorem odpowiedzialności za składanie fałszywych zeznań.
