Aby jednak uniknąć takich sytuacji, przedstawimy najczęściej popełniane przez pracodawców pomyłki oraz kiedy trzeba sprostować świadectwo pracy lub wydać nowy dokument. Pomocne przy jego wypełnianiu są instrukcje zawarte przy wzorze świadectwa pracy w załączniku do [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=73959]rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (DzU z 1996 r. nr 60, poz. 282 ze zm.[/link], w skrócie rozporządzenie o świadectwie).

Najczęściej wątpliwości pracodawców wiążą się z tym, komu i kiedy wydać ten dokument oraz jakie informacje w nim wpisać.

Art. 97 § 1 kodeksu pracy określa, że pracodawca wydaje pracownikowi świadectwo pracy niezwłocznie. Co to znaczy, precyzuje § 2 ust. 1 rozporządzenia o świadectwie. Należy to zrobić w dniu, kiedy dochodzi do rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, a najpóźniej w ciągu siedmiu dni od ustania stosunku pracy; jeżeli pracownik nie może odebrać świadectwa osobiście, firma przesyła go pocztą lub doręcza w inny sposób.

Samo wypowiedzenie umowy o pracę nie rodzi natychmiastowego obowiązku wydania świadectwa. Trzeba to zrobić dopiero wtedy, gdy upłynie okres wypowiedzenia. W tym czasie mogą się bowiem jeszcze zdarzyć takie okoliczności, które wpłyną na treść już wydanego dokumentu. Poszukującym pracy w okresie wypowiedzenia szefowi wolno wystawić zaświadczenie o zatrudnieniu lub inny dokument o treści zbliżonej do świadectwa pracy.

[ramka][b]Przykład 1 [/b]

Pracodawca wypowiedział pracownikowi umowę o pracę 20 listopada 2007 r. W okresie trzymiesięcznego wypowiedzenia zwolnił go z obowiązku świadczenia pracy przez pierwsze dwa miesiące. W ostatnim miesiącu pracownik wykorzystywał zaległy i bieżący urlop wypoczynkowy. Z dniem zaprzestania świadczenia pracy, czyli z końcem stycznia 2008 r., wystawił mu świadectwo pracy. Tymczasem powinien to zrobić dopiero w momencie ustania zatrudnienia, czyli 29 lutego 2008 r. Jeszcze przed pójściem na urlop wypoczynkowy pracownik rozchorował się, a ten fakt trzeba uwzględnić w świadectwie pracy. Wydany zatrudnionemu dokument należy więc zmienić.[/ramka]

Na ogół sporządzenie tego dokumentu to ostatni obowiązek pracodawcy wobec pracownika.

Szef wydaje świadectwo pracy bezpośrednio pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej na piśmie, gdy dochodzi do rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Jeśli nie można wydać tego dokumentu pracownikowi ani osobie upoważnionej, pracodawca przesyła go pocztą lub doręcza w inny sposób.

W aktach osobowych przechowuje kopię świadectwa pracy z adnotacją i podpisem pracownika, że odebrał oryginał. W uzasadnionych wypadkach wydaje odpis tego dokumentu byłemu pracownikowi lub upoważnionej przez niego osobie.

Informacje w świadectwie pracy muszą być prawdziwe, pełne i rzetelnie podane. Jest to bowiem podstawowy dokument potwierdzający fakt i przebieg zatrudnienia pracownika.

Tu najwięcej błędów pracodawcy popełniają przy wpisywaniu podstawy prawnej rozstania z pracownikiem, liczby dni wykorzystanego urlopu wypoczynkowego oraz innych uprawnień pracowniczych, a także informacji związanych z chorobą zatrudnionego.

Pkt 1 dokumentu wskazuje, gdzie i kiedy był zatrudniony pracownik. Tu zatem należy wpisać pełną nazwę pracodawcy, np. Fabryka Lalek Barbie sp. z o.o. w Warszawce, Zakład nr 1 w Lalkowie. Niezbędne jest także podanie, w jakim wymiarze zatrudniał go pracodawca, np. 1/2 etatu. Ma to bowiem wpływ na wymiar przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego i jego rozliczenia.

