Zaległe płatności: jak zmobilizować firmę do zapłaty faktury

Właściciel niewielkiej hurtowni budowlanej sprzedał wykonawcy towar z trzymiesięcznym terminem płatności. Kiedy po kwartale nie dostał wynagrodzenia – ponad 100 tys. zł –  zaczął wydzwaniać do kontrahenta. Prezes nie miał jednak czasu na rozmowy z hurtownikiem. Dobijanie się do niego trwało kolejny kwartał. Po przeszło pół roku od sprzedaży towaru, właściciel hurtowni doszedł do wniosku, że sam nie odzyska długu i poszedł do sądu. Czekał kilka miesięcy aż z prawomocnym wyrokiem zgłosił się do komornika, który zajął się egzekucją. Wtedy jednak jego firma miała już poważne kłopoty, bo straciła płynność.

Według ekspertów od windykacji i monitorowania należności, hurtownik za długo dał się wodzić za nos. Zamiast dzwonić do prezesa, powinien zgłosić dług do biura informacji gospodarczej, by kontrahent nie czuł się bezkarny.

Sąd to ostateczność

Jak mały przedsiębiorca może odzyskać dług od dużego partnera? Zdaniem Bartosza Wyżykowskiego, eksperta z Departamentu Prawnego Lewiatana, pójście do sądu i walka w nim o zaległe wynagrodzenie to ostateczność. Głównie ze względu na czas.

– Rozwiązaniem może być wniesienie pozwu wraz z wnioskiem o rozpoznanie sprawy w postępowaniu nakazowym, które z zasady jest postępowaniem szybszym i pozwala zaoszczędzić koszty, gdyż od takiego pozwu pobiera się tylko jedną czwartą część opłaty – podpowiada Bartosz Wyżykowski.

– Warto wiedzieć, że nakaz zapłaty wydany w postępowaniu nakazowym już z chwilą wydania stanowi tytuł zabezpieczenia. Jeżeli w ciągu dwóch tygodni od doręczenia go pozwanemu, ten nie wniesie zarzutów, staje się on prawomocny i wierzyciel może wnosić do komornika o wszczęcie egzekucji – mówi ekspert Lewiatana.

Niezależnie od drogi sądowej, każdy przedsiębiorca może przekazać informacje o zobowiązaniu dłużnika do biura informacji gospodarczej. – Warunkiem jest, aby łączna kwota długu wynosiła co najmniej 500 zł, a zobowiązanie było wymagalne co najmniej 60 dni. Musi też upłynąć miesiąc od doręczenia dłużnikowi wezwania do zapłaty wraz z ostrzeżeniem o zamiarze przekazania informacji do biura informacji gospodarczej – wylicza Bartosz Wyżykowski.

Dodaje, że czasem już sam zamiar przekazania danych o długu do publicznej wiadomości skutecznie mobilizuje dłużnika do zapłaty. Nie będzie on bowiem chciał ryzykować utraty reputacji.

Poza tym  firma, która nie wywiązuje się ze swoich zobowiązań, może mieć problem z pozyskaniem jakiegokolwiek kredytu bankowego, kupieckiego czy innej usługi z odroczonym terminem płatności. Świadomość tych utrudnień również może być dla dłużnika bodźcem do terminowego spłacania zobowiązań.

Nie płacą z założenia

Radosław Koński, kierownik Departamentu Windykacji w Kaczmarski Inkasso, podkreśla, że powinno się dochodzić każdej, nawet niewielkiej kwoty oraz że należy być konsekwentnym. – Zgoda na niepłacenie niedużych faktur lub pozostawianie niedopłat może mieć negatywny skutek. Takie informacje szybko się rozchodzą, a skala problemu rośnie – tłumaczy Koński.

Rozwiązaniem dla małej firmy może być outsourcing windykacji należności.

Jak kosztowne jest ściganie niesolidnego  dłużnika? Firmy windykujące pobierają prowizję od odzyskanych należności, która waha się pomiędzy 3 a nawet 30 proc. wartości długu. Cena usługi zależy od rodzaju wierzytelności, jej wielkości oraz od tego, kiedy minął termin zapłaty. Im dług jest wyższy i mniej czasu upłynęło od terminu, kiedy powinien zostać spłacony, tym cena jest niższa.

Nie należy się obawiać kosztów związanych z obsługą takiego zlecenia. – Od kwietnia ub.r., wraz z wejściem w życie ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych, ustawodawca ułatwia wierzycielom dochodzenie własnych praw, zezwalając na obarczenie dłużnika kosztami obsługi wierzytelności. Oznacza to, że wierzyciel ma teraz prawo żądać od dłużnika zwrotu długu oraz kosztów, jakie poniósł podczas odzyskiwania od niego zaległych płatności – zapewnia Radosław Koński.

