Dobry kandydat do pracy to połowa sukcesu

Najlepiej gdy pracodawca może wybrać spośród wielu osób. Wówczas ma szansę zdecydować się na najlepszą. Musi jednak pamiętać o tym, że zakres informacji o kandydacie do pracy jest ściśle określony, a do konstytucji oraz ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.) dostosowano przepisy kodeksu pracy.

Od ponad roku obowiązuje znowelizowane rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej (DzU nr 125, poz. 869) z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286, w skrócie: rozporządzenie).

Dla kandydatów najważniejsze zmiany w nowelizacji polegały na dość banalnej sprawie -od ponad roku do kwestionariusza osobowego nie muszą już dołączać fotografii. Ponadto rozporządzenie ułatwiło życie pracodawcom, bo w załączniku nr 1 określiło pomocniczy wzór kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie (patrz obok).

Na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych pracodawca jest administratorem informacji o kandydatach do pracy i pracownikach i to on ma obowiązki związane z utrzymaniem ich w tajemnicy. To właśnie w tej ustawie, a nie w kodeksie pracy, określone są sankcje za naruszenie tych wymogów.

Ten zatem, kto przetwarza dane osobowe, a nie jest do tego uprawniony albo gdy w ogóle jest to zabronione, podlega karze ograniczenia lub pozbawienia wolności do dwóch lat. Jeśli naruszenie dotyczy danych np. o pochodzeniu rasowym, etnicznym czy stanie zdrowia, to sprawca musi się liczyć z ograniczeniem lub pozbawieniem wolności do lat trzech.

Według art. 22§ 1 k.p. od osoby ubiegającej się o zatrudnienie pracodawca może żądać podania:

- danych osobowych obejmujących:

- imię (imiona) i nazwisko,

- imiona rodziców,

- datę urodzenia,

- miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),

-wykształcenie,

- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Nie są to wszystkie informacje, które pozwolą poznać kandydata do pracy. Na podstawie rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. pracodawca może także poprosić o przedstawienie:

- wypełnionego kwestionariusza osobowego,

- świadectw pracy z po przednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia w danym roku kalendarzowym,

- dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy,

- świadectwa ukończenia gimnazjum -w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,

- orzeczenia lekarskiego o przeciwwskazaniach do wykonywania pracy na danym stanowisku,

- innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów, np. zaświadczenia o niekaralności.

Ubiegając się o zatrudnienie, kandydat ma także prawo ujawnić inne dokumenty potwierdzające jego umiejętności i osiągnięcia zawodowe, np. certyfikaty językowe, potwierdzenia projektów racjonalizatorskich, świadectwa pracy z innego roku kalendarzowego niż ten, w którym ubiega się on o pracę. Może też okazać dokumenty, z których wynika, że wolno mu korzystać ze szczególnych uprawnień dotyczących stosunku pracy.

Przyszły szef nie może wymagać od ubiegających się o pracę, aby przekazywali oryginały dokumentów i zaświadczeń. Ma prawo jednak je obejrzeć lub sporządzić z nich kopie lub odpisy. Tylko w takiej postaci w teczkach pracowników (w części A akt osobowych) musi przechowywać te papiery (§ 1 pkt3 rozporządzenia).

Pracodawca przechowuje w części A pracownika dokumenty związane z kandydowaniem do pracy, czyli:

- kwestionariusz osobowy ubiegającego się o zatrudnienie,

- świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,

- dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy,

- świadectwo ukończenia gimnazjum -dotyczy osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,

- orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,

- inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów,

- dokumenty przedłożone dodatkowo, potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe,

- świadectwa pracy z po przednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień dotyczących stosunku pracy.

Poza informacjami, które podał kandydat do pracy, od pracownika szef może domagać się kilku uzupełniających informacji (art. 22§ 2 pkt 1 i 2 k.p.). Ma np. prawo poprosić go o ujawnienie numeru PESEL czy NIP dla celów podatkowych. Z kolei od tych osób, które będą korzystać ze specjalnych uprawnień, np. rodzicielskich, pracodawca będzie chciał, aby podały dodatkowe dane oraz inne informacje, w tym imiona i nazwiska oraz daty urodzenia jego dzieci.