Zgodnie z instrukcją wypełnienia świadectwa pracy informacja o stanowisku pracownika powinna pojawić się w pkt 2. Do niego bowiem dołączono wskazówkę „podać zajmowane stanowisko lub pełnioną funkcję”.

Świadectwo zawiera także dane, na jakiej podstawie doszło do rozwiązania stosunku pracy. W pkt 3a pracodawca powinien więc wskazać, że np. było to rozwiązanie według art. 30 § 1 pkt 2 k.p. (rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem) i ujawnić stronę, która rozwiązała umowę. Podanie tego przepisu wystarczy. Nie wskazuje się, ile trwa wypowiedzenie.

[ramka][b]Przykład 2[/b]

Z nadgorliwości pracodawca wpisał pracownikowi w świadectwie w pkt 3a, że było to rozwiązanie umowy o pracę z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia z powodu likwidacji stanowiska. Mimo tak rozbudowanej treści nie ma w niej istotnej informacji, kto rozwiązał umowę – pracodawca czy pracownik. Sama likwidacja stanowiska może jednak wskazywać, że inicjatorem rozstania była firma.[/ramka]

Taka podstawa rozstania stron stosunku pracy pojawi się tylko u pracodawców zwalniających z przyczyn niezależnych od zatrudnionych, gdy mają przynajmniej 20 pracowników. W świadectwie wpisuje się wówczas, że doszło do tego według [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=169524]ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (DzU z 2003 r. nr 90, poz. 844 ze zm.)[/link].

Jeśli jednak firma jest małym pracodawcą i zatrudnia np. tylko dziewięć osób, nie wskazuje tej ustawy jako podstawy likwidacji stanowiska jakiegokolwiek pracownika. Podaje się wówczas kodeksowy tryb rozwiązania stosunku pracy.

[link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=74468]Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop[/link] w § 1 ust. 1 pkt 2 nakazuje wykazać dane dotyczące urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. Odpowiada to pkt 4 wzoru świadectwa pracy.

[ramka][b]Przykład 3 [/b]

W świadectwie pracy firma napisała, że pracownik wykorzystał urlop wypoczynkowy w przysługującym mu wymiarze. Taka informacja, nie dość że jest niezgodna z rozporządzeniem o świadectwie oraz rozporządzeniem urlopowym, także nic nie mówi kolejnemu pracodawcy.[/ramka]

W pkt 4.1 świadectwa pracodawca podaje wyłącznie liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego, przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego w naturze lub za które przysługuje ekwiwalent pieniężny. Ponadto powinien podać, czy pracownik korzystał w tym czasie z tzw. urlopu na żądanie i ile było tych dni. Przypominamy, że w roku kalendarzowym zatrudniony może mieć ich tylko cztery.

W tym punkcie szef podaje, czy i kiedy oraz na jakiej podstawie pracownik korzystał z urlopu bezpłatnego. Tu także ma się pojawić informacja (w pkt 4.2) o wykorzystywanym przez zatrudnionego urlopie wychowawczym.

Tu też należy podać w pkt 4.5 szczególne uprawnienia rodzicielskie, czyli zwolnienie na podstawie art. 188 k.p. na opiekę nad dzieckiem do lat 14 (dwa dni w roku kalendarzowym).

Z kolei w pkt 4.9 szef ujawnia, że pracownik wykorzystał np. dwa dni urlopu okolicznościowego, jeżeli załodze przysługują takie uprawnienia na podstawie wewnętrznych przepisów obowiązujących u pracodawcy. Ta informacja nie ma jednak znaczenia dla kolejnego pracodawcy, bo obowiązują go tylko powszechne przepisy. A te nakładają na pracodawcę obowiązek udzielenia pracownikowi 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego w zależności od stażu pracy.

