[b]– Jak mam rozliczyć pracownika na całym etacie, któremu przysługuje 20 dni urlopu wypoczynkowego, z czego dziesięć dni ma jeszcze z 2008 r. Powinien je wykorzystać do końca marca 2009 r., ale jego umowa skończyła się 31 stycznia 2009 r., a 29 stycznia poszedł na siedem dni zwolnienia lekarskiego. Co mam zrobić? Jak wypełnić jego świadectwo pracy?[/b] – pyta czytelniczka DOBREJ FIRMY.

Przede wszystkim pracownik powinien wykorzystać swój zaległy i bieżący (proporcjonalny) urlop wypoczynkowy do końca okresu zatrudnienia, czyli w tym wypadku do 31 stycznia br. Nie oznacza to więc, że miał taką możliwość do końca pierwszego kwartału. Zgodnie z art. 168 kodeksu pracy pracodawca musi najpóźniej do początku kwietnia kolejnego roku kalendarzowego umożliwić pracownikowi wypoczynek. Nie może jednak z niego skorzystać w tym czasie, gdy nie jest już pracownikiem. A tak będzie u czytelniczki, bo umowa podwładnego wygasła na koniec stycznia.

Skoro nie wykorzystał on zaległego urlopu z 2008 r. oraz przysługującego mu na bieżący rok z powodu choroby, szef wypłaca mu ekwiwalent za niewykorzystany wypoczynek. Gwarantuje mu to art. 171 k.p. Właśnie w takich sytuacjach stosuje się go, gdy nie da rady wykorzystać w naturze urlopu w całości lub części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Czytelniczce przypominamy, że musi zapłacić pracownikowi za dziesięć dni urlopu z ubiegłego roku oraz za tegoroczny obliczony proporcjonalnie do okresu zatrudnienia. Będzie to 20 dni (jego wymiar) x 1/12, bo był zatrudniony tylko w styczniu br. Są to więc dwa dni, bo wynik tego działania – zgodnie z art. 155 3 § 1 k.p. – zaokrągla się w górę do pełnego dnia. Zatem ekwiwalent urlopowy pracownik powinien otrzymać w sumie za 12 dni niewykorzystanego wypoczynku.

[srodtytul]Jak obliczyć ekwiwalent[/srodtytul]

Przy ustalaniu ekwiwalentu stosuje się zasady obowiązujące przy wyliczeniu wynagrodzenia urlopowego, uwzględniając pewne zmiany wynikające z § 15 – 19 [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=74468]rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm.)[/link].

Podstawowa różnica w obliczeniach polega na tym, że [b]przy ekwiwalencie nie stosuje się zasady, że za czas urlopu podwładnemu przysługuje takie wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował. Z reguły ekwiwalent nie przekracza wynagrodzenia należnego za urlop w naturze.[/b] Wynika to z tego, że do liczby dni, w których podwładny rzeczywiście wykonywał pracę, uwzględnianych przy ustalaniu wynagrodzenia za jeden dzień urlopu, stosuje się współczynnik określający liczbę dni roboczych przypadających w miesiącu kalendarzowym.

Określony w § 19 rozporządzenia współczynnik służący ustaleniu ekwiwalentu za jeden dzień urlopu oblicza się w każdym roku kalendarzowym odrębnie. [b]W 2009 r. wynosi on 21,08[/b], i nawet wypłacając ekwiwalent za urlop ubiegłoroczny, pracodawca stosuje tegoroczny współczynnik.

[srodtytul]Co w świadectwie[/srodtytul]

O tym, co szef ma wpisać w świadectwie pracy, rozstrzyga [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=73959]rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (DzU nr 60, poz. 282 ze zm.)[/link].

Zgodnie z pkt 4 instrukcji dotyczącej sposobu wypełniania świadectwa pracy w ust. 4 pkt 1 tego dokumentu wskazuje wyłącznie liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy. Chodzi o urlop wykorzystany w naturze lub za który przysługuje ekwiwalent pieniężny.

Powinien zatem wpisać tylko liczbę dni laby za 2009 r., za które wypłacił ekwiwalent pieniężny, czyli dwa (16 godzin). Wynika to z następującego rachunku: 20 dni x 1/12 etatu = 2 dni, w zaokrągleniu, które przeliczamy na godziny: 2 dni x 8 godzin = 16 godzin. Pomija w tym dokumencie dane urlopowe czy ekwiwalentowe za 2008 r.

[ramka][b]Trzy lata na dochodzenie roszczeń[/b]

Zgodnie z art. 291 kodeksu pracy roszczenia ze stosunku pracy (a do takich należy też to o wypłatę ekwiwalentu) przedawniają się z upływem trzech lat od dnia, w którym stały się wymagalne. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 15 października 1975 r. pracownik nabywa prawo do tego ekwiwalentu w dacie rozwiązania stosunku pracy (I PRN 1/76). Nie ma tutaj znaczenia, czy chodzi o urlop bieżący, czy zaległy, oczywiście nieprzedawniony. [/ramka]