Tomasz Delman, dyrektor ds. sprzedaży w Euler Hermes Collections, mówi, że często dużą firmę do zapłaty małej faktury może zmobilizować tylko inna duża spółka. – Korzystanie z usług rozpoznawanej firmy windykacyjnej wyrównuje szanse w sektorze MSP. Np. wielu małych przedsiębiorców z branży spożywczej czy budowlanej, dostarczających swoje towary i usługi dużym odbiorcom, jest narażonych na wykorzystywanie ich przez silniejsze spółki – podkreśla Tomasz Delman.

O czym trzeba wiedzieć, by skutecznie dochodzić należności

1. ?Nie wykonuj pracy na ustne zlecenie

Dobrze sporządzona umowa nie wykluczy, ale pozwoli znacznie ograniczyć ryzyko biznesowe związane z niewypłacalnością kontrahenta. Dlatego nawet przy najbardziej intratnym zleceniu nie można zapominać o negocjowaniu szczegółowych warunków kontraktu.

2. ?Upieraj się?przy krótkich terminach płatności

– Idealnie jest, gdy płatność następuje jednocześnie z wykonaniem usługi lub dostawą towaru. Jeśli nie da się tak umówić, terminy płatności powinny być możliwie krótkie – zwraca uwagę Alicja Niska, radca prawny w kancelarii BWW Law & Tax. Z pomocą firmom przychodzi ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych, która weszła ?w życie 28 marca 2013 r. Ogranicza ona odgórnie stosowanie w stosunkach pomiędzy przedsiębiorcami terminów zapłaty dłuższych ?niż 60 dni od dnia doręczenia faktury.

3. ?Umożliw sobie wypowiedzenie umowy

W przypadku gdy sprzedaż ?lub świadczenie usług ma charakter ciągły lub powtarzalny, warto zastrzec w umowie możliwość wypowiedzenia umowy na wypadek, gdyby brak płatności utrzymywał się przez dłuższy czas. ?Takie postanowienia nie sprawią, że dochodzenie roszczeń już wymagalnych będzie łatwiejsze, ale pozwoli uniknąć ryzyka dalszych strat.

4. ?Sprzedaż ?czy windykacja

Sprzedaż długów to rozwiązanie atrakcyjne przede wszystkim ze względu na fakt, że pozwala wierzycielowi niemal natychmiast uzyskać środki finansowe, a całe ryzyko związane z niewypłacalnością dłużnika przerzuca na firmę windykacyjną. Czasem jednak bardziej opłacalna od sprzedaży może okazać się windykacja należności.

5. ?Windykacja ?z zaliczką

Firmy windykacyjne proponują także windykację z zaliczką. ?Ta oferta łączy elementy sprzedaży oraz windykacji należności. – W tym wariancie firma windykacyjna, przyjmując zlecenie, wypłaca wierzycielowi zaliczkę na poczet przyszłych spłat, zaś pozostała część długu jest mu przekazywana po jego skutecznej egzekucji.

6. ?Możesz ?skorzystać z ulgi?za złe długi

To, czy faktura została zapłacona czy też nie, nie ma żadnego wpływu na obowiązek odprowadzenia podatku VAT. Co za tym idzie, aby uniknąć angażowania środków własnych, przedsiębiorca musi rozpocząć procedurę odzyskiwania należności. Ustawodawca przewidział jednak pewne okoliczności łagodzące w przypadku, gdy dłużnik skutecznie uchyla się od zapłaty należności.Instytucję zwaną potocznie ulgą za złe długi przewiduje art. 89a ustawy o VAT. Podatnik ma prawo skorygować podatek VAT, jeśli uprawdopodobni nieściągalność przysługującej mu z tego tytułu wierzytelności.

7. ?Liczy się czas, ?czyli: działaj, ?nie zwlekaj

Skuteczność działań zależy ?od tego, jak bardzo wierzytelność jest przeterminowana. ?Zasada jest prosta: im dług dawniejszy, tym mniejsza szansa jego odzyskania.

źródło: BWW Law&Tax

Ekspert radzi: co z podatkiem, gdy nie ma zapłaty

Agnieszka Cygan, doradca w Crido Taxand

- ?Prowadząc małą firmę, warto wiedzieć, że w przypadku tzw. małych podatników (gdy wartość sprzedaży brutto nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym równowartości 1,2 mln euro), można wybrać rozliczanie VAT „metodą kasową".

- ?Obowiązek podatkowy, w odniesieniu do dokonywanych przez małego podatnika dostaw towarów i świadczenia usług (na rzecz kontrahenta będącego czynnym podatnikiem VAT), powstaje dopiero z chwilą otrzymania należności (jeśli otrzymano część należności – obowiązek podatkowy powstaje w odpowiedniej części). Zatem, gdy należność nie zostanie otrzymana, to obowiązek podatkowy w ogóle nie powstanie, bez względu na to, ile czasu upłynęło od dostawy towarów lub wyświadczenia usług.

- ?Gdy odbiorcą jest podmiot niebędący podatnikiem VAT, zasady te ulegają modyfikacji: jeśli należność nie zostanie uregulowana w 180 dni od wydania towarów, obowiązek podatkowy powstaje w tym dniu.