Przy kilometrówce zatrudniony musi przedkładać firmie ewidencję przebiegu pojazdu, z której wynika, jakie odcinki przejechał w celach służbowych, kiedy i dokąd się udawał. Z pewnością kontrolę utrudni ryczałtowe rozliczanie kosztów eksploatacyjnych. Mimo że taka forma nie wymusza sporządzania ewidencji, uważam, że pracodawca może porozumieć się z zatrudnionym, aby robił np. zestawienie odbytych jazd lokalnych w interesie zakładu.
Natomiast przy pokrywaniu faktycznych kosztów eksploatacji prywatnego pojazdu wskazane jest, aby personel przedstawiał rachunki (faktury) potwierdzające poniesienie konkretnego wydatku.
Rekompensowanie kosztów związanych z eksploatacją prywatnego pojazdu na rzecz zatrudniającego dopuszczalne jest także wobec zleceniobiorców. Aby tak się stało, umowa-zlecenie powinna wyraźnie przewidywać takie postanowienia. Wolno tu również zawrzeć odrębną umowę odnoszącą się do tych zagadnień.
Opisane zasady refundacji wydatków związanych z użytkowaniem prywatnych aut i jednośladów dotyczą jazd lokalnych, czyli podróży po mieście lub obszarze wskazanym w umowie o pracę jako miejsce zatrudnienia. Należy przy tym odróżnić jazdy lokalne od zamiejscowych, czyli podróży służbowych, które rozlicza się według odrębnych zasad i przy których środek transportu właściwy do odbycia podróży wyznacza zatrudniający.
Reguły zwrotu kosztów podróży w delegacji prywatnym pojazdem podwładnego kształtują rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju i poza jego granicami.
