Teczkę osobową, którą zakłada się oddzielnie dla każdego pracownika, należy podzielić na trzy części A, B i C. Do części A pracodawca wpina dokumenty związane z zatrudnieniem. Część B przeznaczona jest na te, które dotyczą nawiązania stosunku pracy (np. umowa o pracę) oraz przebiegu zatrudnienia. Natomiast w części C umieszcza się dokumenty związane z zakończeniem pracy (patrz tabela). Wszystkie papiery w poszczególnych częściach powinny być ułożone chronologicznie, ponumerowane i opisane. Takie zasady kompletowania teczek określa rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.
Jeśli zlekceważysz założenie i prowadzenie akt osobowych pracowników, maksymalna grzywna może wynieść nawet 30 tys. zł, a nakłada ją sąd grodzki.
Musisz kserować wszelkie dokumenty, które pracownik ci przedstawia, np. świadectwa pracy, świadectwa szkolne (dyplomy ukończenia studiów), zaświadczenia o pobieraniu zasiłku dla bezrobotnych, a oryginalne egzemplarze zwracasz zatrudnionemu. Przepisy zapewniają pracodawcy prawo jedynie wglądu do dokumentu źródłowego.
Od pracowników, którzy są rodzicami, potrzebne będą ci dodatkowe oświadczenia, m.in. o pracy w systemie równoważnym oraz o korzystaniu z dni wolnych na dziecko
Przy kompletowaniu teczek personelu najczęściej pracodawcy chcą za dużo informacji od kandydata do pracy. Tymczasem od osoby ubiegającej się o zatrudnienie mogą żądać tylko określonych informacji:
- wypełnionego kwestionariusza osobowego dla kandydata do pracy,
- świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, ale tylko tych, które obejmują okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
- dokumentów, które będą potwierdzały kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania pracy (np. uprawnienia do wykonywania zawodu spawacza, kierowcy itp.),
- orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku (orzeczenie takie wydaje lekarz profilaktyk, z którym pracodawca ma podpisaną umowę o współpracy; lekarz kieruje kandydata do pracy na określone badania na podstawie wystawionego przez pracodawcę skierowania),
- innych dokumentów, których obowiązek przedłożenia będzie wynikał z odrębnych przepisów (np. zaświadczenie o niekaralności w razie zatrudniania kierowcy w firmie transportowej),
- świadectwa ukończenia gimnazjum od młodocianych ubiegających się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego.
Inne dokumenty pracownik przedkłada pracodawcy dobrowolnie. Chodzi tu zwłaszcza o te potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe czy świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące pracę przypadającą w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, czy dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.
Nie zawsze pracodawcy pamiętają, że ubiegający się o zatrudnienie musi złożyć oświadczenie, w którym informuje, czy jest zarejestrowany w urzędzie pracy jako osoba bezrobotna. Jego złożenie jest o tyle ważne, że w ciągu pięciu dni od zatrudnienia bezrobotnego szef musi zawiadomić o tym urząd pracy. Jeśli pracodawca nie dopełni tego obowiązku, kara grzywny może być nie mniejsza niż 3 tys. zł.
Przedstawiane przez pracownika świadectwa pracy należy dokładnie przeczytać. Jeżeli będzie w nich wzmianka o zajęciu wynagrodzenia za pracę, musisz zawiadomić komornika prowadzącego sprawę o zatrudnieniu osoby, wobec której prowadzone jest postępowanie egzekucyjne. O przyjęciu do firmy powiadamiasz także pracodawcę, który wydał świadectwo.
Przed przyjęciem nowej osoby do firmy nie wystarczy tylko ją przeszkolić w zakresie bhp czy zapoznać z regulaminem pracy, jeżeli taki dokument obowiązuje u pracodawcy. Nowy pracownik potwierdza, że został zapoznany z:
- regulaminem pracy, jeżeli pracodawca musi go tworzyć;
- informacją o warunkach zatrudnienia, o której mowa w art. 29 § 3 kp., czyli o obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę, urlopie wypoczynkowym oraz długości okresu wypowiedzenia umowy; ponadto jeżeli pracodawca nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy, powinien poinformować o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Pracodawcy, u których obowiązuje układ zbiorowy pracy, dodatkowo muszą przekazać pracownikom, że taki akt prawny u nich funkcjonuje;
Informację taką należy przekazać podwładnemu na piśmie, najpóźniej w ciągu siedmiu dni od zawarcia umowy (art. 29 § 3 k.p.).
- przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy;
- zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy;
- obwieszczeniem dotyczącym ustalenia lub zmiany systemów i rozkładów czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych. Obwieszczenie takie wydaje pracodawca, który nie jest objęty zakładowym układem zbiorowym pracy lub nie musi ustalać regulaminu pracy (art. 150 k.p.).
Przyjmujący tych, którzy są rodzicami, muszą dopełnić dodatkowych formalności. W określonych warunkach zatrudnienie osób, które mają dzieci w wieku do czterech lat, zależy od zgody takiego pracownika. Dodatkowo, aż do ukończenia przez dziecko 14 roku życia, rodzic ma prawo skorzystać z dwóch dni wolnego w roku kalendarzowym.
Pracownik będący rodzicem lub opiekunem dziecka do lat czterech powinien złożyć oświadczenie, czy wyraża zgodę, czy jej nie udziela na wykonywanie pracy w systemie równoważnego czasu pracy lub w ruchu ciągłym, w systemie skróconego tygodnia pracy lub pracy weekendowej oraz na pracę w godzinach nadliczbowych, porze nocnej, systemie przerywanego czasu pracy lub na delegowanie go poza stałe miejsce pracy.
Z kolei wychowujący przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat powinni oświadczyć, czy zamierzają korzystać ze zwolnienia od pracy na dwa dni w roku kalendarzowym. Przysługuje ono na podstawie art. 188 k.p., ale jeżeli obydwoje rodzice pracują, to skorzysta z niego tylko jedno z nich.
W praktyce często pracownik dostarcza dokumenty starsze (np. zaświadczenie o pobieraniu zasiłku dla bezrobotnych) po kilku tygodniach od podpisania umowy. Może to zaburzyć chronologię dokumentów wpinanych do części A. W takich wypadkach należy oznaczyć datę otrzymania dokumentu przez pracodawcę i wpiąć go w akta osobowe według daty wpływu.
Akta osobowe należy przechowywać w takich warunkach, aby niepowołane osoby nie miały do nich dostępu. Chodzi tu o innych, którzy nie zajmują się sprawami pracowniczymi, czy o osoby z zewnątrz. Najlepiej, aby teczki personalne zamykane były w szafach (lub pomieszczeniach) wyposażonych w patentowe zamki, które otworzyć mogą tylko upoważnione osoby.
Ponadto należy je trzymać w odpowiednich warunkach, w których nie będą narażone na zniszczenie lub utratę. Przykładowo nie powinny być przechowywane w zawilgoconych pomieszczeniach.
Autorka prowadzi firmę DEFIDE Doradztwo i Usługi Kadrowe
- art. 94 pkt c i d, art. 281 kodeksu pracy
