Jak zarządzać ryzykiem podczas kontroli urzędu antymonopolowego

Rosnąca aktywność urzędu antymonopolowego powoduje, że coraz więcej przedsiębiorstw staje się przedmiotem kontroli dotyczących naruszeń prawa konkurencji. Aby zmniejszyć ryzyko negatywnych skutków kontroli, należy działać zgodnie z prawem oraz odpowiednio przygotować zarząd i pracowników firmy do wizyty urzędników.

Wraz ze zwiększającym się gronem kontrolowanych podmiotów gospodarczych, rośnie liczba nakładanych kar finansowych, które mogą wynosić nawet do 10 proc. przychodu firmy.

Negatywne skutki kontroli urzędu antymonopolowego to także ewentualne pozwy cywilne o odszkodowania ze strony osób trzecich oraz szkody dla reputacji firmy. Wobec tak poważnych konsekwencji warto mieć na uwadze, że na wynik kontroli wpływa także postawa zarządu i pracowników wobec urzędników. Za utrudnianie kontroli przepisy dają urzędowi możliwość nałożenia kary do 50 mln euro, także w przypadku, gdy u przedsiębiorcy nie stwierdzono naruszenia prawa konkurencji.

Nikt nie zapowie

Kontrola UOKiK to niezapowiedziana wizyta w firmie w celu zbadania podejrzeń o działania naruszające prawo konkurencji. W odróżnieniu od kontroli prowadzonych przez urzędy skarbowe czy inspekcje pracy, do działań urzędników antymonopolowych nie stosuje się ograniczeń określonych w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej dotyczących czasu trwania kontroli, obecności kontrolowanego oraz obowiązku uprzedzenia o zamiarze kontroli. Uwzględniając te okoliczności istotne jest przygotowanie do kontroli nie tylko zarządu, ale także pracowników, którzy będą mieli bezpośredni kontakt z prowadzącymi kontrolę urzędnikami UOKiK.

Jak przygotować się do sprawdzania

Kontrolę prowadzi zwykle kilkuosobowy zespół urzędników UOKiK, którym niekiedy towarzyszy policja, a bardzo często – specjalista ds. IT. Obecność specjalisty IT powoduje, że kontrolujący są w stanie dotrzeć do wszystkich danych elektronicznych, także tych, które wcześniej zostały usunięte z dysku. Wśród najczęściej zatrzymywanych w trakcie kontroli dokumentów są m.in. foldery zawierające korespondencję, e-maile oraz wszystkie dokumenty przechowywane elektronicznie, także zarchiwizowane, np. back-up'y.

Jakie uprawinienia

Przepisy wyposażają kontrolujących w daleko idące uprawnienia. Kontrolujący mają prawo do wejścia i przeszukania pomieszczeń i pojazdów firmy, domów i pojazdów prywatnych członków zarządu, a także prawo domagania się przedstawienia określonych dokumentów i zatrzymania ich kopii, zadawania pytań oraz zabezpieczenia przed dostępem pomieszczeń, ksiąg, dokumentów, danych i komputerów. Kontrolujący może żądać wszelkich informacji w zakresie „wyjaśnienia dot. faktów lub dokumentów odnoszących się do przedmiotu i celu kontroli".

Lider odpowiada za sprawdzanie umocowania kontrolerów oraz poinformowanie zarządu i prawników o kontroli

Kontrolerzy mają szerokie uprawnienia w zakresie rodzajów dokumentów podlegających zatrzymaniu.

Na ich życzenie należy im udostępnić całą gamę dokumentów (np. foldery zawierające korespondencję, dokumentację podróży oraz notatki, spisy rozmów telefonicznych, umowy oraz ogólne warunki umów, notatki wewnętrzne, odręczne notatki na dokumentach, nawet kartki samoprzylepne z notatkami).

Kontrolujący mogą też zabezpieczyć maile oraz wszelkie dokumenty przechowywane w formie elektronicznej, jak również informacje utrwalone w jakiejkolwiek formie: nagrania wideo, nagrania na dyktafonach, poczcie głosowej itp., jeżeli dotyczą one materii objętej kontrolą i nie są chronione przywilejem poufności.