Także niedyspozycja zdrowotna zatrudnionego ma być odnotowana w świadectwie pracy. Tę informację umieszcza się w pkt 10 świadectwa pracy dotyczącym okresów nieskładkowych. Określa je art. 7 [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=172511]ustawy o emeryturach i rentach z FUS (DzU z 2004 r. nr 39, poz. 353 ze zm.)[/link], a są one uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty.

Pracodawca wskazuje więc wszystkie okresy nieskładkowe, które wystąpiły w trakcie trwania stosunku pracy, poprzez wskazanie dat, bez komentarza, że np. był to okres zwolnienia lekarskiego.

Mogą one dotyczyć należności uznanych przez pracodawcę i niewypłaconych przez niego – do dnia ustania stosunku pracy, bo firma nie ma pieniędzy.

Znajdą się tu także takie dane, których podania domaga się pracownik, np. informacje o wysokości i składnikach wynagrodzenia lub uzyskanych kwalifikacjach (odbytych kursach).

[ramka][b]Jakie dane muszą się znaleźćw dokumencie dla pracownika[/b]

Szczegółową treść świadectwa pracy określa § 1 rozporządzenia o świadectwie. Oprócz informacji, wynikających z art. 97 § 2 kodeksu pracy, podaje się w nim dane niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy oraz ubezpieczenia społecznego dotyczące:

- wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy,

- podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy,

- liczby dni urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,

- wykorzystania dodatkowego urlopu albo innego dodatkowego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy,

- należności ze stosunku pracy uznanych i niezaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku, z powodu braku środków finansowych,

- okresu korzystania z urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia,

- wykorzystanego urlopu wychowawczego,

- liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie przewidziane w art. 92 k.p. w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,

- wykorzystania w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 k.p. (opieka nad dzieckiem do 14 lat),

- okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 361 § 1 k.p.,

- okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,

- okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,

- okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty,

- danych, które są zamieszczane na żądanie pracownika.[/ramka]

[ramka][b]Nie odmawiaj sprostowania[/b]

Pracodawca nie powinien odmawiać pracownikowi sprostowania świadectwa pracy, gdy od wydania nieprawidłowego dokumentu minęły już ustawowe terminy. Nie ma bowiem przepisów, które by tego zabraniały. Tym bardziej gdy pomyłki wynikają z błędów firmy.

Ani art. 97 k.p., ani § 5 rozporządzenia o świadectwie nie przewidują poprawiania tego dokumentu, gdy od jego wydania minęło już sporo czasu. Komentatorzy przestrzegają jednak pracodawców formalistów: nie do zaakceptowania jest sytuacja, że szef odmawia sprostowania własnych błędów wyłącznie dlatego, że zatrudniony nie zmieścił się w terminach. Pracownik zawsze może starać się o jego przywrócenie (art. 265 k.p.).Jeśli jednak pracownikowi nie uda się przekonać sądu, będzie dysponował dokumentem, który zawiera nierzetelne informacje z jego kariery zawodowej. Może jednak namawiać byłego szefa, aby ten z własnej woli poprawił pomyłki.[/ramka]

[b]Jeśli pracownik zauważy pomyłki lub braki w wydanym przez pracodawcę dokumencie o przebiegu zatrudnienia, może domagać się ich zmiany. Z własnej inicjatywy błędy powinien też naprawić szef[/b]

Właśnie ustalenie, kiedy trzeba wydać pracownikowi nowe, a kiedy sprostowane świadectwo pracy, przysparza szefom wielu problemów. Często nowy dokument to efekt wygranego przez pracownika procesu sądowego.

