Zakres danych, jakie pracodawca może uzyskać od kandydata na pracownika, określa przede wszystkim art.22[sup]1[/sup] [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=B5E347C50E4D2860978BAD3D891C7A48?n=1&id=76037&wid=337521]kodeksu pracy[/link]. Uzasadnia on żądanie od osoby ubiegającej się o zatrudnienie danych osobowych wymaganych w związku z powstaniem stosunku pracy.

Pracodawca ma więc prawo zapytać kandydata o:

- imię (imiona) i nazwisko,

- imiona rodziców,

- datę urodzenia,

- miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),

- wykształcenie,

- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Niezależnie od tych informacji może także poznać inne dane osobowe pracownika, a także imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

Pracownik będzie również zobowiązany do podania pracodawcy numeru PESEL.

Ze względu na to, że za dane osobowe ustawa o ich ochronie każe uznawać wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej, pracodawca powinien być ostrożny w przekraczaniu określonych w kodeksie regulacji.

Pozostałych informacji o kandydacie powinien wymagać co do zasady tylko wtedy, gdy jest to niezbędne ze względu na charakter zatrudnienia pracownika (np. wymagane szczególne kwalifikacje) lub gdy upoważniają go do tego wyraźnie inne przepisy. Do takich przepisów należą regulacje, które wśród wymogów stawianych pracownikowi wymieniają brak karalności.

Zgodnie z art. 6 ust. 10 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?n=1&id=115770]ustawy z 24 maja 2000 roku o Krajowym Rejestrze Karnym (DzU nr 50, poz. 580 ze zm.)[/link] [b]prawo do uzyskania tego rodzaju informacji przysługuje pracodawcom, w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności[/b], korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.

W związku z tym żądanie od osoby ubiegającej się o zatrudnienie informacji o jej karalności będzie bezprawne, jeżeli przepis szczególny nie przyznaje pracodawcy tego rodzaju uprawnienia. Pozyskanie informacji z Krajowego Rejestru Karnego przez pracodawcę jest bowiem dopuszczalne tylko wtedy, gdy ma on w tym usprawiedliwiony interes.