Zatrzymaniu nie podlegają dokumenty „niedotyczące kontroli" lub chronione przywilejem poufności – stanowiące komunikację pomiędzy firmą a prawnikiem zewnętrznym na temat przedmiotu kontroli. W razie sporu co do charakteru dokumentu, spór taki rozstrzyga sąd.

Przykład

Urzędnicy UOKiK prowadzą u przedsiębiorcy kontrolę dotyczącą okresu od 1 lutego 2005 r. do 30 marca 2010 r. W trakcie czynności zamierzają sprawdzić dokument datowany na 3 listopada 2004 r.

Przedsiębiorca może odmówić wydania dokumentu, uzasadniając do protokołu, że dokument pozostaje poza zakresem kontroli.

Uzasadnieniu powinno towarzyszyć okazanie cechy dokumentu potwierdzającej, że data pochodzenia pozostaje poza okresem podlegającym kontroli. W przypadku sporu, przedsiębiorca może zażądać rozstrzygnięcia przez sąd.

Prawa przedsiębiorcy

Kontrolowany przedsiębiorca powinien znać i korzystać z praw, które mu przysługują podczas kontroli. Uprawnieniem, z którego należy skorzystać na samym początku jest prawo do sprawdzenia tożsamości wszystkich członków zespołu kontrolującego, ich legitymacji służbowych, a także dokumentów upoważniających do przeprowadzenia kontroli.

Wśród nich powinno zostać okazane upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, określające jej zakres i przedmiot oraz nakaz przeszukania, wydany postanowieniem Sądu Okręgowego w Warszawie – Sądu Ochrony Konkurencji i Konsumentów.

W przypadku okazania samego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, urzędnicy mają prawo wejść do pomieszczeń firmy i rozmawiać z dyrekcją i jej pracownikami. Nie mogą jednak przeszukiwać pomieszczeń. Upoważnienie powinno jednoznacznie określać zakres kontroli i jej przedmiot. Brak któregokolwiek z obowiązkowych elementów upoważnienia uprawnia do odmówienia wpuszczenia urzędników do firmy.

Co w nakazie przeszukania

Jeśli urzędnicy dysponują także nakazem przeszukania, przedsiębiorca powinien sprawdzić, jakie pomieszczenia obejmuje. Zazwyczaj nakaz sformułowany jest dosyć ogólnie, np. „nakaz przeszukania dotyczy przedsiębiorstwa X, jego siedziby a także należących do niego i wynajmowanych przez niego pomieszczeń". W przypadku zamiaru przeszukania prywatnych mieszkań czy samochodów będących własnością członków zarządu, należy oczekiwać od urzędników okazania odrębnego nakazu przeszukania.

Kontrolowany przedsiębiorca powinien nalegać na przestrzeganie gwarancji proceduralnych. Poza żądaniem okazania przez urzędników dokumentów uprawniających do przeprowadzenia kontroli, przedsiębiorca ma prawo do sporządzenia spisu wszystkich informacji przekazanych kontrolerom oraz zebranych przez nich dowodów, a także zidentyfikowania wszystkich dowodów, tak obciążających, jak i łagodzących, ujawnionych w trakcie kontroli. W tym celu warto jest zawczasu przygotować pracowników firmy do właściwego i zgodnego z prawem zachowania podczas kontroli.

Rola procedur

Zgodnie z przepisami kontrolujący mogą żądać od osób zarządzających i pracowników firmy informacji w zakresie „wyjaśnień dot. faktów lub dokumentów odnoszących się do przedmiotu i celu kontroli". Pracownicy powinni znać swoje obowiązki i prawa podczas kontroli. Przedstawiciel firmy ma prawo odmówić odpowiedzi, która narażałaby go na odpowiedzialność karną (zakaz samooskarżania), odpowiedzi na pytanie sugerujące odpowiedź oraz o charakterze opiniotwórczym.

Pracownik ma także prawo odmowy udzielenia odpowiedzi bez wskazania przyczyny, jednak taka postawa może zostać uznana przez urzędników za „utrudnianie kontroli". W takiej sytuacji czasem lepiej zachęcić pracownika do udzielenia odpowiedź, niż narażać się na karę finansową. W każdym przypadku, zarówno pracownicy, jak i członkowie zarządu mogą powołać się na prawo do konsultacji z prawnikiem i przed udzieleniem wyjaśnień, ustalić z nim rodzaj i zakres podawanych informacji.

