Umowa na zastępstwo: absencje pracowników tłumaczą piętrowe angaże

- Czytelnik na czas nieobecności jednego z pracowników zatrudnił osobę na zastępstwo. Ku zdziwieniu pracodawcy nowo przyjęta pracownica zaszła w ciążę i od razu poszła na zwolnienie lekarskie. Na czas jej nieobecności czytelnik chce zatrudnić nową osobę, też na zastępstwo. Mając jednak obawy co do formy takiego stopniowego zatrudnienia, zapytał inspekcję pracy, czy jest dopuszczalna. Podczas telefonicznego dyżuru urzędnik odpowiedział, że nie. Nie miał wątpliwości, że na czas nieobecnego zastępcy nie można przyjąć drugiego na ten sam rodzaj umowy o pracę. – Czy rzeczywiście tak jest?

– pyta czytelnik.

Nie, bo taki zakaz nie wynika ani z kodeksu pracy, ani z orzecznictwa SN. Nie znajdziemy go także w doktrynie. Potwierdzenia tej tezy trudno też szukać w interpretacji kodeksowych przepisów o umowie na zastępstwo. Wręcz przeciwnie, łatwo znaleźć uzasadnienie poglądu, że na czas nieobecnego zastępcy można zatrudnić drugiego w takim samym charakterze.

Skąd ten zakaz?

Art. 25 k.p. mówi wyraźnie: „jeżeli zachodzi konieczność zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, pracodawca może w tym celu zatrudnić innego pracownika na podstawie umowy o pracę na czas określony, obejmujący czas tej nieobecności”.

Z tego krótkiego zapisu wynika, że z zastępcą nawiązujemy stosunek pracy, a kryjąca się pod nim umowa na zastępstwo jest rodzajem umowy na czas określony. To oznacza, że zastępcę traktujemy – w zakresie praw i obowiązków – w zasadzie tak samo jak każdego innego zatrudnionego terminowo pracownika. Zatem nic nie przeszkadza temu, by zastępcę zastąpić innym zastępcą. Ta konstrukcja spełnia przesłanki z art. 25 k.p., bo:

- zachodzi konieczność zatrudnienia zastępcy,

- zastępstwo dotyczy pracownika, który jest nieobecny w sposób usprawiedliwiony,

- drugiego zastępcę zatrudniamy na podstawie umowy na czas określony obejmujący okres nieobecności zatrudnionego.

Dodatkowe koszty

Choć takie piętrowe zatrudnianie jest dozwolone, to średnio opłacalne. Z powodu nieobecności zastępowanych pracowników koszty zatrudnienia mogą wzrosnąć dwukrotnie. Dlaczego? Pierwszemu nieobecnemu pracownikowi pracodawca płaci na początku z własnej kieszeni wynagrodzenie chorobowe.

W zasadzie te same pieniądze gwarantuje pierwszej zastępczyni przez 33 dni (albo 14 dni) jej nieobecności. Dodatkowo obecnego zastępcę zatrudnia na umowę o pracę, gwarantując mu wynagrodzenie adekwatne do tego, jakie mieli poprzednicy, i odprowadzając od niego stosowne składki społeczne.

Piętrowe koszty kończą się co prawda z chwilą nabycia przez nieobecnych prawa do zasiłków, bo te finansuje ZUS. Niemniej firmy, które naliczają zasiłki (chodzi o podmioty, które zgłosiły do ubezpieczenia społecznego minimum 21 osób), mają do czynienia z dodatkową biurokracją.

Oczywiście taka sytuacja wystąpi także przy zwykłych umowach na czas określony, ale w opisywanym przypadku chodzi o to, że gdyby nie choroba zastępcy, to pracodawca nie musiałby nikogo dodatkowo zatrudniać.

Pierwszy kontrakt nie rozwiąże trzeciego

Zobaczmy teraz, jak to piętrowe zatrudnienie na zastępstwo wpływa na terminy rozwiązania poszczególnych umów.

W tym zakresie wszystko zależy od tego, jak pracodawca wskazuje termin zakończenia takiej współpracy. Możliwości są dwie. Wolno wskazać konkretną datę albo zapisać, że umowa o pracę rozwiązuje się z chwilą powrotu zastępcy (wtedy w kontrakcie podajemy imię i nazwisko takiej osoby).

Większość pracodawców stosuje tę drugą metodę. Jest wygodniejsza, bo rozstanie z zastępcą nie musi być wówczas poprzedzone wypowiedzeniem tego kontraktu. Czy sprawdzi się to jednak przy piętrowych umowach na zastępstwo?