[ramka][b]Przykład 4 [/b]

Do pracodawcy zgłosił się pracownik zatrudniony u niego na początku lat 70. Prosi o ponowne wydanie świadectwa pracy, które – jak mówi – zaginęło. Po odnalezieniu jego akt osobowych firma stwierdziła jednak, że brakuje w nich dokumentów, z których wynikałoby, w jakim okresie był zatrudniony. W aktach jest jedynie notatka stwierdzająca, że ta osoba ma zostać zatrudniona w zakładzie na pół etatu. Nie ma także list płac z tego okresu. Czy mimo to pracodawca powinien wydać świadectwo?

Świadectwo pracy powinno zawierać wszystkie informacje wymagane przepisami, a przede wszystkim potwierdzać fakt zatrudnienia i jego warunki. I choć nie jest ono – w świetle orzecznictwa sądowego – dokumentem urzędowym, lecz prywatnym, to jest to dowód, że pracodawca podpisał oświadczenie stanowiące treść tego świadectwa. Oświadczenie to powinno być zgodne ze stanem faktycznym. Jeśli więc obecnie pracodawca nie ma podstaw, aby potwierdzić fakty objęte treścią świadectwa pracy, nie może go wydać. W takiej sytuacji pracownik powinien ustalić okres zatrudnienia w firmie w postępowaniu sądowym.[/ramka]

Zgodnie z art. 97 § 2[sup]1[/sup] kodeksu pracy pracownik może domagać się od pracodawcy zmiany wydanego mu świadectwa pracy. Robi to, jeśli nie zgadza się z zawartymi w nim informacjami, bo są one nieprawdziwe lub niepełne. Ma na to siedem dni od otrzymania dokumentu. Jeśli pracodawca uwzględni wniosek, wystawia nowe świadectwo pracy.

Jeśli negatywnie rozpatrzy wniosek o zmianę dokumentu, to w ciągu siedmiu dni pisemnie zawiadamia o tym pracownika. Wówczas zatrudnionemu przysługuje prawo do wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy, a pouczenie o tym musi być zawarte w tym dokumencie. Musi jednak zmieścić się w siedmiodniowym terminie od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy.

Jeżeli pracownik nie zrobi tego w tym czasie bez swojej winy, bo np. chorował, sąd pracy może – na jego wniosek – przywrócić uchybiony termin. Prośbę w tej sprawie wnosi do sądu pracy w ciągu siedmiu dni od dnia, kiedy ustała przyczyna, z której pracownik nie zmieścił się w określonych datach (np. siedem dni od wyzdrowienia). Należy jednak uprawdopodobnić okoliczności uzasadniające przywrócenie terminu, np. przedstawić zwolnienie lekarskie (art. 265 § 2 k.p.).

Komentatorzy i Sąd Najwyższy wskazują, że pracownik nie może skorzystać z drogi sądowej, zanim nie wyczerpie tzw. trybu reklamacyjnego. Zatem najpierw składa wniosek do pracodawcy o sprostowanie świadectwa, a dopiero jeżeli ten odmówi wydania poprawionego dokumentu, może zwrócić się do sądu. Pozew wniesiony bez wcześniejszego zwrócenia się do firmy sąd przekaże pracodawcy, zgodnie z art. 464 § 1 kodeksu postępowania cywilnego jako wniosek o sprostowanie świadectwa.

Jeśli sąd pracy uzna, że w wydanym świadectwie pracy podano nieprawdziwe informacje, pracownik może domagać się odszkodowania od pracodawcy. Może się o nie także ubiegać, gdy doznał szkody, bo w terminie nie otrzymał dokumentu, np. nie znalazł nowego zatrudnienia.

Na podstawie art. 99 § 1 k.p. pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Odpowiada ono wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z powodu niewydanego w terminie lub wydanego niewłaściwie dokumentu, nie dłużej jednak niż sześć tygodni.

Jeśli w wyniku prawomocnego orzeczenia pracownik zostanie przywrócony do pracy lub sąd przyzna mu odszkodowanie za niezgodne z przepisami wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia, pracodawca na żądanie zatrudnionego musi uzupełnić treść wydanego mu świadectwa pracy o dodatkową informację o tym orzeczeniu (§ 5 ust. 3 rozporządzenia o świadectwie). Zamieszcza ją w ust. 6 świadectwa.