Skutecznemu zarządzaniu kontrolą UOKiK sprzyja wcześniejsze rozplanowanie ról, jaką pełnić będą poszczególni pracownicy czy działy firmy. Zaczynając od roli pracowników recepcji, którzy muszą wiedzieć, że urzędnicy antymonopolowi powinni być wpuszczenie do firmy, także w przypadku, gdy wcześniej nie byli umówieni. Recepcja powinna od razu zaprosić urzędników do wolnej sali konferencyjnej, dając sobie czas na poinformowanie istotnych dla procesu osób, tj. zarządu, prawników i lidera zespołu odpowiedzialnego za zarządzanie kontrolą.

Potrzebny jest lider

Na potrzeby ewentualnej kontroli w firmie powinien zostać wyznaczony lider, który zna prawa przysługujące kontrolującym oraz gwarancje proceduralne przysługujące podmiotowi kontrolowanemu. W przypadku kontroli, lider odpowiada za sprawdzanie umocowania kontrolerów, poinformowanie zarządu, prawników zewnętrznych oraz, w razie potrzeby, osoby odpowiedzialnej w firmie za komunikację.

Zadaniem lidera jest zajęcie się kontrolującymi do czasu przyjazdu prawników zewnętrznych oraz wyznaczenie „osób towarzyszących kontrolerom", które powinny przyglądać się wszystkim działaniom podejmowanym przez urzędników i sporządzać spisy zatrzymanych przez nich dokumentów.

Lider powinien zorganizować także wsparcie sekretarskie do wykonywania kopii dokumentów, poinformować o obowiązujących w firmie procedurach i zabezpieczeniach oraz przedstawić zespół kontrolujący wszystkim osobom z firmy zaangażowanym w proces kontroli. Lider uzgadnia z urzędnikami zasady kontroli, ustalając towarzystwo pracowników firmy, zasady przekazywania dokumentów uwzględniające ochronę poufności i zasadność ich otrzymania.

Lider odpowiada także za rozstrzyganie ewentualnych sporów oraz informuje o statusie sprawy prawników zewnętrznych. Ze względu na konieczność zachowania jednolitej komunikacji wewnątrz i na zewnątrz firmy, lider powinien też porozumieć się z osobą ds. komunikacji w sprawie pouczenia pozostałych pracowników firmy o konieczności kierowania wszelkich pytań dot. kontroli do wyznaczonej osoby.

Jaka rola osób towarzyszących

Osoba przypisana do kontrolera, śledząc każde jego działania jest w stanie zidentyfikować wszystkie dowody pozyskane podczas kontroli. W tym celu powinna na bieżąco sporządzać notatki dotyczące każdego dokumentu, jakim interesuje się kontroler oraz zadawanych przez niego pytań, jak również osób, którym są one zadawane oraz treści uzyskiwanych odpowiedzi.

W przypadku podjęcia przez kontrolera elektronicznego wyszukiwania dokumentów, „osoba towarzysząca" powinna zapisać jakie hasła i słowa kluczowe są używane oraz które foldery zostały przeszukane. Osoba towarzysząca dba również o ustalenie czy dany dokument podlega szczególnej ochronie i ewentualne powiadomienie kontrolera i lidera.

Pod koniec każdego dnia kontroli „osoby towarzyszące" wspólnie z liderem powinny sporządzić listę lokalizacji (np. folderów, segregatorów), z których zostały zabrane konkretne dokumenty oraz upewnić się, czy w posiadaniu firmy pozostały kopie dokumentów zatrzymanych przez kontrolujących. W tym celu warto poprosić urzędników o dostarczenie pełnej listy dokumentów, które mają zamiar zabrać i umożliwienie sprawdzenia, czy w firmie pozostał kompletny zestaw ich kopii.

Indeks do wpisania

W 2011 r. prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów nałożył kary finansowe za nadużywanie pozycji dominującej, zmowy cenowe i inne naruszenia na 431 firm. Łączna wartość kar wyniosła prawie 400 mln zł, o 20 proc. więcej niż w roku 2010.