Przykład

Pani Kasia Nowak ma umowę bezterminową. Na czas jej nieobecności zatrudniono panią Zosię Kowik. W jej umowie na zastępstwo wpisano, że rozwiązuje się z chwilą powrotu do pracy pani Kasi Nowak. Gdy na długie zwolnienie chorobowe poszła pani Zosia, na jej zastępstwo przyjęto panią Jagodę Kulik. W jej kontrakcie zapisano, że rozwiązuje się z chwilę powrotu pani Zosi Kowik.

Ta piętrowa zależność skutkuje tym, że z chwilą powrotu do pracy pani Kasi Nowak rozwiążą się wszystkie umowy na zastępstwo, bo zgodnie z obowiązującą doktryną umowa na czas zastępstwa rozwiązuje się z mocy prawa z chwilą powrotu do pracy nieobecnego pracownika (bez potrzeby składania jakichkolwiek oświadczeń woli stron) lub z chwilą ustania stosunku pracy zastępowanego pracownika.

Zatem umowa pani Zosi Kowik rozwiąże się z chwilą powrotu do pracy pani Kasi Nowak, a rozwiązanie tej umowy spowoduje, że rozwiąże się także umowa na zastępstwo pani Jagody Kulik.

Przy umowach na zastępstwo okres wypowiedzenia nie jest zatrważający, wynosi zaledwie trzy dni robocze (art. 331 k.p.). Nie chodzi tu jednak o wszystkie dni pracujące. Zdaniem resortu pracy i GIP chodzi o  wszystkie dni tygodnia, z wyjątkiem niedziel i świąt.

Uwaga!

Umowę na zastępstwo można też rozwiązać za porozumieniem stron, bez wypowiedzenia z winy zastępcy (art. 52 k.p.) albo bez jego winy (art. 53 k.p.).

Ograniczone przywileje

Czytelnik nie musi się obawiać, że ciężarną zastępczynię będzie musiał zatrudniać do dnia porodu. Nie korzysta ona bowiem z kodeksowej ochrony, zgodnie z którą umowy terminowe albo na ponad miesięczny okres próbny, które rozwiązałyby się po upływie trzeciego miesiąca ciąży, przedłużają się do dnia urodzenia dziecka (art. 177 § 3 k.p.).

Ale uwaga, choć umowa na zastępstwo może się rozwiązać po upływie trzeciego miesiąca ciąży, to nie oznacza, że zastępczynię wolno zwolnić wcześniej, przed powrotem zastępowanego pracownika. To (zarówno w trakcie ciąży, jak i urlopu macierzyńskiego) jest możliwe tylko wyjątkowo, gdy:

- zachodzą przyczyny uzasadniające zwolnienie dyscyplinarne (art. 52 k.p.) i zgodzi się na to zakładowa organizacja związkowa,

- pracodawca ogłasza upadłość lub likwidację.

Komentuje Izabela Zawacka, radca prawny w kancelarii Wojewódka i Wspólnicy

Piętrowe konstrukcje umów na zastępstwo nie budzą wątpliwości, gdy jednego nieobecnego pracownika zastępuje inny, ale też jeden. Można mieć jednak obiekcje do zatrudnienia na zastępstwo jednego nieobecnego pracownika kilku innych jednocześnie.

Przykładowo: na miejsce pani Marii zatrudniono panią Danutę, a gdy ta poszła na długie chorobowe, to znowu na miejsce pani Marii zatrudniono panią Sylwię. Wadą tej konstrukcji jest dodatkowo sytuacja, w której pracownik nr 2 powraca do pracy, a jednocześnie pracownik nr 1 jest wciąż nieobecny.

W takiej sytuacji umowa o pracę zarówno z pracownikiem nr 2, jak i nr 3 nie mogłaby zostać rozwiązana z mocy prawa dopóty, dopóki pracownik nr 1 pozostaje na usprawiedliwionej nieobecności w pracy, a więc nastąpiłoby dublowanie stanowisk. Pracodawca mógłby oczywiście wypowiedzieć umowę jednemu z nich, ale przez okres trzech dni musiałby wypłacać podwójne wynagrodzenie.

Ponadto nie można wykluczyć, że zwolniony pracownik mógłby domagać się wypłaty odprawy z powodu likwidacji stanowiska pracy (Sąd Najwyższy uznaje możliwość dochodzenia odprawy w przypadku wypowiedzenia umów terminowych, w których brak jest obowiązku wskazywania przyczyny wypowiedzenia).

Więcej w serwisie: