Udzielanie zamówień publicznych często jest polem, na którym dochodzi do nadużyć. Nieformalne kontakty zamawiającego z wykonawcami mogą prowadzić do unieważnienia całego przetargu. Mogą również narazić zamawiającego na odpowiedzialność finansową, a niekiedy nawet karną.
Aby podobnych przypadków uniknąć, warto się zapoznać z „Rekomendacjami postępowań antykorupcyjnych przy stosowaniu procedury udzielania zamówień publicznych” wypracowanymi przez Centralne Biuro Antykorupcyjne.
Odpowiedzialnym za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania zmierzającego do udzielenia zamówienia publicznego ustawodawca uczynił kierownika zamawiającej jednostki, np. wójta w gminie. Regułą jest, że czynności te powierza on pracownikom podległego mu urzędu.
Okazuje się jednak, że ustawa - Prawo zamówień publicznych (dalej: pzp) nie jest wystarczającą regulacją gwarantującą rzetelne i obiektywne przeprowadzenie procedury przetargowej. Pozostawia bowiem osobom bezpośrednio w nią zaangażowanym zbyt dużą swobodę. W konsekwencji CBA rekomenduje, aby regulację tą uzupełniały przepisy wewnętrzne: regulamin udzielania zamówień publicznych i regulamin działania komisji przetargowej. Ich konstrukcja powinna umożliwiać identyfikację osób odpowiedzialnych za dokonanie poszczególnych czynności w procesie udzielania zamówienia, jak też dokumentów i zapisów w celu późniejszego odtworzenia procesu decyzyjnego.
Wprowadzenie takich wewnętrznych regulaminów daje pracodawcy możliwość stosowania odpowiedzialności porządkowej wobec pracowników, którzy w swej pracy nie respektują zawartych w nich postanowień.