Czasami pracownik musi najpierw oddać swoje świadectwo, aby pracodawca uzupełnił je o dodatkowe dane. Dzieje się tak przy prawomocnym orzeczeniu sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub o odszkodowaniu na rzecz pracodawcy z tytułu nieuzasadnionego rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 § 1[sup]1[/sup] k.p. (z winy pracodawcy).

Pracownik musi wówczas przedstawić wydany mu wcześniej dokument, aby pracodawca mógł uzupełnić go o informację o wydanym orzeczeniu sądu pracy (§ 7 rozporządzenia o świadectwie). Jeśli pracownik tego nie zrobi, szef może go wezwać do niezwłocznego przedstawienia dokumentu do uzupełnienia. Ile ma na to czasu? Przepisy tego wprost nie określają, ale komentatorzy uznają, że z własnej inicjatywy pracownik powinien zgłosić się do pracodawcy z tym dokumentem w terminie określonym w § 5 ust. 2 rozporządzenia o świadectwie, czyli nie później niż w ciągu trzech dni od uprawomocnienia się orzeczenia sądowego.

Czasami pracodawcy muszą wydać byłemu pracownikowi duplikat (odpis) dawnego świadectwa. Jak to zrobić, jeśli przez lata treść tego dokumentu się zmieniała?

Odpis powinien wyglądać tak jak świadectwo pracy, które wystawiono pracownikowi po rozwiązaniu stosunku pracy. Ma więc zawierać wszystkie te informacje, jakie miał poprzedni dokument. Uwzględnia się także wcześniejszą terminologię, np. „zakład pracy” zamiast obecnego „pracodawca”. Pamiętać jednak trzeba o tym, że duplikat musi mieć rzeczywistą datę jego wystawienia, czyli np. 26 lutego 2008 r., oraz dopisek, że jest to właśnie duplikat.

Kadrowcy mają wątpliwości, jakie dane ujawniać w dokumentach sprzed lat. Należy kierować się zasadą, aby przepisy regulujące wydawanie świadectw czy opinii pracy na podstawie starych aktów wykonawczych (np. [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=71038]rozporządzenia Rady Ministrów z 20 listopada 1974 r. w sprawie świadectw pracy i opinii, DzU z 1974 r. nr 45, poz. 269[/link], zmiany w DzU z 1989 r. nr 49, poz. 271, i DzU z 1990 r. nr 18, poz. 105) odnosiły się do kodeksu pracy z ówczesnego okresu.

Jeśli sąd pracy uwzględni powództwo pracownika o sprostowanie świadectwa pracy, były szef niezwłocznie wydaje mu nowe, nie później jednak niż w ciągu trzech dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu w tej sprawie (§ 5 ust. 2 rozporządzenia o świadectwie). Wówczas szef musi – najpóźniej w dniu wydania pracownikowi nowego świadectwa pracy – usunąć z jego akt osobowych i zniszczyć poprzednio wydany dokument.

Nowe świadectwo pracy trzeba także wystawić, gdy pracownik wygra w sądzie proces przeciwko pracodawcy o roszczenie z tytułu sprzecznego z prawem rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 97 § 3 k.p.).

W nowym dokumencie zamieszcza się informację, że do rozwiązania stosunku pracy doszło w wyniku wypowiedzenia dokonanego przez pracodawcę ([b]uchwała Sądu Najwyższego z 18 maja 1995 r., I PZP 9/95[/b]). Komentatorzy podkreślają, że w interesie pracownika ustawodawca wprowadził fikcję prawną, a pracodawca musi wydać nowy dokument w ciągu trzech dni od uprawomocnienia się wyroku. Jednocześnie najpóźniej w tym dniu usuwa z akt osobowych i niszczy poprzedni dokument.